С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) у многих работодателей‚ кадровиков и даже просто любопытных граждан возникает резонный вопрос: можно ли посмотреть данные о трудовом стаже другого человека? В этой статье мы подробно разберем‚ что представляет собой ЭТК‚ как работает система защиты персональных данных‚ и в каких случаях доступ к чужой трудовой книжке все-таки возможен.
Что такое электронная трудовая книжка?
Прежде всего‚ важно понимать юридическую природу этого документа. В системе трудового и гражданского законодательства РФ нет регламентированного понятия «электронная трудовая книжка». По сути‚ это сведения о трудовой деятельности‚ которые систематизирует‚ хранит и передает работодатель в Социальный фонд России (СФР). Ранее эти данные передавались в Пенсионный фонд‚ но с 2023 года ПФР стал частью Социального фонда‚ и старый сайт ПФР больше не используется для этих целей.
Работодатели ведут электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года. При этом граждане имеют право не переходить на ЭТК, это делается‚ если человек впервые трудоустраивается или желает продолжать пользоваться обычным бумажным форматом документа. Однако даже если работник не перешел на ЭТК‚ работодатель все равно обязан предоставлять в СФР сведения о его трудовой деятельности.
Самое главное правило‚ которое следует запомнить: полная информация о трудовом стаже и местах работы доступна исключительно самому работнику. Никто другой — ни родственники‚ ни друзья‚ ни сторонние организации — не имеют законного права просто так зайти на портал и посмотреть чужую ЭТК.
Как только работник подает работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку‚ и работодатель уведомляет об этом СФР по форме СЗВ-ТД‚ книжка становится доступна для просмотра. И посмотреть ее может только сам работник.
Это связано с жесткими требованиями закона о защите персональных данных. Трудовая книжка содержит конфиденциальную информацию: места работы‚ должности‚ причины увольнения и стаж.
Кто еще имеет доступ к данным ЭТК?
Изучить информацию из ЭТК могут:
- Сам сотрудник (владелец ЭТК) — имеет доступ ко всем своим данным в полном объеме.
- Работодатель — имеет доступ только к тем данным‚ которые сам передает в фонд (то есть к сведениям о работе сотрудника именно у этого конкретного работодателя). Работодатель не может посмотреть‚ где работал человек до него.
Как посмотреть свою ЭТК: способы
Хотя посмотреть чужую книжку нельзя‚ владельцу ЭТК доступно множество способов для просмотра своих данных:
- Через портал Госуслуг. Это самый популярный способ. Необходимо зайти в раздел «Электронная трудовая книжка» и заказать справку/выписку о трудовой деятельности. Система перенаправит вас на нужную страницу‚ где нужно указать ваш e-mail; На него в течение дня поступит запрашиваемый документ;
- Через сайт Социального фонда России (СФР). В личном кабинете СФР можно запросить выписку. (Напомним‚ что старый сайт ПФР больше не работает).
- У текущего работодателя. Работник имеет право запросить у своего работодателя выписку из ЭТК по форме СТД-Р. Важный нюанс: если работник на ЭТК не переходил и работодатель ведет на него бумажную трудовую книжку‚ работодатель обязан предоставлять сведения в СФР‚ но вот предоставлять эти сведения работнику по форме СТД-Р он не обязан (Письмо Минтруда от N 14-2/ООГ-8465).
- В МФЦ или отделении СФР. Можно лично обратиться в Многофункциональный центр или Социальный фонд и получить распечатку с данными.
Как посмотреть ЭТК‚ если нет учетной записи на Госуслугах?
Если у вас нет подтвержденной учетной записи на портале Госуслуг‚ посмотреть сведения онлайн не получится. В этом случае необходимо:
- Обратиться к работодателю за выпиской (если вы перешли на ЭТК).
- Лично посетить МФЦ или территориальный орган СФР для получения бумажной выписки.
- Оформить учетную запись на Госуслугах (через банк‚ МФЦ или заказным письмом)‚ чтобы получить доступ к электронным услугам.
Как работодателю проверить стаж нового сотрудника?
Часто вопрос о просмотре «чужой» трудовой книжки возникает у работодателей при приеме на работу. Как убедиться‚ что кандидат не скрывает прогулы или увольнения по статье?
Работодатель не может просто зайти в базу СФР и скачать ЭТК соискателя. Проверка стажа и трудовой биографии возможна только следующими путями:
- По бумажной трудовой книжке (если сотрудник не переходил на ЭТК и принес ее на новое место работы).
- По выписке из ЭТК‚ которую сам сотрудник обязан предоставить по запросу работодателя (форма СТД-Р или выписка‚ полученная через Госуслуги/МФЦ).
- Запрос в ПФР/СФР от имени работника — работник может самостоятельно запросить справку о стаже и передать ее работодателю.
Посмотреть чужую электронную трудовую книжку в режиме онлайн или каким-либо иным скрытном способом невозможно. Государство надежно защищает трудовые данные граждан. Полная информация доступна только самому владельцу ЭТК через Госуслуги‚ СФР‚ МФЦ или по запросу у работодателя. Третьи лица‚ включая будущих работодателей‚ могут ознакомиться с историей трудовой деятельности только в том случае‚ если сам работник предоставит им соответствующую официальную выписку.