Внесение сведений о прохождении военной службы в трудовую книжку, это не просто формальность, а важное юридическое требование, закрепленное в законодательстве Российской Федерации. Правильно оформленная запись гарантирует работнику учет этого периода в общем стаже, что напрямую влияет на расчет пособий по временной нетрудоспособности (больничных), формирование пенсии и другие социальные гарантии.
В данной статье мы подробно разберем нормативную базу, пошаговый алгоритм действий, правила заполнения граф и ответим на часто задаваемые вопросы, включая нюансы работы с электронными трудовыми книжками.
Нормативная база: почему это обязательно?
Согласно статье 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от № 69), время прохождения военной службы подлежит обязательному внесению в трудовую книжку.
Это правило распространяется на:
- Службу по призыву (срочную службу);
- Службу по контракту;
- Службу в вооруженных силах СССР (при наличии подтверждающих документов);
- Службу в других воинских формированиях (МЧС, ФСБ, МВД, Росгвардия и др.).
Важно: Если гражданин до армии не работал и не имел трудовой книжки, она заводится ему по месту первой работы после демобилизации. Именно туда и вносится запись о времени, проведенном в армии, на основании документов, предоставленных сотрудником.
Необходимые документы для внесения записи
Работодатель не имеет права вносить запись о военной службе «с слов» сотрудника. Основанием служат оригиналы или заверенные копии следующих документов:
- Военный билет;
- Справка из военного комиссариата;
- Справка из воинской части или учреждения системы Минобороны, МВД, МЧС и других ведомств.
Без предоставления этих документов запись вносить запрещено. Если на момент приема на работу сотрудник не предоставил документы о службе, запись вносится позже, когда документы будут предъявлены.
Пошаговая инструкция: как правильно заполнить трудовую книжку
Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Давайте разберем заполнение каждой графы на конкретном примере.
Графа 1: Порядковый номер
Указывается следующий порядковый номер записи в рамках раздела «Сведения о работе». Нумерация сквозная, она продолжается после последней записи о приеме на работу или увольнении.
Графа 2: Дата внесения записи
Критически важный момент: здесь указывается дата фактического внесения записи кадровиком в текущий момент, а не дата начала или окончания службы в армии.
Формат даты: ДД.ММ.ГГГГ (число и месяц — две цифры, год — четыре цифры).
Пример: Если запись делается 22 мая 2026 года, пишем: .
Графа 3: Содержание записи
В этой графе делается сама запись о службе. Текст должен быть лаконичным и точным. Обязательно указываются:
- Фраза «Время прохождения военной службы»;
- Период службы (дата начала и дата окончания);
- Наименование воинской части или учреждения (по желанию, но рекомендуется для точности);
- Основание внесения записи (наименование документа, его номер и дата).
Пример формулировки:
Время прохождения военной службы в Вооруженных Силах Российской Федерации с по . Военный билет ВС РФ № АБ 1234567.
Для дат внутри текста записи также используется формат из двух цифр для дня и месяца и четырех для года.
Графа 4: Документ-основание
Здесь указываются реквизиты документа, на основании которого внесена запись (военный билет или справка).
Пример: Военный билет ВС РФ № АБ 1234567.
Часто задаваемые вопросы и сложные ситуации
Что делать, если предыдущий работодатель не внес запись об армии?
Если сотрудник пришел с уже заполненной трудовой книжкой, но в ней отсутствует запись о службе в армии, текущий работодатель имеет право и обязан внести эту запись при предоставлении сотрудником соответствующих документов. Это делается в общем порядке: ставится новый порядковый номер, текущая дата, и вносится информация о периоде службы со ссылкой на военный билет.
Нужно ли вносить запись, если сотрудник пришел работать впервые после армии?
Да. В этом случае работодатель заводит новую трудовую книжку (если она бумажная и сотрудник не перешел на электронную ранее), вносит ьный лист, а затем сразу же в раздел «Сведения о работе» вносит запись о военной службе. После этого можно вносить запись о приеме на работу в эту же организацию.
Как быть с электронными трудовыми книжками?
С 2020 года в РФ ведется электронный учет трудовых книжек. Если сотрудник выбрал электронную форму, работодатель обязан передать сведения о военной службе в Пенсионный фонд России (СФР) через систему электронного документооборота. Сведения вносятся в отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) в разделе «Сведения о трудовой деятельности». В бумажную трудовую (если она велась до 2020 года и хранится у работника) запись также вносится по желанию сотрудника или по старым правилам, если книжка находится у работодателя.
Влияет ли запись на расчет больничного?
Да, напрямую. Период военной службы засчитывается в страховой стаж для расчета пособия по временной нетрудоспособности. Без записи в трудовой книжке (или без предоставления военного билета при расчете) этот период могут не учесть, что приведет к снижению размера выплаты по больничному листу.
Типичные ошибки при заполнении
- Неверная дата в графе 2: Часто кадровики по ошибке ставят дату начала службы вместо даты внесения записи. Это нарушение правил ведения трудовых книжек.
- Отсутствие основания: Запись внесена без указания номера военного билета или справки.
- Внесение записи без документов: Категорически запрещено вносить данные со слов сотрудника.
- Использование сокращений: Не рекомендуется использовать непонятные сокращения, которые могут вызвать вопросы при проверке или оформлении пенсии.
Запись в трудовой книжке о службе в воинской части — это гарантия защиты прав работника. Она подтверждает непрерывность стажа и обеспечивает правильную социальную оценку периода службы государству. Работодателям следует проявлять внимательность при заполнении граф, особенно даты внесения записи, а работникам — своевременно предоставлять оригиналы военных билетов в отдел кадров.
Помните: правильно оформленная трудовая книжка — это залог беспроблемного оформления пенсии в будущем.