С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — цифровой формат учёта трудовой деятельности сотрудников. Этот шаг был продиктован стремлением к цифровизации государственных услуг, повышению прозрачности учёта трудового стажа и упрощению доступа к информации для работников. Однако вопрос о том, можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку, остаётся актуальным и в 2026 году. Ответ на него неоднозначен — и зависит от выбора самого работника.
Законодательная база: что говорит закон?
Основным нормативным актом, регулирующим ведение трудовых книжек, является Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения их учёта». В этом документе чётко прописаны правила как для бумажных, так и для электронных трудовых книжек.
Согласно закону:
- Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной, содержащий ту же информацию: данные о трудоустройстве, увольнении, переводах, наградах и других значимых событиях трудовой жизни.
- Бумажная трудовая книжка остаётся юридически значимым документом, если работник не подал заявление о переходе на электронный формат.
Можно ли вести и бумажную, и электронную трудовую книжку одновременно?
❌ Нет — если работник выбрал электронный формат
Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то работодатель обязан прекратить ведение бумажной трудовой книжки. С этого момента все записи (приём, увольнение, перевод, награждение и т.д.) вносятся исключительно в ЭТК, которая хранится в Пенсионном фонде России (ПФР).
После перехода на ЭТК:
- Бумажная книжка передаётся сотруднику на руки — она становится его личным архивом.
- Работодатель не несёт ответственности за её дальнейшее хранение, заполнение или сохранность.
- Все новые сведения о трудовой деятельности вносятся только в электронный реестр ПФР.
✅ Да, если работник сохранил бумажную книжку
Если сотрудник не подавал заявление о переходе на электронный формат, то работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку в соответствии с традиционными правилами.
Однако в этом случае работодатель также обязан вести электронную трудовую книжку — но только в качестве дублирующего реестра для передачи данных в ПФР. То есть:
- Все записи о трудовой деятельности вносятся в бумажную книжку (как и раньше).
- Одновременно эти же данные передаются в электронном виде в ПФР, в рамках обязательной отчётности.
Важно! Это не означает, что у работника две трудовые книжки — одна бумажная, другая электронная. Это одна трудовая история, отражённая в двух форматах: бумажный документ — на руках у работника, электронный — в базе ПФР.
⚠️ Нет — нельзя вести две книжки параллельно для одного работника
Согласно закону, один работник не может иметь одновременно две активные трудовые книжки — ни в бумажном, ни в электронном виде. Если работник уже перешёл на ЭТК, то работодатель не имеет права вести бумажную книжку. И наоборот, если работник сохранил бумажную книжку, то электронная книжка в ПФР не является самостоятельным документом, а лишь отражает те же данные, что и в бумажной.
Исключение — случаи, когда работник получил бумажную книжку до 2020 года, а затем подал заявление о переходе на ЭТК. В этом случае бумажная книжка передаётся работнику, а все последующие записи — только в ЭТК.
Как выбрать формат: права работника
Право выбора формата ведения трудовой книжки принадлежит исключительно работнику. Работодатель не может навязать электронный формат.
Вот как это работает:
- До 31 декабря 2020 года — работники могли подать заявление о выборе формата: бумажная или электронная книжка.
- С 1 января 2021 года — все новые сотрудники получают только электронную трудовую книжку, если не подадут заявление о желании сохранить бумажную.
- В 2026 году — если работник уже работает в компании и до сих пор не определился, он может подать заявление в любой момент. После подачи заявления работодатель обязан:
- в течение 3 рабочих дней выдать бумажную книжку (если она есть) на руки;
- начать вести ЭТК (если ещё не ведёт);
- перестать вносить новые записи в бумажную книжку.
Как посмотреть электронную трудовую книжку?
Электронная трудовая книжка доступна работнику через следующие каналы:
- Личный кабинет на сайте ПФР — https://es.pfrf.ru
- Портал Госуслуги, в разделе «Трудовая книжка»
- Мобильное приложение «ПФР» (для Android и iOS)
- Универсальная электронная карта (УЭК) или через банки-партнёры ПФР
В электронной трудовой книжке отображаются:
- ФИО, дата рождения
- Все места работы с датами приёма и увольнения
- Должности и подразделения
- Награды и поощрения
- Основания для прекращения трудового договора
Что делать, если в ЭТК есть ошибка?
Если в электронной трудовой книжке обнаружена ошибка (например, неверно указана дата увольнения или название организации), работнику необходимо:
- Обратиться к последнему работодателю, который вносил запись.
- Подать письменное заявление об исправлении ошибки.
- Работодатель в течение 5 рабочих дней должен направить в ПФР заявление об исправлении с приложением подтверждающих документов (приказы, трудовые договоры и т.д.).
- ПФР вносит исправления в ЭТК в течение 5 рабочих дней после получения заявления.
Практические рекомендации для работников и работодателей
Для работников:
- Если вы хотите сохранить бумажную книжку — подайте заявление до первого изменения трудовых отношений (приём, перевод, увольнение).
- Если вы сменили работу и не знаете, какая у вас книжка — проверьте личный кабинет на сайте ПФР.
- Храните бумажную книжку в надёжном месте, она может понадобиться при оформлении пенсии, льгот или при трудоустройстве за границей.
- Не игнорируйте электронную книжку — она является официальным документом, подтверждающим стаж.
Для работодателей:
- Проверяйте, какую трудовую книжку ведёт каждый сотрудник — бумажную или электронную.
- Не ведите две книжки одновременно для одного работника, это нарушение закона.
- Все записи в ЭТК должны быть заверены электронной подписью руководителя или ответственного лица (п. 35 Приказа № 320н).
- Передавайте данные в ПФР ежемесячно — до 15-го числа месяца, следующего за отчётным.
- Выдавайте бумажную книжку на руки в течение 3 рабочих дней после подачи заявления о переходе на ЭТК.
Самое главное помнить: выбор формата, это право, а не обязанность работника. Ни один работодатель не может заставить вас отказаться от бумажной книжки. Ни один работник не может требовать, чтобы работодатель вёл две книжки одновременно.
В 2026 году в России действует двойная система — и бумажные, и электронные трудовые книжки имеют юридическую силу. Но для одного человека — только один формат активен.
Электронная трудовая книжка — это удобно, надёжно, доступно 24/7 и не теряется. Она защищена от подделок и автоматически передаётся в ПФР.
Бумажная трудовая книжка — это традиционный, осязаемый документ, который может понадобиться при оформлении загранпаспорта, визы, при трудоустройстве в некоторых странах или при обращении в архивы.
Рекомендация: если вы молодой специалист или только начинаете трудовую деятельность — выбирайте электронную трудовую книжку. Если вы уже давно работаете и у вас есть заполненная бумажная книжка — сохраняйте её, но подайте заявление о переходе на ЭТК, чтобы не терять историю в будущем.
Помните: ваша трудовая история — это ваша ценность. Выбирайте формат, который вам удобен, и следите за её актуальностью — будь то на бумаге или в цифре.
Совет от кадровика: не откладывайте решение. Подайте заявление о выборе формата сейчас, и избавьте себя и компанию от лишней бумажной волокиты в будущем.