Трудовая книжка — главный документ работника‚ подтверждающий его стаж и трудовую деятельность. При заполнении этого документа кадровики часто сталкиваются с проблемой нехватки места на странице. Особенно остро вопрос встает при увольнении сотрудника‚ когда текст записи‚ подпись руководителя и печать организации физически не помещаются в оставшихся строках. Можно ли перенести реквизиты заверения на следующий разворот? Разберемся в нюансах.

Что говорит законодательство?

Главное‚ что необходимо уяснить: ни в Правилах ведения трудовых книжек‚ ни в Инструкции по их заполнению нет прямого запрета на перенос записей‚ подписей или печатей на другую страницу. Законодательство просто не регламентирует эту ситуацию шаг за шагом.

Как отмечается в профильных кадровых изданиях (включая журнал «Кадровик-практик» за 2024 год)‚ запретов на разрыв записи‚ когда ее начало приходится на одну страницу‚ а окончание — на другую‚ не установлено. Формально‚ если запись начата на одной странице‚ ее можно продолжить на следующей. То же самое касается и заверения записи подписью и печатью.

Перенос подписи и печати при увольнении

На практике чаще всего встречается следующая ситуация: запись об увольнении (например‚ «Уволен по собственному желанию‚ пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ») занимает последние строки на странице. Места для подписи руководителя и печати работодателя уже не остается.

Допустимо ли такое перенесение?

Да‚ это правомерно. Если на странице‚ относящейся к разделу «Сведения о работе»‚ приведены только подписи и печать‚ а сама запись об увольнении приведена на предыдущей странице‚ это не является нарушением. Правила не содержат положений‚ которым бы такой порядок противоречил.

Как правильно оформить?

1. Не оставлять пустых строк. Пропуск строк в трудовой книжке не допускается. Если после текста записи осталась одна пустая строка‚ не нужно ради того‚ чтобы «впихнуть» печать‚ уменьшать текст или переносить его кусками. Лучше перенести заверение на новый разворот.
2. Не ставить печать на полях. По мнению специалистов‚ проставлять подпись и печать на полях страниц трудовой книжки не следует. Это может вызвать вопросы у проверяющих органов и работодателей в будущем.
3. Печать может «налезать» на записи. Если место крайне ограничено‚ печать может частично заходить на текстовые записи (если они не закрашиваются и читаются)‚ но перенос на новую страницу выглядит более эстетично и аккуратно.

Перенос наименования организации и должности

Другая частая проблема: от печати прежнего работодателя осталось несколько пустых строк‚ а полное название нового места работы занимает 2 строчки. Далее сама запись о приеме (например‚ «Принят на должность монтера кабельных сетей») занимает еще строки‚ и ее окончание переносится на новую страницу.

В этом случае алгоритм действий следующий:

• Если наименование организации пишется вручную‚ его нужно начинать на той странице‚ где есть свободные строки.
• Если строка всего одна‚ в ней указывается начало названия‚ а продолжение логично переносится на следующий лист.
• В крайней справа графе на новой странице (Графа 4 — «Дата») указывается соответствующая дата приема‚ а в Графе 1 и 2 — порядковый номер и дата записи‚ если они не поместились ранее.

Нужно ли оформлять вкладыш?

Некоторые кадровики считают‚ что если на странице не хватило места для подписи и печати‚ нужно сразу вшивать вкладыш. Однако это нецелесообразно.

Вкладыш оформляется только тогда‚ когда заполняются все страницы соответствующего раздела (например‚ раздела «Сведения о работе»). Если в разделе еще есть пустые страницы‚ перенос текста или реквизитов заверения на следующий разворот этого же раздела абсолютно законен. Оформлять вкладыш из-за того‚ что не хватило пары строк‚ не нужно.

Рекомендации и частые ошибки

Чтобы избежать проблем при переносе записей‚ подписей и печатей‚ придерживайтесь следующих правил:

• Сохраняйте логическую связь. Читающий должен четко понимать‚ к какой именно записи относится подпись и печать на новой странице.
• Избегайте сокращений ради экономии места. Уместны ли сокращения слов в трудовой книжке? Законодательство допускает лишь общепринятые сокращения (например‚ «п.»‚ «ч.»‚ «ст.»)‚ но сокращать названия должностей или организаций только ради того‚ чтобы поместилась печать‚ нельзя. Лучше перенести запись на новую страницу.
• Не делайте помарки. Наличие помарок и исправлений перечеркиванием недопустимо. Если при переносе допущена ошибка‚ ее нужно исправлять по правилам: признать запись недействительной и внести правильную.