Вопрос о том‚ можно ли использовать печать (штамп) или печать‚ созданную на принтере‚ при внесении записей в трудовую книжку‚ волнует работодателей и работников по всей России․
Ниже вы найдёте подробный разбор законодательства‚ практики и рекомендации по правильному оформлению записей․
Исторический контекст
До 1 сентября 2021 г․ в трудовых книжках можно было вносить записи только от руки․
С 1 сентября 2021 г․ в соответствии с разъяснениями Минтруда‚ запись в трудовой книжке можно делать от руки‚ печатать на принтере‚ а также выполнять при помощи печати или штампа (см․ Разъяснения государственных органов‚ )․
Правовые основы
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 225 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек»․
- Пункт 35 и абзац 4 пункта 41 Правил – требования к заверению записей печатью․
- Постановление Минтруда РФ от 1 сентября 2021 г․ – разрешение печатать записи на принтере․
Согласно пункту 35 Правил‚ запись о приёме на работу‚ о переходе на новый вид работы‚ об увольнении и т․д․ должна быть заверена печатью работодателя․
Если в организации отсутствует печать‚ запись считается незаверенной‚ но при этом трудовая книжка остаётся действительной‚ если запись соответствует требованиям (см․ Печать в трудовой книжке: как сейчас заверять записи правильно‚ 2018‑05‑24)․
Где ставится печать?
На ьном листе
Печать ставится на ьном листе бумажной трудовой книжки или вкладыша к ней․
Это подтверждает‚ что документ принадлежит конкретному работодателю․
На самих записях
Печать проставляется рядом с каждой записью (приём‚ переход‚ увольнение)․
Если в записи уже есть подпись работодателя‚ печать ставится в свободной строке‚ не занятый оттиском․
При переходе на электронную трудовую книжку
При переходе на электронный формат печать заверяет сведения о переходе и о переходе на электронную трудовую книжку (см․ Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2026 году)․
Какой печать можно использовать?
Для заверения записей в трудовой книжке допускается:
- Официальная печать работодателя (штамп)․
- Печать‚ созданная на принтере‚ если она соответствует требованиям (см․ Можно ли выполнить запись в трудовой книжке на принтере?)․
- Печать «Для документов»‚ если в ней присутствуют все реквизиты компании (см․ БУХ․1С – сайт для современного бухгалтера‚ 2023‑12‑18)․
Практический пример оформления записи
Ниже приведён образец записи о приёме на работу‚ оформленный в соответствии с Правилами:
На ьном листе: Печать работодателя (штамп) и подпись руководителя․ В разделе «Сведения о работе»: – Приём на работу Должность: Офис-менеджер Отдел: Финансы Зарплата: 60 000 руб․ Печать работодателя (штамп) рядом с записью․ Подпись руководителя и печать – в свободной строке․
Что делать‚ если печати нет?
Если в организации отсутствует печать‚ запись в трудовой книжке считается незаверенной․
Однако она остаётся действительной‚ если:
- Запись соответствует требованиям законодательства․
- В ней указаны все обязательные реквизиты (дата‚ должность‚ отдел‚ зарплата)․
- Подпись руководителя присутствует․
При этом работодателю рекомендуется оформить печать или штамп‚ чтобы избежать сомнений со стороны органов труда․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли ставить печать только на ьном листе? – Да‚ но для каждой записи также желательно ставить печать․
- Можно ли использовать печать‚ созданную на принтере? – Да‚ с 1 сентября 2021 г․ это разрешено․
- Что делать‚ если запись сделана от руки‚ но без печати? – Запись остаётся действительной‚ но рекомендуется добавить печать в будущем․
- Можно ли ставить печать несколько раз на одну запись? – Закон не запрещает многократное проставление печати․
Внесение записей в трудовую книжку с использованием печати (штампа) или печати‚ созданной на принтере‚ полностью соответствует действующему законодательству․
Важно:
- Печать должна быть официальной и содержать все реквизиты․
- Записи должны быть заверены печатью и подписью руководителя․
- При отсутствии печати запись остаётся действительной‚ но рекомендуется оформить печать․
Таким образом‚ запись в трудовой книжке на печати – это не только разрешено‚ но и считается правильной практикой‚ обеспечивающей юридическую надёжность документа․