В этой статье мы рассмотрим‚ что такое электронная трудовая книжка‚ зачем уведомлять сотрудников о переходе на нее и предоставим примеры уведомлений‚ которые можно использовать.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она ведется в электронном виде и хранится в базе данных‚ доступной работодателю и работнику. С 1 июля 2021 года ведение трудовых книжек в электронном виде является обязательным.

Зачем уведомлять сотрудников?

В соответствии с Трудовым кодексом РФ‚ работодатель обязан уведомить работника о переходе на электронную трудовую книжку. Это необходимо для информирования сотрудника об изменениях в порядке ведения учета его трудовой деятельности.

Сроки уведомления

Работодатель должен уведомить работника о переходе на электронную трудовую книжку не позднее 31 октября 2020 года. Хотя этот срок уже прошел‚ важно знать о необходимости информирования сотрудников.

Содержание уведомления

Уведомление о переходе на электронную трудовую книжку должно содержать следующую информацию:

• Полное наименование организации.
• Дата составления уведомления.
• ФИО работника.
• Основание для уведомления (ссылка на Трудовой кодекс РФ).
• Информация о переходе на электронную трудовую книжку.
• Инструкция о порядке доступа к ЭТК.
• Подпись руководителя организации и печать организации (при наличии).

Пример уведомления о переходе на электронную трудовую книжку

ООО «Примерная компания»

ФИО работника: Иванов Иван Иванович

Уведомляем Вас о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ст. 78 ТК РФ).

С сведения о Вашей трудовой деятельности будут вестись в электронном виде в системе электронных трудовых книжек.

Для доступа к Вашей электронной трудовой книжке необходимо обратиться к специалисту отдела кадров.

Руководитель организации:

___________________ / Петров П.П. /

(Подпись)

(Печать организации)

Журнал регистрации уведомлений

Обязательно вести журнал регистрации уведомлений о переходе на электронную трудовую книжку. В журнал необходимо вносить следующие сведения:

• Дата выдачи уведомления.
• ФИО работника.
• Номер уведомления.
• Подпись работника о получении уведомления (или отказ от получения).
• Подпись лица‚ выдавшего уведомление.

Важные моменты

• Уведомление необходимо вручить работнику под роспись.
• Если работник отказывается от получения уведомления‚ необходимо зафиксировать факт отказа в акте.
• Работодатель несет ответственность за правильность ведения электронной трудовой книжки.
• Сведения‚ содержащиеся в электронной трудовой книжке‚ имеют ту же юридическую силу‚ что и сведения‚ содержащиеся в бумажной трудовой книжке.

Где посмотреть информацию

Налоговая служба
КонсультантПлюс

Переход на электронную трудовую книжку – это важный шаг в развитии цифровизации трудовых отношений. Своевременное информирование сотрудников о переходе на электронную трудовую книжку является обязательным требованием Трудового кодекса РФ и помогает избежать возможных споров и нарушений.