Назначение сотрудника на должность заместителя директора — это важный этап в жизни организации‚ требующий грамотного документального оформления. Ошибки в трудовых документах могут привести к спорам с контролирующими органами и самим работником. В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно внести запись о назначении заместителем директора‚ в каких случаях запись вносится‚ а когда она не требуется‚ и какие нормативные акты при этом учитывать.
Основания для внесения записи
Согласно трудовому законодательству (в частности‚ ст. 66 ТК РФ и Порядку ведения трудовых книжек‚ утвержденному Приказом Минтруда России от № 320н)‚ запись в трудовую книжку вносится только при постоянном изменении трудовой функции работника.
Должностная инструкция заместителя директора регламентирует трудовые взаимоотношения‚ порядок назначения‚ подчинение‚ квалификационные требования и функциональные обязанности. Однако сам факт наличия инструкции еще не обязывает делать запись в трудовой книжке‚ если не произошло юридического изменения должности.
Когда запись вносится:
- Если работник переводится на должность заместителя директора на постоянной основе (изменяется его основная должность).
- Если заключается новый трудовой договор или дополнительное соглашение к существующему договору о переименовании должности.
Когда запись НЕ вносится:
- Временный перевод: Если сотрудник замещает директора во время его отпуска‚ болезни или командировки на временной основе.
- Внутреннее совмещение: Если работник выполняет обязанности заместителя в дополнение к основной работе без освобождения от нее.
Важно помнить: данные о временном переводе и внутреннем совмещении в бумажную трудовую книжку не вносятся. Это прямо не предусмотрено Порядком ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда от № 320н). Также не нужно вносить сведения в форму ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) о внутреннем совмещении и временном переводе. Форма заполняется только если заключен срочный трудовой договор на исполнение обязанностей директора.
Алгоритм внесения записи в трудовую книжку
Если принято решение оформить перевод сотрудника на должность заместителя директора (или директора‚ как указано в примерах законодательства) на постоянной основе‚ запись вносится следующим образом:
- Графа 1 (№ записи): Указывается порядковый номер текущей записи (сквозная нумерация).
- Графа 2 (Дата): Вносится число‚ месяц и год заполнения записи (дата фактического внесения‚ которая должна совпадать с датой приказа или быть позже‚ но не раньше).
- Графа 3 (Сведения о работе): Фиксируется суть изменения. Например: «Переведен на должность заместителя директора» или «Назначен на должность заместителя директора по производству».
- Графа 4 (Основание): Указывается документ-основание. Пишется вид документа‚ его номер и дата. Например: «Приказ от № 45-к».
В качестве основания (графа 4) можно указывать как приказ о назначении на должность‚ так и иной документ (например‚ решение учредителя или протокол общего собрания)‚ если именно он является первичным документом о назначении. Роструд подтверждает‚ что ссылка на решение учредителя допустима наряду с приказом.
Особенности оформления при смене руководителя организации
Часто назначение заместителя происходит в период смены руководства. Когда человек‚ занимающий руководящий пост‚ увольняется или переходит на другую должность‚ на его место могут назначить заместителя‚ который будет исполнять обязанности директора некоторое время.
Здесь важно различать два сценария:
- Исполнение обязанностей (Врио): Если заместитель просто замещает отсутствующего директора‚ запись в трудовую книжку не делается. Достаточно приказа по организации о возложении обязанностей.
- Фактический перевод: Если через 2 дня (или любой другой срок) выходит распоряжение администрации оном назначении заместителя директором (изменении его статуса с «заместителя» на «директора» или изменении условий труда заместителя)‚ тогда вносится запись: «Переведен на должность директора» с указанием номера и даты нового решения или приказа.
Если же новый трудовой договор заключается с другой организацией (например‚ с администрацией района‚ как упоминалось в исходных данных)‚ то предыдущий работодатель должен сделать запись об увольнении. Запись о приеме на новую работу делает уже новый работодатель.
Частые ошибки и спорные моменты
На практике существует спор о том‚ какой именно документ указывать в графе 4. Некоторые кадровики указывают только приказ‚ другие — решение собственника. Как показывает практика и разъяснения Роструда (с опорой на п. 3.1 Инструкции № 69‚ действовавшей ранее‚ и логику текущего законодательства)‚ допустимо указывать любой документ‚ который юридически закрепил назначение.
Также стоит быть внимательным при формулировках. Если возникла необходимость официально закрепить за работником должность «заместитель руководителя»‚ указать её в трудовом договоре и внести соответствующую запись в трудовую книжку‚ необходимо:
- Получить от кандидата необходимые документы (если это новый сотрудник) или подписать дополнительное соглашение (если это текущий сотрудник).
- Издать приказ о назначении/переводе.
- Внести запись в трудовую книжку в день издания приказа или в ближайший рабочий день.
Правильное ведение трудовых книжек — залог отсутствия проблем с трудовой инспекцией. Помните главное: в бумажную трудовую книжку вносятся только сведения о постоянной работе‚ переводе на другую постоянную работу и увольнении. Временное исполнение обязанностей директора или совмещение должностей в ней не отражается. Всегда проверяйте основания для записи и корректность формулировок в графе 3 и графе 4.
Дата актуализации информации: 23 мая 2026 года.