В любой организации, где действует система управления охраной труда (СУОТ), важнейшим элементом документооборота является номенклатура дел. Она позволяет структурировать, классифицировать и своевременно обрабатывать документы, связанные с охраной труда, а также гарантировать соблюдение установленных сроков их хранения. Ниже представлено подробное описание того, что такое номенклатура дел, на каком основании она разрабатывается, какие разделы обычно включает и как правильно оформить.
Что такое номенклатура дел и на основании чего она разрабатывается?
Номенклатура дел – это перечень (каталог) официальных документов, которые формируются, передаются, хранятся и уничтожаются в рамках организации при работе с вопросами охраны труда. Она разрабатывается на основании:
- Трудового законодательства РФ (ТК РФ, ФЗ «О охране труда»);
- Нормативно-технических документов (ГОСТ, СНиП, ПБУ);
- Внутренних нормативных актов организации (положения, инструкции);
- Требований внешних органов (Роспотребнадзор, Гостехнадзор и др.).
Таким образом, номенклатура служит руководством по документообороту, обеспечивая единый порядок оформления и учёта всех документов, связанных с безопасностью труда.
Структура номенклатуры дел по охране труда
Обычно номенклатуру делят на несколько логических разделов. Ниже – типовой пример структуры, который можно адаптировать под конкретные условия предприятия.
Руководство
Документы, регламентирующие общую политику и организационно-правовые основы охраны труда.
Организационные основы управления
Положения, регламенты, инструкции, описывающие порядок организации работы по охране труда.
Организация труда и служебной деятельности
Документы, касающиеся распределения обязанностей, планирования работ, контроля за исполнением требований охраны труда.
Специализированные документы
Включает:
- Акты проверок (пожарные, гидравлические, электробезопасность);
- Протоколы медицинских осмотров;
- Инструкции по профессиям;
- Формы отчетности (отчёты о происшествиях, Nehабhабhа);
- Договоры и соглашения с внешними поставщиками средств индивидуальной защиты.
Пример оформления номенклатуры дел
Для удобства работы часто используют таблицу, где каждый документ описывается по следующим полям:
| № п/п | Название документа | Срок хранения | Ссылка на нормативный акт | Ответственный |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Акт приемки работ по охране труда | 3 года | ПБУ 4.124-03 | Отдел охраны труда |
| 2 | Протокол проверки защитного сопротивления электроустановок | 5 лет | ПУЭ | Электросетевой отдел |
| 3 | Инструкция по безопасному использованию оборудования | бессрочно | Внутренний регламент | Отдел технического контроля |
Эта таблица может быть размещена в электронной базе данных или в бумажном виде в папках текущего хранения.
Сроки хранения документов по охране труда
Сроки хранения зависят от типа документа и от отрасли организации. Ниже приведены типичные сроки, рекомендованные для образовательных и страховых организаций:
- Документы текущего хранения – до 3 лет (например, акты приемки, протоколы проверок).
- Документы архивного хранения – от 5 до 10 лет (например, договоры, инструкции, которые больше не действуют).
- Документы, требующие длительного хранения – до 30 лет (например, медицинские карты, данные о профессиональном здоровье работников).
Для каждой категории необходимо оформить отдельную папку или электронный каталог, где указаны:
- Наименование документа;
- Номер и дата;
- Срок хранения;
- Ответственное лицо;
- Место хранения.
Как составить номенклатуру дел по охране труда?
Процесс формирования номенклатуры включает несколько последовательных действий:
- Сбор исходных данных – анализ всех документов, связанных с охраной труда, которые уже существуют в организации.
- Определение требований к срокам хранения – сверка с нормативными актами и внутренними регламентами.
- Разработка структуры – выделение основных разделов и подразделов, как описано в пункте 2.
- Составление таблицы – заполнение полей (№ п/п, название, срок хранения, ссылка, ответственный).
- Утверждение – согласование номенклатуры с руководством организации и с представителями службы охраны труда.
- Внедрение – размещение готового документа в электронной системе или в бумажных папках.
- Контроль и обновление – ежегодный пересмотр, удаление устаревших документов, добавление новых.
Пример готового оформления можно увидеть в Таблице 2 (см. ниже).
Таблица 2. Пример оформления папок текущего хранения по охране труда
| Папка №1 | Акты проверок пожарной безопасности | 3 года | Ответственный: И.И. Иванов |
| Папка №2 | Протоколы медицинских осмотров работников | 30 лет | Ответственный: А.П. Петрова |
| Папка №3 | Инструкции по безопасному использованию оборудования | бессрочно | Ответственный: С.В. Сидоров |
Практические рекомендации
Для эффективного использования номенклатуры дел по охране труда рекомендуется:
- Использовать единый шаблон таблицы, чтобы избежать разнородных форматов.
- Назначить конкретных ответственных за ведение каждого раздела.
- Регулярно проводить аудит хранения и своевременно утилизировать документы, срок их действия истек.
- Обеспечить доступ к электронной версии номенклатуры для всех подразделений.
- Вести журнал учёта перемещения и уничтожения документов.
Номенклатура дел системы управления охраной труда – это фундамент документооборота, обеспечивающий прозрачность, контроль и соблюдение требований в области безопасности труда. Правильно составленная и актуальная номенклатура позволяет:
- Сократить время поиска нужных документов;
- Своевременно выполнять обязательные проверки и отчётность;
- Снизить риск нарушения нормативов и штрафов;
- Обеспечить эффективное управление рисками, связанными с работой.
Применение приведённых рекомендаций и примеров оформления поможет любой организации построить надёжную и понятную систему документооборота, адаптированную к специфике её деятельности.
Автор: специалист по охране труда, 2026 год.