Вопрос: Можно ли заключить трудовой договор с работником, у которого нет бумажной трудовой книжки, и как правильно оформить такие отношения?
Что такое трудовая книжка и её роль в трудовых отношениях
Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты приема, увольнения, должности, оклады, продолжительность отпусков и т.д. Согласно статье 67 Трудового кодекса РФ трудовая книжка является обязательным документом при оформлении большинства видов трудовых отношений.
Когда трудовая книжка не требуется
С 2021 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). При её наличии бумажная трудовая книжка не нужна. Кроме того, существуют категории работников, для которых трудовая книжка не обязательна:
- Работники‑самозанятые (по‑согласованию с работодателем).
- Лица, нанятые на временную работу (по статье 69 ТК РФ), если срок их работы не превышает 30 календарных дней.
- Сотрудники, работающие по гражданско‑правовым договорам (ГПД, договор подряда) – в этом случае трудовой договор не заключается.
Как оформить трудовой договор, если у работника нет бумажной трудовой книжки
Для работодателя важно выполнить несколько обязательных шагов:
Уточнить наличие электронного варианта трудовой книжки
Работник может иметь электронную трудовую книжку, которая хранится в системе Госуслуги. В этом случае:
- Попросить работника предоставить скриншот или ссылка на запись в ЭТК.
- Сохранить полученную информацию в личном деле сотрудника.
- При приёме на работу ввести данные в Электронный кадровый журнал (ЭКЖ) и в Госуслуги через портал работодателя.
Оформление бумажного трудового договора
Трудовой договор оформляется в двух экземплярах (для работника и работодателя). В договоре указываются:
- Полные ФИО сторон, ИНН/СНИЛС работника.
- Должность, оклад, условия оплаты труда.
- Дата начала работы и (при необходимости) срок договора.
- Указание: «Трудовая книжка отсутствует. Работник согласен вести запись в электронном виде».
Внесение записи в трудовую книжку (если в дальнейшем планируется её получение)
Если в дальнейшем работнику будет выдана бумажная трудовая книжка, запись в неё делается в течение 5 рабочих дней после начала работы. При отсутствии книжки запись делается в Электронную трудовую книжку и в Кадровый журнал организации.
Права и обязанности работодателя
Работодатель обязан:
- Своевременно оформить трудовой договор и предоставить работнику копию.
- Внести запись о приёме на работу в Электронный кадровый журнал (ЭКЖ) и в систему Госуслуги.
- Обеспечить работнику возможность получения трудовой книжки в течение 30 дней после начала работы, если работник пожелает её оформить.
- Соблюдать нормы Трудового кодекса РФ по оплате труда, отпускным, социальному страхованию.
Права и обязанности работника
Работник без бумажной трудовой книжки имеет те же права, что и остальные сотрудники, если:
- Трудовой договор заключён в письменной форме.
- Работодатель внес запись в электронный кадровый журнал.
- Работник получил подтверждение о начале работы (справка‑выписка из ЭКЖ).
Возможные риски и как их избежать
| Риск | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие записи в ЭКЖ | Штраф для работодателя (до 500 000 руб.) и отсутствие подтверждения трудовых прав у работника. | Обязательно вносить запись в электронный журнал в течение 5 дней. |
| Неправильное указание в договоре «без трудовой книжки» | Трудовой договор может быть признан недействительным. | Указать точную формулировку: «Работник не имеет бумажной трудовой книжки, запись будет осуществлена в электронном виде». |
| Отсутствие согласия работника на электронную запись | Работник может потребовать оформление бумажной книжки. | Получить письменное согласие (подпись в договоре) на ведение записи в электронном виде. |
Пошаговая инструкция для работодателя
- Соберите документы работника: паспорт, ИНН, СНИЛС, справку о наличии/отсутствии трудовой книжки.
- Уточните наличие ЭТК: попросите работника показать запись в системе «Госуслуги».
- Подготовьте трудовой договор: включите пункт о том, что трудовая книжка отсутствует и запись будет в электронном виде.
- Подпишите договор в двух экземплярах.
- Внесите запись в ЭКЖ: зайдите в Личный кабинет работодателя на портале Госуслуги и заполните форму «Приём на работу».
- Сформируйте справку‑выписку: документ, подтверждающий факт трудоустройства, выдаётся работнику.
- Если работник желает бумажную книжку: оформите её в течение 30 дней, передав запись в бумажный вариант.
- Ведите учет: сохраняйте копию договора, справки и скриншотов ЭТК в личном деле сотрудника.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли уволить сотрудника без трудовой книжки?
Да. Увольнение оформляется приказом, а запись о прекращении трудовых отношений вносится в электронный журнал. При этом работнику выдаётся справка‑выписка о дате увольнения.
Что делать, если работник отказывается от электронного ведения записей?
Работодатель обязан предоставить возможность получения бумажной трудовой книжки. В этом случае необходимо оформить её в течение 30 дней после начала работы.
Как оформить трудовой договор с иностранным гражданином без российской трудовой книжки?
Для иностранных граждан также используется электронный журнал. В договоре указывается, что у работника нет российской трудовой книжки, и запись будет в электронном виде. При необходимости оформляется миграционная карта и разрешение на работу.
Оформление трудового договора без бумажной трудовой книжки полностью законно, если соблюдены требования Трудового кодекса РФ и использованы электронные инструменты (ЭКЖ, ЭТК). Главное – правильно оформить договор, своевременно внести запись в электронный журнал и обеспечить работнику документальное подтверждение его трудовых прав.
При соблюдении всех рекомендаций риск штрафов и трудовых споров сводится к минимуму, а процесс найма становится более гибким и соответствующим современным цифровым требованиям.
Статья подготовлена на основе действующего Трудового кодекса РФ и практики применения электронных трудовых книжек (ЭТК) на 2026 год.