Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – один из ключевых личных документов гражданина, фиксирующий всю его трудовую деятельность. После увольнения или прекращения трудового отношения книжка может остаться невостребованной. В таких случаях её передают в архив для долгосрочного хранения. Чтобы обеспечить учёт и быстрый поиск документов, каждому набору трудовых книжек, сдаваемому в архив, присваивается номер архива трудовых книжек. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок формирования номера, этапы сдачи и хранения, а также типичные вопросы, возникающие у работодателей и архивных учреждений.

Правовая база

Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66) – обязывает работодателя вести учёт движения трудовых книжек.
Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н – регламентирует ведение книги учёта движения трудовых книжек и книги учёта бланков.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125‑ФЗ – определяет порядок приёма, хранения и использования архивных документов, включая трудовые книжки.
Приказ Минкультуры России от № 558 – утверждает Перечень типовых управленческих архивных документов, к которым относятся трудовые книжки.

Эти нормативные акты совместно устанавливают, что невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) после определённого срока должны быть сданы в государственный или ведомственный архив, а каждый такой набор получает уникальный номер архива.

Что представляет собой номер архива трудовых книжек

Номер архива – это комбинация цифр и/или букв, которая однозначно идентифицирует конкретное дело (файл) в системе учёта архива. Обычно он состоит из следующих частей:

Код учреждения – например, номер государственного архива региона или ведомственного архива организации.
Год сдачи – год, в котором документы были переданы на хранение.
Порядковый номер дела – последовательный номер внутри данного года и учреждения.
Дополнительные индексы (по необходимости) – могут указывать на вид документа (трудовая книжка), форму хранения (оригинал, дубликат, скан) и т.д.

Пример типового номера: ГАР‑2026‑0015‑ТК, где:

ГАР – код Государственного архива региона;
2026 – год сдачи;
0015 – порядковый номер дела в 2026 году;
ТК – указание на то, что дело содержит трудовые книжки.

Этапы формирования и присвоения номера архива

Подготовка документов к сдаче

Проверка наличия всех трудовых книжек (оригиналов и дубликатов) у сотрудников, уволенных более чем за 5 лет (срок может варьироваться в зависимости от внутренних нормативов организации).
Оформление описи трудовых книжек – список с указанием ФИО, серии и номера книжки, даты приёма и увольнения.
При необходимости – изготовление цветных сканов оригиналов (см. пункт 11‑1 Приказа Минтруда от ).

Ведение книги учёта движения трудовых книжек

В соответствии с Приказом Минтруда № 320н работодатель обязан вести две книги:

Книга учёта движения трудовых книжек (фиксирует приём, выдачу, перевод в архив).
Книга учёта бланков трудовой книжки (отслеживает использование и остатки бланков).

Каждая запись в этих книгах содержит колонку «Номер архива», куда после сдачи вносится присвоенный идентификатор.

Обращение в архивное учреждение

Составление заявления на приём документов (указывается количество книжек, год сдачи, желаемый формат хранения).
Передача описи и самих трудовых книжек (оригиналы или дубликаты) в архив.
Получение от архива подтверждения приёма с указанием присвоенного номера дела.

Внесение номера во внутреннюю документацию

Полученный номер архива вносится:

В книгу учёта движения трудовых книжек (строка соответствующей книжки).
В внутренние приказы о сдаче документов в архив.
В электронную систему документооборота (если таковая используется).

Требования к хранению и использованию номера архива

Уникальность – номер не может повторяться внутри одного архива за весь период его существования.
Долгосрочная читаемость – номер наносится на обложку дела, на этикетку и в электронный кадр архивной информационной системы.
Связь с метаданными – в архивной системе к номеру привязываются метаданные: ФИО владельца, серия и номер книжки, даты приёма/увольнения, примечания о состоянии документа.
Конфиденциальность – доступ к делам с трудовыми книжками предоставляется только уполномоченным лицам (работнику, его представителю, суду, следователю по запросу).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ставить отметку о невостребованности в трудовой книжке перед сдачей в архив?

Да. Согласно практике, перед передачей в архив на внутренней стороне обложки дела ставится отметка «Невостребовано» с указанием даты и основания (например, приказ об увольнении). Это помогает архивариусам быстро определить статус документа.

Можно ли хранить трудовые книжки в электронном виде без сдачи в архив?

Электронные копии допускаются для внутреннего использования организации, но оригиналы (или их заверенные дубликаты) всё равно должны быть переданы в государственный архив на хранение, если они не востребованы сотрудником более установленного срока.

Что делать, если в организации нет собственного архива?

В этом случае трудовые книжки сдаются в ближайший государственный архив региона или в ведомственный архив отрасли, к которой относится организация. При отсутствии возможности сдачи напрямую можно воспользоваться услугами специализированных архивных компаний, имеющих лицензию на хранение архивных документов.

Как часто следует обновлять номера архива при повторной сдаче партий трудовых книжек?

Каждая новая партия получает свой собственный номер, даже если она относится к тому же году и тому же учреждению. Порядковый номер увеличиваеться последовательно (001, 002, 003 …).

Нужно ли заверять копии трудовых книжек перед сдачей в архив?

Если сдаются дубликаты, они должны быть заверены подписью уполномоченного лица организации и печатью (если таковая имеется). Оригиналы сдаются без заверения, но с проверкой их целостности и читаемости.

Практический пример оформления номера архива

Ситуация: ООО «СтройСервис» в декабре 2025 года подготовило к сдаче 42 трудовые книжки уволенных сотрудников (срок невостребованности – более 5 лет). Организация относится к ведомственному архиву Министерства строительства РФ.

Код учреждения: МИНСТРОЙ‑АРХ (условный код ведомственного архива Минстроя).
Год сдачи: 2025.
Порядковый номер дела: после предыдущих сдач в 2025 году последний номер был 0087, значит новый – 0088.
Дополнительный индекс: ТК (трудовые книжки).

Этот номер вносится в книгу учёта движения трудовых книжек напротив каждой из 42 книжек, а также указывается на этикетке дела, переданного в архив.

Номер архива трудовых книжек – важный элемент системы учёта и хранения персональных документов работников. Он обеспечивает:

Однозначную идентификацию дела в архивном фонде;
Быстрый поиск и выдачу документов по запросам сотрудников, их представителей и уполномоченных органов;
Соответствие законодательным требованиям по ведению учёта движения трудовых книжек и их архивному хранению.

Соблюдение установленного порядка формирования номера, правильное ведение книг учёта и своевременная сдача невостребованных трудовых книжек в архив позволяют организациям избежать штрафов, упростить взаимодействие с государственными органами и гарантировать сохранность важнейших личных данных своих сотрудников.

Если у вас остались вопросы по оформлению номера архива или организации хранения трудовых книжек, рекомендуется обратиться к методическим рекомендациям Минтруда России или непосредственно в архивное учреждение, где вы планируете сдавать документы.