Краткий ответ: Нет, завести совершенно новую бумажную трудовую книжку взамен сохранившейся старой нельзя. Закон предусматривает только два варианта действий при утрате или повреждении: оформление дубликата или, в исключительных случаях, выдачу новой книжки при полной утрате и невозможности восстановления записей. Если старая книжка на руках (даже если она стараого образца), её необходимо продолжать использовать.
Когда действительно оформляют «новую» трудовую книжку?
Термин «новая трудовую книжку» в обиходе часто используют, но с юридической точки зрения правильнее говорить о дубликате или выдаче нового документа взамен утраченного. Это возможно только в строго определенных ситуациях:
Полная утрата старой трудовой книжки
Если работник физически потерял документ и не может его восстановить (например, не помнит номер, не имеет копий), то при трудоустройстве на новое место он должен:
- Написать письменное заявление о выдаче новой трудовой книжки (или дубликата) с указанием причины её отсутствия.
- Предоставить работодателю подтверждающие документы (справки из предыдущих мест работы, выписки из архивов, решение суда о признании утраты и т.д.).
Важно: На основании этих документов работодатель обязан оформить и выдать дубликат. Формально это будет новый бланк, но он будет являться точной копией (дубликатом) утраченного документа с пометкой «Дубликат».
Трудовая книжка пришла в негодность
Если старая книжка физически повреждена (обгорела, порвана, испорчена водой, стерты все записи), её также нельзя просто выбросить и завести новую. Нужно:
- Составить акт о негодности.
- На его основании работодатель выдаёт дубликат, перенося в него все имеющиеся записи из повреждённого документа.
Что делать, если старая книжка есть, но она старого образца?
Это самая частая ситуация. С 1 января 2023 года действует новая форма трудовой книжки, но старые бланки не подлежат обязательному обмену.
- Если у работника на руках старая (до 2023 г.) трудовая книжка — он продолжает ею пользоваться. Новый работодатель обязан принять её и продолжать в неё записи.
- Если старая книжка утеряна — оформляется дубликат в форме нового образца (поскольку старый бланк утерян, его нельзя восстановить).
- Если работник впервые устраивается на работу — ему заводится новая трудовая книжка только по форме, установленной с 2023 года.
Ключевые правила и заблуждения
✅ Правильно:
- Использовать имеющуюся трудовую книжку (любого образца) до её заполнения или утраты.
- Оформлять дубликат при утрате или порче, перенося в него все известные записи.
- Указывать в дубликате реквизиты утраченной книжки (если они известны) и делать на неё ссылку.
- Продолжать запись в старом бланке, если он ещё не заполнен полностью.
❌ Неправильно (распространённые ошибки):
- Заводить «новую» книжку вместо старой, если старая есть. Это нарушение. Все записи должны быть в одном документе.
- Отказываться принимать старую (до 2023 г.) трудовую книжку от нового сотрудника.
- Оформлять дубликат без достаточных подтверждающих документов об утрате.
- Переносить записи из старой книжки в новую по желанию работника, если старая не утрачена и не повреждена.
Порядок действий при утрате трудовой книжки
Если старая книжка утеряна, алгоритм действий работника и работодателя следующий:
- Работник пишет заявление о выдаче дубликата (или новой книжки) с указанием причины утраты.
- Работник предоставляет документы, подтверждающие его трудовую деятельность (справки, выписки, договоры).
- Работодатель на основании заявления и документов издает приказ о выдаче дубликата.
- Кадровик заполняет новый бланк (нового образца), перенося все известные записи. В графе «Серия и номер» указывается номер нового документа, а в тексте записи делается ссылка на утраченную книжку (например: «Дубликат взамен утраченной трудовой книжки № … от …»);
- Работодатель вручает дубликат работнику под расписку.
Что делать, если старую книжку нашли после оформления дубликата?
Если после получения дубликата работник находит свою старую трудовую книжку, он обязан:
- Немедленно вернуть дубликат работодателю.
- Работодатель должен сделать в старой книжке запись о том, что взамен неё был выдан дубликат (с указанием даты и номера дубликата), и более не использовать её для записи.
- Дубликат хранится у работодателя как документ, заменивший утраченный.
Новая (свежая) трудовая книжка взамен сохранившейся старой не заводится. Трудовая история должна быть в одном документе.
При утрате или порче оформляется дубликат (новый бланк, но с пометкой «Дубликат» и переносом всех старых записей).
Старые бланки (до 2023 г.) продолжают действовать. Менять их на новые не обязательно и не требуется по закону.
Все действия должны быть подкреплены документами: заявлением, актом, приказом, подтверждающими справками.
Основываясь на информации от 23 мая 2026 года. Перед применением рекомендую уточнять актуальность нормативных актов (Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства № 1250).