Трудовая книжка традиционно считается главным документом, подтверждающим стаж и основные сведения о трудовой деятельности работника. Однако в современной практике часто возникает вопрос: можно ли оформить сотрудника на основное место работы без бумажной трудовой книжки?
Что считается «основным местом работы»?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ) основным местом работы называют организацию, в которой работник заключил трудовой договор и где у него ведётся запись в трудовой книжке (или её электронном эквиваленте). Именно в этой организации фиксируются:
- дата приема и увольнения;
- должность и условия труда;
- размер заработной платы и надбавок;
- перерывы в стаже (перерывы в работе, командировки и т.п.).
Обязанность работодателя вести запись в трудовой книжке
Статья 65 ТК РФ гласит, что трудовая книжка является документом, предъявляемым при приёме на работу. Поэтому в большинстве случаев работодатель обязан:
- получить у соискателя трудовую книжку (или её электронный аналог);
- оформить приказ о приёме на работу;
- внести запись в книжку в течение трёх рабочих дней.
Можно ли оформить сотрудника без бумажной трудовой книжки?
Ответ – да, но только в определённых случаях и при соблюдении строгих процедур. Рассмотрим основные варианты:
3.1 Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2022 года в России активно внедряется Электронная трудовая книжка (ЭТК). Приём на работу без бумажной книжки возможен, если:
- работник согласен оформить ЭТК;
- работодатель вносит данные в СЗВ‑ТД (система заполнения сведений о трудовых договорах) и в ПФР через форму СТД‑ПФР;
- в системе фиксируется запись о приёме, которая будет автоматически перенесена в электронную книжку.
Важно: если работодатель «механически» примет заявление о переходе на ЭТК и отразит его в СЗВ‑ТД, но не оформит приказ, это считается нарушением порядка перехода и может привести к штрафам.
3.2 Справка о стаже (СТД‑ПФР)
Если у соискателя нет бумажной трудовой книжки, но он предоставил форму СТД‑ПФР, в которой отражён весь его трудовой стаж, такой документ считается достаточным для оформления:
- в случае, когда работник отказывается от бумажной книжки;
- при приёме на работу в организации, где уже ведётся электронный учёт.
В этом случае запись в СЗВ‑ТД будет единственным официальным подтверждением трудовых отношений.
3.3 Совместительство без основного места работы
Трудовое законодательство не допускает «совместительство без основного места работы», однако в практике встречаются случаи, когда совместитель работает только по договору (гражданско‑правовому или подряда) и не предъявляет трудовую книжку. В таких ситуациях:
- работодатель может оформить договор подряда или гражданско‑правовой договор без обязательного ведения трудовой книжки;
- если же речь идёт о трудовом договоре, то отсутствие книжки должно быть компенсировано ЭТК или СТД‑ПФР.
Последствия для работодателя при нарушении порядка
Нарушения могут привести к:
- штрафам за несоблюдение требований к ведению трудовой книжки (пункт 2.6.1 статьи 5.27 КоАП РФ);
- отказу в выплате пенсии или страховых выплат работнику, если стаж не будет подтверждён;
- риску признания трудового договора недействительным в случае, если в трудовой книжке указано другое основное место работы.
Как правильно оформить сотрудника без бумажной трудовой книжки
- Проверить согласие работника на электронный учёт. Сотрудник должен подписать согласие на оформление ЭТК.
- Составить приказ о приёме на работу. Приказ является основанием для любой записи (бумажной или электронной).
- Внести данные в СЗВ‑ТД. Это обязательный шаг для всех работодателей.
- Оформить форму СТД‑ПФР. Если работник предоставляет её вместо книжки, документ считается достаточным.
- Уведомить работника о том, где будет храниться его запись. В случае ЭТК – в системе ПФР, в случае СТД‑ПФР – в личном кабинете работника.
- Сохранить копию всех документов. На случай проверок ФНС, ПФР или Трудовой инспекции.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
6.1 Можно ли работать без трудовой книжки, если я только что закончил учёбу?
Да. Если у выпускника нет книжки, он может предоставить СТД‑ПФР или согласиться на оформление ЭТК. Работодатель обязан оформить приказ и внести запись в СЗВ‑ТД.
6.2 Что делать, если у меня уже есть запись в другой организации, а я хочу оформить новую работу без книжки?
В таком случае необходимо:
- сообщить работодателю о существующей записи;
- получить согласие на оформление ЭТК (в случае, если запись будет перенесена);
- при необходимости оформить дополнительный договор совместительства без указания основного места работы.
6.3 Какой документ нужен для получения загранпаспорта, если у меня нет трудовой книжки?
Для получения загранпаспорта достаточно предоставить справку о доходах и копию СТД‑ПФР (или выписку из ЭТК). Трудовая книжка в этом случае не требуется.
6.4 Может ли работодатель уволить меня за то, что у меня две основных работы?
Трудовое законодательство не предусматривает отдельного основания увольнения за наличие двух основных мест работы. Однако, если работник предоставил подложные документы (например, фальшивую трудовую книжку), работодатель имеет право расторгнуть договор по пункту 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Практические рекомендации работодателю
- Внедрить электронный документооборот. Это упростит процесс приёма без бумажных книжек.
- Обучить персонал отдела кадров работе с СЗВ‑ТД и СТД‑ПФР.
- Разработать внутреннюю инструкцию о порядке приёма сотрудников без трудовой книжки.
- Проверять подлинность предоставляемых документов (например, запросить выписку из ПФР).
- Сохранять электронные копии всех согласий и приказов – они могут понадобиться при проверках.
Оформление основного места работы без бумажной трудовой книжки сегодня возможно, но требует строгого соблюдения процедур: оформление приказа, внесение данных в СЗВ‑ТД, использование электронных форм (ЭТК, СТД‑ПФР). При правильном подходе такой порядок не только законен, но и удобен для обеих сторон – работодателя и работника.
Дата актуализации информации: