Сегодня 03:28:28 (). С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это событие напрямую влияет на то, на какой счет следует отражать трудовые книжки в бухгалтерском учете организаций.

Что такое трудовая книжка и почему важен её учет?

• Подтверждение трудового стажа – основной документ для расчёта пенсии, пособий по безработице и других социальных выплат.
• Источник информации о работе – содержит сведения о приёме, переводе, увольнении, награждениях и взысканиях.
• Бухгалтерская значимость – при оформлении трудовых отношений организация обязана вести учёт трудовых книжек (бумажных или электронных) и отражать связанные с ними расходы.

Вопрос «на какой счет» возникает именно в контексте бухгалтерского учёта: какие счета используются для отражения затрат на приобретение, хранение, ведение и выдачу трудовых книжек.

Нормативная база, регулирующая учёт трудовых книжек

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку.
2. Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – определяет порядок учёта и отчётности.
3. Приказ Минтруда России от  № 722н «О порядке ведения электронных трудовых книжек».
4. План счетов бухгалтерского учёта (утверждённый Приказом Минфина России от  № 94н).

Какой счет использовать для бумажных трудовых книжек?

До 1 января 2026 года большинство организаций продолжали использовать бумажные трудовые книжки. В бухгалтерском учёте они относились к материальным запасам, поскольку представляют собой материально‑ценные ценности, приобретаемые для дальнейшего использования в своей деятельности.

Основные счета

При получении новой трудовой книжки от сотрудника (например, при приёме на работу) запись выглядит так:

Дебет 10 «Материалы» – приобретено бланков трудовых книжек
Кредит 60 «Расчёты с поставщиками» – оплата поставщику

При выдаче книжки сотруднику:

Дебет 70 «Расчёты с персоналом по выплате заработной платы» – выдано сотруднику
Кредит 10 «Материалы» – списание бланка из запасов

Какой счет использовать для электронных трудовых книжек (ЭТК)?

С 1 января 2021 года в России начался поэтапный переход на электронный формат. С 1 января 2026 года бумажные книжки выдаются только тем, кто уже имел их на момент введения ЭТК; всем новым работникам оформляются исключительно электронные трудовые книжки.

Электронные трудовые книжки не являются материальными запасами, поэтому их учёт ведётся иначе:

• Счет 04 «Нематериальные активы» – если организация приобретает право на использование информационной системы ведения ЭТК (лицензия, абонентская плата).
• Счет 91 «Прочие доходы и расходы» – отражаются расходы на подключение к государственной информационной системе (например, плата за услуги ПФР или оператора ЭТК).
• Счет 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» – при получении компенсаций или возвратов от сотрудников за оформление ЭТК (редкий случай).

Пример проводок при подключении к системе ЭТК

Дебет 04 «Нематериальные активы» – оплачена лицензия на использование ПО ЭТК (на 12 месяцев)
Кредит 51 «Расчётный счёт» – оплата банковским переводом

Ежемесячная амортизация нематериального актива:

Дебет 20 «Основное производство» (или 26 «Общехозяйственные расходы» в зависимости от учётной политики)
Кредит 02 «Амортизация нематериальных активов»

Если организация использует облачный сервис с абонентской платой (без покупки лицензии), то расходы сразу отражаются на счёт 91:

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» – ежемесячная абонентская плата за ЭТК
Кредит 51 «Расчётный счёт» – оплата поставщику услуг

Особенности учёта в переходный период (2021‑2025 гг.)

В период со 2 января 2021 года по 31 декабря 2025 года организации могли одновременно вести оба формата:

1. Бумажные трудовые книжки – учёт на счетах 10/20/26/91 (см. раздел 3).
2. Электронные трудовые книжки – учёт на счетах 04/91/76 (см. раздел 4).

Важно разделять аналитику по субсчетам, чтобы избежать двойного учёта одного и того же документа. Например:

• Субсчёт 10.01 «Бланки бумажных трудовых книжек».
• Субсчёт 04.01 «Лицензии на системы ведения ЭТК».

Практические рекомендации для бухгалтеров

1. Определите учётную политику – закрепите в учётной политике организации, какие счета и субсчета используются для бумажных и электронных трудовых книжек.
2. Ведите отдельные аналитические регистры – для каждого формата ведите отдельные книги учёта (журнал поступления бланков, журнал подключения к ЭТК).
3. Своевременно проводите инвентаризацию – хотя бы раз в год проверяйте наличие бланков бумажных книжек и соответствие данных в ЭТК.
4. Автоматизируйте обмен данными – используйте интеграцию 1С:ЗУП или других ERP‑систем с порталом «Работа в России» для автоматической выгрузки сведений о приёме, переводе и увольнении сотрудников.
5. Обучайте персонал – ответственные за кадры и бухгалтерию должны знать порядок оформления как бумажных, так и электронных книжек, чтобы избежать штрафов за нарушение трудового законодательства.

Ответ на вопрос «Трудовые книжки на какой счет» зависит от формата книжки:

• Бумажные трудовые книжки – учитываются как материальные запасы (счета 10, 20, 26, 91).
• Электронные трудовые книжки – учитываются как нематериальные активы или текущие расходы (счета 04, 91, 76) в зависимости от способа приобретения права на использование системы.

С завершением переходного периода 1 января 2026 года акцент смещается полностью на электронный формат, поэтому бухгалтерам рекомендуется уже сейчас пересмотреть учётную политику, настроить аналитику по субсчетам и обеспечить интеграцию кадровых и бухгалтерских систем для бесперебойного ведения учёта трудовых книжек.

Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ, информации из открытых источников и актуальных данных на 03:28:28 ().