Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и в какой должности работал человек, а также о поощрениях. В современных реалиях процедура направления, ведения и хранения трудовых книжек претерпела значительные изменения, которые важно учитывать как работникам, так и работодателям.

Электронные трудовые книжки (ЭТК): новый этап

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался в 2020 году: работодателей обязали вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в цифровом формате и регулярно передавать их в Пенсионный фонд (ныне — Социальный фонд России). С 2021 года бумажные трудовые книжки перестали оформляться впервые устроившимся на работу сотрудникам.

Однако полный отказ от бумажного варианта пока не произошел. Важно понимать, что направление сведений в электронном виде не лишает работника права на ведение бумажной книжки, если он ранее подал соответствующее заявление о ее сохранении.

Понятие «направление трудовой книжки»

Сам термин «направление трудовой книжки» может включать в себя несколько различных процедур:

• Передача данных в СФР — регулярное направление электронных сведений о трудовой деятельности работника.
• Пересылка документа почтой — направление бумажной трудовой книжки уволенному работнику via почту России, если он не забрал ее лично.
• Предоставление копии — направление заверенной копии документа по запросу работника или сторонних организаций (например, банков).

Направление электронных сведений

Работодатель обязан ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, направлять в Социальный фонд России данные о приеме, увольнении, переводе и других кадровых изменениях. Это своего рода «направление» электронной трудовой книжки в базу государства.

Направление бумажной трудовой книжки по почте

Если в день увольнения работник отсутствует на рабочем месте или отказывается забрать документ, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте.

Ключевые правила:

1. Отправка документа без согласия работника запрещена и может привести к ответственности работодателя.
2. Пересылка осуществляется ценным письмом с описью вложения.
3. Со дня отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Выдача и направление копии трудовой книжки

Если работник просит копию бумажной трудовой книжки, то работодатель обязан ее выдать. Это может понадобиться для получения кредита, оформления визы или субсидий.

Как правильно заверить копию:

• На каждом листе копии ставится надпись «Копия верна», подпись лица, заверившего документ, ее расшифровка и дата.
• Проставляется печать организации (при наличии).
• Если копия предназначена для предоставления в стороннюю организацию (например, в банк), обязательно добавляется фраза: «Подлинник документа находится в (наименование организации)» и указание места работы сотрудника.

Что делать, если трудовая книжка испорчена?

На практике часто встречаются ситуации, когда документ не потерян, а испорчен (залит водой, порван, обгорел и т.д.). Как вносить записи в таком случае?

Заполнение графы 4 при порче документа

Вопрос о том, как вносить записи в графу 4 (куда вносятся реквизиты приказа) в испорченной трудовой книжке, решается в зависимости от степени повреждения:

1. Если данные в графе 4 читаемы: записи продолжают вноситься в обычном порядке. Копия приказа, на основании которого вносится запись, подшивается к личному делу сотрудника.
2. Если документ пришел в негодность (страницы разорваны, текст не читается), работник должен написать заявление о выдаче дубликата. Работодатель обязан оформить дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. В дубликат вносятся:
• Общий стаж работы до поступления к данному работодателю на основании подтверждающих документов.
• Сведения о работе и награждениях у текущего работодателя.

Будущее бумажной трудовой книжки: изменения от Минтруда

Несмотря на цифровизацию, бумажный формат все еще жив. Минтруд России разработал предложения по обновлению формы бумажной трудовой книжки и изменению в порядке ведения и хранения книжек. Это связано с тем, что старый бланк не всегда удобно заполнять, а также требует адаптации под современные реалии (например, под новые виды занятости).

Ожидается, что обновленные бланки будут иметь более современный вид, улучшенную защиту от подделок и, возможно, дополнительные графы для более точного отражения трудовой функции. Однако до официального утверждения новых бланков работодатели обязаны использовать действующие формы.

Процедура направления трудовой книжки — будь то отправка данных в СФР, пересылка оригинала почтой или выдача заверенной копии — строго регламентирована трудовым законодательством. Работодателю крайне важно соблюдать сроки и порядок этих действий, чтобы избежать штрафов и судебных исков от сотрудников. А работникам стоит помнить, что их права на получение информации и самого документа надежно защищены законом, а в случае порчи книжки всегда можно рассчитывать на получение дубликата.