Трудовая книжка остаётся основным документом, фиксирующим трудовую деятельность гражданина. В неё вносятся сведения о приёме, переводе, увольнении, повышении квалификации, наградах и, конечно, об образовании. Однако вопрос о том, следует ли указывать период обучения в вузе (или другом учебном заведении), часто вызывает споры среди работников и кадровых специалистов. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, актуальная практика и пошаговая инструкция по оформлению такой записи (если она всё‑таки необходима).

Нормативная база, регулирующая ведение трудовых книжек

• Инструкция по заполнению трудовых книжек от № 69 (в редакции, действующей на 2025 г.).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66 – ведение трудовых книжек).
• Постановления Минтруда и Роструда, разъясняющие порядок внесения сведений об образовании.
• Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» (для подтверждения факта обучения).

Согласно пункту 2.1.1 Инструкции, на ьном листе трудовой книжки указывается только одно поле для сведений об образовании. В него вносятся данные о оконченном образовательном уровне (среднее профессиональное, высшее, послевузовское и т.д.) на основании диплома, аттестата или иного документа, подтверждающего присвоение квалификации.

Можно ли вносить период обучения в трудовую книжку?

Анализ нормативных актов и практики показывает следующее:

1. Запись о факте обучения (периоде учёбы) не является обязательной. Трудовая книжка фиксирует результат обучения – полученную квалификацию, а не сам процесс.
2. Сведения о времени обучения в вузе, колледже, техникуме и т.п. не вносятся в трудовую книжку с  г., когда вступила в силу нынешняя редакция Инструкции.
3. Исключение составляют случаи, когда работник повышает уровень образования во время работы (например, получает второе высшее образование или учёную степень). Тогда в трудовую книжку вносится запись о новом уровне образования, а период обучения может быть указан в примечании к этой записи (по согласованию с работодателем).
4. Запись о службе в армии, наоборот, обязательна и вносится в раздел «Сведения о работе» (пункт 2.3 Инструкции).

Таким образом, в обычной ситуации – когда сотрудник просто учится в вузе, не прерывая трудовой деятельности – запись о периоде обучения не требуется и её внесение может быть расценено как нарушение правил ведения трудовой книжки.

Когда запись о периоде обучения всё‑же допустима?

Несмотря на общий запрет, существуют ситуации, когда работодатель и работник могут согласовать внесение дополнительной информации:

• Повышение квалификации или получение второго образования во время работы. Например, сотрудник заочно получает магистратуру, после чего в трудовую книжку вносится запись о высшем профессиональном образовании (магистр). В примечании можно указать годы обучения (например, «2022‑2024 гг.»).
• Учёба в рамках целевого направления или стажировки, оформленной как трудовой договор. Если обучение оформлено как отдельный вид трудовой деятельности (например, стажёр‑исследователь), то период такой деятельности вносится в раздел «Сведения о работе».
• Согласие сторон и внутренний локальный акт. Некоторые организации допускают ведение «расширенной» трудовой книжки (внутренний документ), где фиксируются периоды обучения. Это не заменяет официальную трудовую книжку, но может использоваться для внутреннего учёта.

Важно: любые дополнительные сведения должны быть подтверждены документами (справкой из учебного заведения, копией приказа о зачислении, выпиской из зачётной книжки и т.д.) и не противоречить требованиям Инструкции.

Пошаговая инструкция по внесению записи об образовании (в случае повышения уровня)

1. Подготовьте документы: диплом или свидетельство об окончании учебного заведения, справку о периоде обучения (если требуется указать годы), заявление работника о внесении записи.
2. Определите формулировку согласно образцу Инструкции:
   • Наименование учебного заведения (полное, без сокращений).
   • Направление/специальность.
   • Квалификация (бакалавр, специалист, магистр, кандидат наук и т.д.).
   • Дата выдачи документа (день, месяц, год).
   • Серия и номер диплома (при наличии).
3. Внесите запись в трудовую книжку:
   • На ьном листе найдите строку «Сведения об образовании».
   • Запишите информацию чётким печатным шрифтом, без сокращений, соблюдая интервалы.
   • Если необходимо указать период обучения, добавьте его в скобках после квалификации, например: «магистр (2022‑2024 гг.)».
4. Подпись и печать: запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации.
5. Сделайте копию для личного дела работника и храните оригинал в личной карточке.

Типичные ошибки при внесении записей об образовании

• Указание периода обучения вместо результата (например, «2020‑2024 гг. обучение в МГУ»). Это не соответствует Инструкции и может привести к признанию записи недействительной.
• Сокращение названий учебных заведений (МГУ вместо Московский государственный университет). Сокращения допускаются только если они официально закреплены в уставе учреждения и известны широкому кругу лиц.
• Отсутствие подтверждающих документов. Внесение записи без диплома или справки считается нарушением.
• Две записи об образовании на одной строке. Если у работника два уровня образования (например, бакалавр и магистр), каждая запись должна занимать отдельную строку; если места недостаточно, используется дополнительный лист (вкладыш) с соответствующей пометкой.
• Неправильная дата. Дата выдачи диплома должна соответствовать реальной дате документа, а не дате окончания учебного года.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить запись о незаконченном высшем образовании?

Нет. Трудовая книжка отражает только полученные квалификации. Незавершённое обучение не считается результатом и не вносится.

А что делать, если уже есть запись об образовании, а работник получает второе высшее?

Вторая запись вносится в новую строку (или на дополнительный лист) после первой. Если места на ьном листе нет, оформляется вкладыш с пометкой «Дополнительный лист к трудовой книжке № …».

Нужно ли указывать форму обучения (очная, заочная, дистанционная)?

Форма обучения не является обязательным реквизитом. Её можно указать в примечании по согласованию с работодателем, но это не требуется по Инструкции.

Как быть с электронными трудовыми книжками?

В электронном виде сведения об образовании хранятся в соответствующем поле ЕГРЗ (Единого государственного реестра застрахованных лиц). Период обучения также не вносится; отражается только факт получения квалификации.

Можно ли оформить запись о периоде обучения как «временную работу»?

Только если обучение оформлено как трудовой договор (например, стажировка с выплатой вознаграждения). В этом случае запись вносится в раздел «Сведения о работе», а не в блок об образовании.

Практические рекомендации для работодателей и сотрудников

• Своевременно обновляйте информацию. При получении нового диплома сразу же вносите запись, чтобы избежать накопления «хвостов».
• Храните копии всех подтверждающих документов в личном деле сотрудника минимум 50 лет (согласно требованиям архивного законодательства).
• Обучайте кадровых специалистов изменениям в Инструкции и разъяснениям Роструда, чтобы минимизировать риски штрафов.
• Используйте шаблоны. Подготовьте единый образец записи об образовании (с возможностью добавления периода в скобках) и применяйте его uniformly.
• При сомнениях консультируйтесь с юристом или специалистом по трудовому праву. Особенно это актуально при оформлении второго образования или учёбы за границей.

Запись периода обучения в трудовую книжку в современном законодательстве не является обязательной и, как правило, не требуется. Основное значение имеет факт получения квалификации, который отражается в соответствующей строке ьного листа. Исключения составляют случаи повышения уровня образования во время работы, когда допустимо указать годы обучения в примечании к новой записи об образовании. Следуя приведённым выше рекомендациям, вы сможете избежать ошибок, обеспечить соответствие нормативным требованиям и сохранить трудовую книжку в актуальном и законном виде.

Если у вас остались вопросы или нужна помощь в подготовке конкретного документа – обращайтесь к своему кадровому отделу или юристу, специализирующемуся на трудовом праве.