Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные экземпляры по-прежнему активно используются и требуют правильного оформления․ Одним из самых частых вопросов у кадровиков и самих сотрудников является проблема нехватки свободного места в документе․ Разберемся, нужно ли заводить вкладыш в трудовую книжку, когда это необходимо и как правильно это сделать․
Когда возникает необходимость во вкладыше?
В процессе долгой трудовой деятельности разделы трудовой книжки могут закончиться․ Чаще всего это происходит в разделе «Сведения о работе», так как записи о приемах, переводах и увольнениях занимают больше всего места․ Реже заканчивается раздел «Сведения о награждениях»․ Раздел «Сведения о работнике» (на ьном листе) закончиться не может, он просто заполняется один раз․
Если в нужном разделе трудовой книжки больше не осталось свободных строк, возникает резонный вопрос: что делать дальше?
Обязательно ли заводить вкладыш?
Да, обязательно; Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 (Правила ведения и хранения трудовых книжек), в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем․ При этом:
- Категорически запрещено вшивать или вклеивать новые чистые листы в трудовую книжку․
- Категорически запрещено продолжать делать записи в других разделах (например, писать сведения о работе в разделе о награждениях) — такие записи будут признаны недействительными․
- Запрещено заводить новую (вторую) трудовую книжку, если предыдущая просто закончилась․
Таким образом, вкладыш — это единственное законное продолжение закончившейся трудовой книжки․
Как правильно оформить вкладыш?
Вкладыш — это не самостоятельный документ․ Он не имеет юридической силы без трудовой книжки, к которой он был выдан․ Поэтому крайне важно соблюдать правила его оформления:
Заполнение ьного листа
ьный лист вкладыша заполняется по тем же правилам, что и ьный лист трудовой книжки:
- Фамилия, имя и отчество работника указываются строго по паспорту на момент заполнения вкладыша․
- Дата рождения и уровень образования также указываються актуальные․
- Важно: Если за время работы с момента заведения трудовой книжки у сотрудника изменились данные (например, фамилия при вступлении в брак), то на ьном листе вкладыша указывается новая фамилия․ При этом старая фамилия зачеркивается, а новая записывается внутри․ На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на документ, послуживший основанием для изменения данных․
- Дата заполнения вкладыша ставится фактическая (день его заведения), а не дата заведения самой трудовой книжки․
Простановка штампа о выдаче вкладыша
Чтобы связать трудовую книжку и вкладыш неразрывно, на ьном листе самой трудовой книжки (в правом верхнем углу) ставится специальный штамп: «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша․
Если у организации нет такого штампа, допускается вписать эту информацию от руки․ Главное — чтобы запись была четкой и содержала все реквизиты вкладыша․
Вшивание вкладыша
Согласно Правилам, вкладыш вшивается в трудовую книжку․ Делается это следующим образом:
- Вкладыш лучше всего вшивать в самый конец трудовой книжки, между последней страницей и задней обложкой․
- Некоторые кадровики вшивают его в середину, между разделом «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях», что также допустимо и более удобно при внесении записей․
- Вкладыш прошивается прочными нитками (обычно в 2-3 прокола) и завязывается узелком на внутренней стороне обложки․ Концы ниток опечатывать сургучом или пломбой не требуется․
Обратите внимание: Если вкладыш просто вложить между страницами или приклеить скотчем, он может потеряться, что приведет к потере части стажа работника․
Частые ошибки и нюансы
При работе с вкладышами кадровики часто допускают ряд ошибок, которые могут привести к проблемам при оформлении пенсии:
- Ошибка в штампе: Если на ьном листе трудовой книжки забыли поставить штамп «Выдан вкладыш» или не указали его серию и номер, вкладыш считается «непривязанным»․ Исправить это просто — нужно поставить штамп (или дописать от руки) позже․
- Несколько вкладышей: Если закончился и вкладыш (например, у работника было много награждений), заводится второй вкладыш․ На ьном листе трудовой книжки ставится второй штамп с указанием серии и номера нового вкладыша․ Ограничений на количество вкладышей нет․
- Исправление ошибок: Если при заполнении вкладыша допущена ошибка на ьном листе, такой вкладыш уничтожается, и заводится новый․ Перечеркивать данные на ьном листе вкладыша нельзя (за исключением изменения фамилии)․
Электронная трудовая книжка и вкладыш
С 2020 года в России введены электронные трудовые книжки․ Однако это не отменяет необходимости ведения бумажных документов для тех, кто решил их сохранить․ Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести его бумажную трудовую книжку по всем правилам, включая оформление вкладышей при нехватке места․
Кто покупает вкладыш?
Вкладыш в трудовую книжку — это бланк строгой отчетности․ При первом трудоустройстве или при необходимости заведения вкладыша, работодатель обязан предоставить его работнику бесплатно․ Работник не должен сам искать и покупать вкладыш в магазине или на почте․
Однако на практике часто встречается ситуация, когда работник по своей инициативе приносит уже купленный бланк․ Работодатель имеет право взять его для заполнения, но это не является стандартной процедурой․ По закону все расходы на приобретение бланков несет работодатель․
Краткие итоги
- Заводить вкладыш нужно обязательно, если в трудовой книжке закончились свободные строки в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»․
- Вкладыш — единственный законный способ продолжить ведение трудовой книжки․ Заводить новую или писать в других разделах нельзя․
- Вкладыш не имеет силы без трудовой книжки, поэтому на ьном листе книжки обязательно ставится штамп с серией и номером вкладыша․
- Вкладыш необходимо вшить в трудовую книжку, а не просто вложить в нее․
Соблюдение этих простых, но строгих правил позволит избежать проблем с подтверждением стажа и обеспечит юридическую чистоту кадрового документооборота․