Увольнение в связи с сокращением численности или штата работников — одна из наиболее распространённых, но и наиболее рискованных для работодателя процедур. Ключевым моментом, определяющим правовые последствия для обеих сторон, является правильно оформленная запись в трудовой книжке. Неверная формулировка может привести к переквалификации увольнения на иные основания (например, на увольнение по инициативе работника или за нарушение), что повлечёт финансовые и судебные риски для компании.

В данной статье подробно разберем, как должна выглядеть запись в 2026 году, на какие нормы закона нужно ссылаться, в какой последовательности действовать и какие ошибки категорически недопустимы.

Правовая основа: на что ссылаться в записи?

Основанием для увольнения по сокращению является пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Именно на эту норму должна делать ссылку запись в трудовой книжке.

Важно: Сокращение численности (штата) — это сокращение количества работников в организации или структурном подразделении, а не сокращение рабочего времени конкретного сотрудника. Увольнение происходит именно по инициативе работодателя, но по объективным экономическим или организационным причинам.

Текущий порядок ведения трудовых книжек

Оформление записи регулируется Порядком ведения и хранения трудовых книжек (утверждён Минтрудом России). Согласно ему, запись об увольнении по сокращению штата вносится по общим правилам для увольнений по инициативе работодателя, но с обязательным указанием конкретного пункта закона.

Пошаговая инструкция: как правильно внести запись

1. Издание локального акта. Работодатель издаёт приказ (распоряжение) о сокращении штата/численности. В приказе должны быть указаны: дата и причина сокращения, конкретные должности или единицы штатного расписания, подлежащие сокращению, и ФИО увольняемых сотрудников (если они уже определены).
2. Ознакомление сотрудника. Приказ о сокращении, а также приказ об увольнении конкретного сотрудника (если он издан отдельно) должны быть под роспись ознакомлены с ними самим работником под подпись. Это обязательное условие.
3. Внесение записи в трудовую книжку. Отдел кадров вносит запись в трудовую книжку (или в электронную форму) и личную карточку работника (форма Т-2).
4. Выдача документов. В день увольнения (последний рабочий день) сотруднику выдают трудовую книжку с внесённой записью, расчётную ведомость и справку о доходах (по форме 2-НДФЛ).

Канонический образец записи: формулировка 2026 года

Запись должна быть полной, точной и без сокращений. Запрещено писать «ст. 81 ТК», «п.2 ч.1 ст.81», «сокр. штата» и т.д.

Запись вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя. В графе «Основание» указывают номер и дату этого приказа.

Куда вносить запись: формы документов

• Трудовая книжка обложка и внутренние страницы. Основное место записи.
• Личная карточка работника (форма Т-2). В разделе «Сведения о работе в организации» в графе 9 «Причина увольнения» вносят идентичную запись.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК). Если работник получает ЭТК, сведения об увольнении вносятся в неё в соответствии с теми же правилами и формулировками. Запись в бумажную книжку в этом случае не делается.

Типичные ошибки, которые нельзя допускать

1. Неправильная ссылка на статью. Указание «ст. 81 ТК РФ» без пункта и части, или ссылка на другой пункт (например, на п.1 — увольнение по соглашению сторон).
2. Использование сокращений. «Сокр. штата», «по ст. 81», «прик. №…». Все слова пишутся полностью.
3. Неточное указание основания. «Уволен в связи с сокращением штата» (без ссылки на п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ) или «Уволен по сокращению» (неясно, штата или численности).
4. Отсутствие даты и подписи ответственного лица. Запись должна содержать дату внесения, должность, подпись и расшифровку подписи лица, её внесшего (обычно начальник отдела кадров или уполномоченное лицо).
5. Несоблюдение процедуры ознакомления. Если сотрудник не поставил подпись об ознакомлении с приказом о сокращении, это грубое нарушение процедуры, которое может быть использовано в суде.

Права работника при сокращении (кратко)

При увольнении по сокращению штата у сотрудника возникают важные права, которые работодатель обязан соблюдать:

• Преимущественное право на оставление на работе (при равной квалификации и производительности).
• Обязательное предложение всех имеющихся вакансий (в т.ч. нижеоплачиваемых) в организации и у работодателя по месту жительства (если это предусмотрено коллективным или трудовым договором).
• Выплата выходного пособия в размере среднего месячного заработка (если не установлено иное коллективным договором).
• Сохранение среднего заработка на период трудоустройства (но не более 2-х месяцев со дня увольнения, со дня истечения срока предупреждения).
• Получение трудовой книжки с корректной записью в день увольнения.

Запись «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» — это не просто бюрократическая формальность, а юридически значимый документ, определяющий статус работника и защищающий интересы обеих сторон. Для работодателя точное следование формулировке и процедуре — гарантия от судебных споров и доначислений. Для работника, основа для получения положенных по закону выплат и положительной рекомендации при трудоустройстве.

Главный вывод: Всегда проверяйте, что в трудовой книжке указана полная формулировка с прямой ссылкой на п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, и что процедура ознакомления с приказом соблюдена. При малейших сомнениях в правильности оформления — консультируйтесь с юристом по трудовому праву.

Статья подготовлена на основе анализа актуального законодательства и практики 2026 года. Перед применением рекомендуется свериться с последними изменениями в Трудовом кодексе РФ.