В современном российском трудовом законодательстве допускается одновременно использовать электронную и бумажную формы трудовой книжки. Однако наличие двух документов у одного работника может вызвать ряд вопросов как у самого сотрудника, так и у работодателя и органов ПФР. Ниже рассмотрены основные последствия, риски и рекомендации.
Законодательная база
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовой книжке» – регулирует ведение бумажных трудовых книжек.
- Федеральный закон № 402‑ФЗ от «О бухгалтерском учёте» – в части электронного документооборота.
- Постановление Правительства РФ № 585 от о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК).
- Информация ТАСС от : традиционные бумажные трудовые книжки сохранятся, если они уже оформлены и работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта.
Таким образом, закон прямо допускает параллельное ведение обеих форм, но только при условии, что сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной книжки. Если такое заявление подано, работодатель обязан вести исключительно электронную трудовую книжку.
Возможные сценарии появления двух трудовых книжек
- Сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной формы и одновременно оформил электронную трудовую книжку (например, при переходе на новую работу, где работодатель использует ЭТК).
- Ошибка кадровой службы: при приёме на работу сотрудник получил новую бумажную книжку, хотя у него уже была действующая ЭТК.
- Дублирование при смене места работы: бывший работодатель не сдал бумажную книжку, а новый работодатель оформил электронную.
- Технический сбой в системе ПФР, приведший к созданию второй записи в электронном реестре.
Что говорит закон о наличии двух трудовых книжек?
Согласно пункту 5 статьи 66 ТК РФ, трудовая книжка является документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Закон не запрещает наличие двух документов, но устанавливает, что только одна из них считается основной для расчёта страхового стажа и начисления пенсии. Основной считается документ, который был внесён в реестр ПФР первым или который работник указал как основной в заявлении.
Если обе книжки содержат разную информацию (например, разные даты приёма/увольнения, разные должности), это может привести к:
- Несоответствию данных в ПФР и у работодателя;
- Сложностям при подтверждении стажа при назначении пенсии;
- Возможным штрафам для работодателя за неправильное ведение трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ).
Последствия для сотрудника
Пенсионное обеспечение
При расчёте пенсии ПФР учитывает данные из электронного реестра трудовых книжек. Если в реестре присутствуют две записи с разными периодами работы, специалист ПФР может запросить уточнение. В итоге:
- Если одна из записей ошибочна, её могут аннулировать после предоставления подтверждающих документов (приказы о приёме/увольнении, справки о работе).
- Если обе записи верны, но относятся к разным периодам, стаж будет суммироваться (при условии отсутствия overlaps).
- Если есть overlaps (одновременно две работы), ПФР может признать только одну из них, что приведёт к уменьшению страхового стажа.
Трудоустройство и подтверждение опыта
При приёме на новую работу работодатель обычно запрашивает трудовую книжку (или выписку из ЭТК). Наличие двух документов может вызвать недоразумения:
- Работодатель может потребовать clarification, какой документ считается основным.
- В случае противоречий в данных может быть задержка с оформлением трудового договора.
Административная ответственность
Сотрудник сам по себе не несёт ответственности за наличие двух книжек, если он не вносил ложных сведений. Однако если работник умышленно предоставил ложную информацию (например, указал фиктивное место работы в одной из книжек), он может привлечься к ответственности по ст. 159.1 УК РФ (мошенничество) или ст. 17.14 КоАП РФ (предоставление заведомо ложных сведений).
Последствия для работодателя
Ведение кадрового учёта
Работодатель обязан:
- Вести трудовую книжку в той форме, которую выбрал сотрудник (если он не подал заявление об отказе от бумажной формы).
- При наличии у сотрудника уже оформленной ЭТК – не выдавать новую бумажную книжку без заявления сотрудника о желании вести её в бумажном виде.
- При обнаружении дублирования сразу же информировать сотрудника и ПФР, чтобы избежать ошибок в расчёте стажа.
Риски штрафов
Нарушение порядка ведения трудовых книжек может повлечь:
- Штраф от 1 000 до 5 000 руб. за каждое нарушение (ст. 5.27 КоАП РФ).
- При повторных нарушениях – увеличение штрафа до 20 000 руб. или дисквалификация должностных лиц на срок до 3 лет.
Взаимодействие с ПФР
При выявлении несоответствий в данных трудовой книжки работодатель должен:
- Направить запрос в ПФР о сверке сведений.
- Предоставить подтверждающие документы (приказы, справки о работе).
- При необходимости подать корректирующую сведения в электронный реестр трудовой книжки.
Как избежать проблем при наличии двух трудовых книжек?
Для сотрудника
- Своевременно подать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная или электронная) при приёме на работу или при переходе к новому работодателю.
- Хранить копии всех приказов о приёме, переводе и увольнении – они послужат доказательством в случае споров.
- Периодически проверять выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР и сравнивать её с бумажной книжкой.
- При обнаружении расхождений сразу же обращаться к кадровой службе текущего работодателя и в ПФР.
Для работодателя
- При приёме на работу запрашивать у сотрудника заявление о выборе формы трудовой книжки и фиксировать его в личном деле.
- Вести внутренний журнал выдачи и приёма трудовых книжек (бумажных и электронных) с указанием дат и номеров заявлений.
- Обеспечить обучение кадровых специалистов по работе с ЭТК и правилам взаимодействия с ПФР.
- При выявлении дублирования немедленно информировать сотрудника и направлять запрос в ПФР для уточнения данных.
Наличие двух трудовых книжек у одного сотрудника не является прямо запрещённым законом, но требует внимательного подхода zarówno со стороны работника, так и со стороны работодателя. Главное – обеспечить соответствие данных в бумажной и электронной формах, своевременно подавать заявления о выборе формы ведения книжки и оперативно устранять расхождения через кадровую службу и ПФР. При соблюдении этих правил риски для пенсионного обеспечения, трудоустройства и административной ответственности сводятся к минимуму.
Статья актуальна на 23 мая 2026 года.