Изменение фамилии сотрудника – одна из самых частых причин внесения корректировок в трудовую книжку․ Правильное оформление такой записи важно не только для соблюдения законодательства‚ но и для сохранения целостности кадровой документации․

На основании какого документа вносится запись?

Запись в трудовую книжку о смене фамилии оформляется на основании следующих документов:

• Паспорт сотрудника;
• Свидетельство о браке (при изменении фамилии в связи с вступлением в брак);
• Свидетельство о расторжении брака (при изменении фамилии после развода);
• Свидетельство об изменении фамилии (выданное органом ЗАГС);
• Другие официальные документы‚ подтверждающие изменение фамилии (например‚ решение суда)․

Важно указать номер‚ серию и дату выдачи выбранного документа‚ а также орган‚ который его выдал․

Пример формулировки записи

Фамилия Иванова изменена на фамилию Петрова на основании свидетельства о браке № 345611099 от ‚ выданного отделом ЗАГС г․ Пушкино‚ и паспорта 46 06 852985‚ выданного Правдинским ГОМ Пушкинского УВД Московской области․

Формулировку можно немного переформулировать‚ но в ней обязательно должны присутствовать:

1. Старая фамилия;
2. Новая фамилия;
3. Документ‚ на основании которого произведена замена;
4. Номер и дату выдачи этого документа;
5. Наименование органа‑выдателя․

Как правильно оформить запись в книжке?

Согласно п․ 2 ст․ 65 ТК РФ‚ в книжке зачеркивается прежняя фамилия‚ имя‚ отчество и дата рождения‚ после чего в строке вносится новая информация․ При этом:

• Зачеркивание делается одной чертой (не двумя‚ не пунктиром и не карандашом)․
• Новые данные пишутся карандашом или типографским шрифтом‚ но не карандашом – лучше чернилами‚ чтобы запись была долговечной;
• В конце записи указывается ссылка на представленный документ (например‚ «на основании паспорта № 46 06 852985»)․

Если в книжке уже нет места для записи (обложка заполнена)‚ то в акте о внесении изменений указывается‚ что запись произведена в дополнительный лист или в вкладыш к книжке;

Пример оформления записи

Фамилия Иванова ___________ изменена на Петрова ___________ 
на основании свидетельства о браке № 345611099 от ‚ 
выданного отделом ЗАГС г․ Пушкино‚ и паспорта 46 06 852985‚ 
выданного Правдинским ГОМ Пушкинского УВД Московской области․

Какие документы необходимо обновить?

После внесения изменения в трудовую книжку необходимо скорректировать все кадровые документы‚ где отражены ФИО сотрудника․ К таким документам относятся:

• Личная карточка (форма Т‑2);
• Трудовой договор;
• Штатное расписание;
• Лицевой счет в бухгалтерии;
• Расчетные документы (начисления‚ выплаты);
• Документы‚ связанные с начислением пенсии и страховых взносов․

Все изменения фиксируются в акте о внесении изменений‚ который подписывается руководителем и кадровым специалистом․

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: На основании какого документа нужно сделать запись в трудовую книжку о смене фамилии?

Ответ: На основании паспорта‚ свидетельства о браке‚ свидетельства о расторжении брака или свидетельства об изменении фамилии․ В записи обязательно указывается номер и дата выдачи выбранного документа‚ а также орган‑выдатель․

Вопрос: Можно ли зачеркнуть фамилию двумя линиями?

Ответ: Нет․ Зачеркивание должно быть выполнено одной чертой․ Двойное зачеркивание считается ошибкой и может привести к требованию переоформления записи․

Вопрос: Что делать‚ если в книжке нет места для новой записи?

Ответ: В этом случае в акте о внесении изменений указывается‚ что запись произведена в дополнительный лист или вкладыш к книжке‚ который также подписывается и хранится в кадровой папке сотрудника․

Запись об изменении фамилии в трудовой книжке – это юридически значимый документ‚ который требует точного оформления и ссылки на соответствующий официальный документ․ Соблюдая вышеописанные правила‚ работодатель обеспечивает:

• Соответствие Трудовому кодексу РФ;
• Корректность отражения данных во всех кадровых документах;
• Прозрачность и проверяемость процесса изменения ФИО․

Помните‚ что правильная запись в книжке – залог того‚ что все последующие кадровые и бухгалтерские операции будут выполнены без ошибок и задержек․