Что изменилось в законодательстве с 2021 года
С 1 января 2021 г. в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Это означает, что:
- Бумажная трудовая книжка больше не является обязательным документом для подтверждения трудового стажа.
- Все сведения о приёме, переводе и увольнении работника передаются в Пенсионный фонд РФ через форму СЗВ‑ТД.
- Работник может получить выписку из ЭТК в личном кабинете на портале «Госуслуги» или запросить её у работодателя.
Таким образом, официально работать можно без бумажного варианта трудовой книжки, если сведения о трудовой деятельности передаются в электронном виде.
Какие формы трудовых отношений допускают отсутствие бумажной трудовой книжки
Трудовой договор (ТД)
При заключении обычного трудового договора работодатель обязан:
- Известить Пенсионный фонд о приёме работника (форма СЗВ‑ТД) не позднее следующего рабочего дня.
- Обеспечить доступ работника к своей электронной трудовой книжке (через личный кабинет или запрос у работодателя).
Если работник впервые устраивается на работу после 2021 г., у него может не быть бумажной книжки вовсе – достаточно электронной.
Гражданско‑правовой договор (ГПД)
Гражданско‑правовые договоры (подряда, авторского заказа, оказания услуг) не влекут возникновения трудовых отношений, поэтому трудовая книжка не требуется. Однако важно помнить:
- Признаки трудового отношения (личная работа, подчинение внутреннему распорядку, предоставление рабочего места и оборудования) могут привести к переквалификации ГПД в трудовой договор.
- В случае переквалификации работодатель обязан оформить все необходимые документы, включая сведения в ЭТК.
Самозанятые и индивидуальные предприниматели (ИП)
Для самозанятых и ИП трудовые книжки не ведутся, поскольку они не находятся в трудовых отношениях с работодателем. Их доход отражается в налоговой декларации или через приложение «Мой налог».
Удалённая работа и дистанционные форматы
Удалённые сотрудники оформляются по тем же правилам, что и офисные работники. При удалённом трудовом договоре работодатель также подаёт СЗВ‑ТД в ПФР. Отсутствие бумажной книжки не является препятствием.
Как подтвердить трудовой стаж без бумажной книжки
Если потребуется подтвердить стаж (например, для назначения пенсии, получения кредита или оформления визы), можно воспользоваться следующими способами:
- Выписка из электронной трудовой книжки – доступна в личном кабинете на портале «Госуслуги» или запрашивается у работодателя (форма СЗВ‑ТД).
- Справка от работодателя – содержит сведения о периодах работы, должностях и размере заработка.
- Трудовой договор и приказы о приёме/увольнении – могут служить доказательством трудовых отношений.
- Выписка из Пенсионного фонда РФ – содержит накопленные страховые взходы и периоды страхования.
Важно сохранять копии всех указанных документов в электронном виде, чтобы иметь возможность быстро предоставить их при необходимости;
Риски и рекомендации для работодателей
Несмотря на упрощение, работодателям следует соблюдать определённые правила, чтобы избежать штрафов и споров:
- Своевременно подавать форму СЗВ‑ТД в ПФР (не позднее следующего рабочего дня после события).
- Обеспечить работнику доступ к его электронной трудовой книжке (например, предоставить инструкцию по работе с личным кабинетом «Госуслуги»).
- Хранить копии трудовых договоров, приказов и иных кадровых документов в соответствии с требованиями законодательства (минимум 50 лет).
- При использовании ГПД тщательно оценивать, не возникают ли признаки трудовых отношений, чтобы избежать переквалификации.
Нарушение порядка подачи сведений в ПФР может повлечь административные штрафы от 5 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Практические советы для работников
- При приёме на работу уточните у работодателя, как он будет передавать сведения в ПФР и как вы сможете получить выписку из ЭТК.
- Сохраняйте копии всех трудовых договоров, приказов и справок в надёжном облачном хранилище или на внешнем носителе.
- Периодически проверяйте свою электронную трудовую книжку в личном кабинете «Госуслуги» на наличие всех записей.
- Если планируете оформить пенсию или кредит, запросите выписку из ЭТК заранее – процесс может занять несколько рабочих дней.
- При работе по ГПД фиксируйте объём и характер выполненных работ, чтобы в случае спора иметь доказательства фактического исполнения.
Официально работать без бумажной трудовой книжки в России сегодня вполне возможно благодаря введению электронной трудовой книжки и обязательной передаче сведений в Пенсионный фонд РФ. Главное – соблюдать порядок оформления трудовых отношений, своевременно подавать необходимые формы и сохранять документальное подтверждение своей трудовой деятельности. Это позволяет как работникам, так и работодателям избежать лишней бюрократии, не теряя при этом прав и гарантий, предусмотренных трудовым законодательством.
Если у вас остались вопросы по конкретной ситуации (например, работа за границей, совместительство или оформление иностранного сотрудника), рекомендуется проконсультироваться с юристом, специализирующимся в области трудового права.