Ситуация, когда в трудовой книжке (ТК) имеется запись о приеме на работу, но отсутствует соответствующая запись об увольнении, в кадровом учете называется «незакрытой записью». Это серьезное нарушение правил ведения трудовых книжек, которое может создать проблемы как для работодателя, так и для работника.
Что означает «незакрытая запись»?
Согласно правилам ведения трудовых книжек, каждая запись о приеме на работу должна иметь логическое завершение — запись об увольнении или переводе в другую организацию. Если сотрудник прекратил трудовые отношения с компанией, но запись об увольнении не была внесена, трудовая книжка считается некорректно оформленной.
Основные причины возникновения такой ситуации:
- Ошибка кадровика (забыли внести запись при увольнении).
- Сотрудник забрал трудовую книжку самостоятельно, не дождавшись оформления всех документов.
- Организация была ликвидирована, и последний работодатель не успел закрыть записи.
- Переход на электронный формат сведений о трудовой деятельности (ЭТК) был оформлен некорректно.
Последствия отсутствия записи об увольнении
Для работника отсутствие записи об увольнении может стать препятствием в следующих случаях:
- При трудоустройстве: Новый работодатель может заподозрить, что сотрудник все еще числится в штате предыдущей компании, что может привести к конфликту интересов или нарушению условий договора.
- При назначении пенсии: Пенсионный фонд (СФР) может потребовать подтверждения стажа. «Незакрытая» запись может вызвать сложности при расчете общего трудового стажа.
- При получении справок: Возникают сложности с подтверждением опыта работы для получения определенных льгот или квалификационных категорий.
Как правильно внести запись о приеме и увольнении (правила 2024-2026 гг.)
Чтобы избежать подобных ошибок, важно соблюдать установленные нормы:
Сроки внесения записи
Запись о приеме на работу должна быть внесена в течение 5 рабочих дней после заключения трудового договора (на основании приказа или самого договора). Важно помнить, что запись вносится только в том случае, если работник проработал в организации более 5 дней. Если сотрудник уволился раньше, книжка возвращаеться без записей.
Оформление записи о приеме
В трудовой книжке заполняются следующие графы:
- Графа 1: Порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата приема на работу.
- Графа 3: Наименование организации (полное и сокращенное, согласно уставу).
- Графа 4: Реквизиты документа (дата и номер приказа о приеме).
Оформление записи об увольнении (закрытие записи)
Запись об увольнении должна быть сделана в день прекращения трудового договора. В ней обязательно указывается основание (например, статья ТК РФ), дата и реквизиты приказа.
Что делать, если запись не закрыта: пошаговая инструкция
Если вы обнаружили, что запись о приеме не закрыта, алгоритм действий зависит от статуса организации:
Вариант А: Организация еще существует
Обратитесь в отдел кадров бывшего работодателя с письменным заявлением о внесении недостающей записи.
Предоставьте трудовую книжку (если она у вас на руках) или попросите оформить запись в ЭТК.
Работодатель вносит запись на основании имеющихся в архиве приказов об увольнении.
Вариант Б: Организация ликвидирована
Если компания прекратила свое существование, восстановить запись можно следующими способами:
- Через архив: Обратиться в государственный или муниципальный архив по месту нахождения организации за архивной справкой.
- Через суд: Подать иск об установлении факта работы в данной организации и подтверждении даты увольнения (потребуются свидетели, трудовой договор, справки о зарплате).
Особенности при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
В 2024-2026 годах многие переходят на электронный учет. Если работник подает заявление о переходе на ЭТК, но предоставляет бумажную книжку, работодатель обязан:
- Внести запись о приеме на работу.
- Сделать запись о том, что сведения о трудовой деятельности будут предоставляться в электронном виде.
Это не отменяет необходимости корректного закрытия всех предыдущих записей, если они были сделаны в бумажном носителе.
Резюме: Незакрытая запись в трудовой книжке — это юридическая недоработка, которую необходимо устранить как можно скорее, чтобы избежать проблем с пенсией и будущим трудоустройством.