Вопрос о том, необходимо ли фиксировать сведения об индивидуальном предпринимателе (ИП) в его собственной трудовой книжке, часто вызывает споры как у работников, так и у руководителей малых предприятий. Ниже собраны основные разъяснения, подкреплённые нормативными актами и практикой государственных органов.

Что такое трудовая книжка и кто её ведёт?

Трудовая книжка – форма документа, в которой фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: местах работы, должностях, датах приёма и увольнения, а также иных обстоятельствах, регламентируемых Трудовым кодексом РФ (ТК РФ).

Согласно ст. 66 ТК РФ, ведение трудовых книжек обязалено для всех работников, однако индивидуальный предприниматель, который сам является работодателем, не обязан вести трудовую книжку для себя. Это следует из п. 3 ст. 3 Гражданского кодекса РФ и пояснений Минтруда.

Обязанность вносить записи в трудовую книжку

Записи в трудовую книжку вносятся только в следующих случаях:

1. Приём на работу нового сотрудника (в т.ч. по совместительству).
2. Перевод, изменение должности, изменение условий труда.
3. Отпуск, увольнение, прекращение трудовых отношений.
4. Смена работодателя (при переходе к новому работодателю).

Если же речь идёт о самом ИП, то он не является работником собственного предприятия, а только работодателем. Поэтому для него нет необходимости оформлять собственную трудовую книжку.

Что говорит официальная практика?

• Минтруд России в письме от № 14-6/ООГ-4834 прямо заявляет, что индивидуальному предпринимателю не следует вносить в свою трудовую книжку запись о деятельности в качестве ИП.
• Согласно разъяснениям Информационного центра «Искра» ( г., № 90-ФЗ), в трудовую книжку вносятся сведения о приёме на работу, но только в отношении работников, а не работодателя.
• В практике КонсультантПлюс (2024 г.) отмечается, что запись в трудовую книжку ИП без печати возможна только в случае, когда ИП нанимает собственного сотрудника и оформляет его трудовые отношения.

Когда всё же может потребоваться запись в книжке ИП?

Запись в трудовую книжку может потребоваться, если ИП:

• Нанимает физических лиц на оплачиваемую работу (например, ассистента, менеджера и т.д.).
• Ведёт деятельность, подпадающую под требования трудового законодательства (трудовой договор, оплата труда, удержания налогов и т.п.).
• Возможен переход сотрудника в другой отдел или смена условий труда.

В этих ситуациях запись вносится в трудовую книжку сотрудника, а не в книжку самого ИП.

Как правильно оформить запись в книжке сотрудника ИП?

При оформлении записи следует соблюдать следующие шаги:

1. Подпись работника и подпись руководителя (самого ИП) под записью.
2. Указание полного ФИО, даты рождения, паспортных данных.
3. Сведения о месте и дате приёма на работу, должности, условии труда.
4. Если у работодателя есть печать, её ставят после подписи сотрудника, как предписывает инструкция по заполнению трудовых книжек ( 14:00:30).
5. Запись о переходе на электронный формат или об увольнении оформляется отдельным листом, также подпирается печатью (если она есть).

Часто задаваемые вопросы

• Возраст сотрудника – можно ли оформить запись, если работнику ещё не исполнилось 18 лет?
  Да, запись может быть сделана, если заключён официальный трудовой договор и соблюдены все требования трудового законодательства. Однако для работы с тяжелым трудом или ночные смены действуют дополнительные ограничения.
• Можно ли вести электронную трудовую книжку вместо бумажной?
  С 2022 года в РФ допускается электронное ведение трудовых книжек при наличии согласия работника и использования электронных подписей. При этом записи вносятся в электронный документ, который хранится в системе электронного кадрового учёта.
• Что делать, если ИП потерял бумажную книжку?
  По закону необходимо оформить дубликат, указав в нём все прежние записи. При этом в дубликате можно добавить отметку о потере оригинала.

Итак, индивидуальному предпринимателю не требуется вносить в свою трудовую книжку запись о своей деятельности как ИП. Такие записи имеют смысл только в случае, когда ИП нанимает других работников и оформляет их трудовые отношения. В этом случае записи вносятся в трудовую книжку самого сотрудника, а не в книгу предпринимателя.

Перед тем, как приступать к оформлению любой записи, рекомендуется:

• Убедиться в наличии официального трудового договора.
• Проверить, требуется ли использование печати (если она есть).
• Сохранить копию записи в электронном виде для контроля.

Соблюдение этих правил поможет избежать ошибок в кадровом учёте и обеспечит соответствие требованиям Трудового кодекса РФ.