Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и профессиональный путь работника․ Одним из важных элементов этого документа является номер․ В данной статье мы подробно разберем‚ что означает номер трудовой книжки‚ чем отличаются номера самого бланка от номеров записей‚ как правильно их вносить и что делать при переходе на электронный формат (ЭТК)․
Номер и серия бланка трудовой книжки
Номер трудовой книжки представляет собой уникальный идентификатор‚ фиксируемый в документе; Он служит для однозначного связывания работника с его профессиональной историей․ Присвоение номера и серии происходит при первом оформлении (выпуске) бланка трудовой книжки‚ и этот номер сохраняеться на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника․
Как выглядят серия и номер?
Документы современного периода (выпускаемые с 2003 года) имеют:
- Буквенное обозначение серии (например‚ ТК‚ ВТК и т․д․ в зависимости от года выпуска)․
- 7-значный номер․
На обложке бланка располагается российский герб‚ под которым помещено название документа‚ состоящее из заглавных букв‚ а также серия и номер․ Эти реквизиты необходимы для учета и защиты бланков от подделок․
Для чего нужен учет серий и номеров?
Согласно правилам ведения трудовых книжек (раздел VI․ Учет и хранение)‚ с целью учета трудовых книжек‚ а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее‚ у работодателей обязательно ведутся:
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее․
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․
Именно по серии и номеру бланка работодатель отслеживает движение документа‚ а работник может идентифицировать свою книжку при заполнении различных анкет (например‚ при получении кредита)․
Номера записей в трудовой книжке: правила нумерации
Помимо номера самого бланка‚ в трудовой книжке существуют номера записей о трудовой деятельности․ Каждой записи в разделе «Сведения о работе» присваивается порядковый номер․ Как правильно их указывать‚ разъяснил Роструд России․
Сквозная нумерация и правило «без нулей»
В трудовой книжке используется сквозная нумерация․ Это означает‚ что нумерация кадровых мероприятий идет по порядку: 1‚ 2‚ 3 и т․д․․
Роструд особо отметил‚ что при внесении первой записи о приеме на работу нужно нумеровать ее цифрой 1․ Указывать нули перед цифрами категорически неправильно․
- Правильно: 1‚ 2‚ 3‚ 4․․․
- Неправильно: 01‚ 02‚ 03‚ 04․․․
Это правило закреплено в приказе Минтруда от № 320н‚ согласно которому в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись о принятии или назначении работника‚ и ей должен предшествовать порядковый номер без лишних символов․
Нюансы ведения записей и исправление ошибок
Ошибка: номер записи на строке с названием организации
На практике часто возникает вопрос: что делать‚ если в трудовой книжке указан порядковый номер записи и сразу на этой же линии название организации (например‚ ООО․․․)‚ хотя по форме название организации должно быть сверху?
Внесение порядкового номера и даты при приеме на работу в строку с заголовком (наименованием) организации хотя и не соответствует по форме требованиям пункта 3․1 Инструкции‚ утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г․‚ тем не менее‚ признается допустимой ошибкой‚ не искажающей сути записи․ Признавать запись недействительной и заново писать о приеме в большинстве случаев не обязательно․ Однако‚ если требуется внести исправления в принципе‚ порядок следующий:
- Признать неправильную запись недействительной (сделать соответствующую пометку)․
- После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)»․
- В графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя‚ запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку‚ либо указывается дата и номер приказа‚ на основании которого вносится правильная запись․
Пропущенные записи
Если запись была пропущена‚ она вносится в конце списка текущих записей․ При этом в графе 4 указывается номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя‚ на основании которого указанные дополнения произведены․ Внесенная пропущенная запись заверяется подписью нанимателя (лица‚ уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки)․
Также стоит помнить общее правило: записи в трудовую книжку производятся аккуратно‚ ручкой-роллером (в т․ч․ шариковой или перьевой)‚ чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и номера
Вопрос о серии и номере особенно актуален для работников‚ перешедших на электронный формат ведения трудовой книжки․ При заполнении стандартных анкет и заявок (например‚ при получении кредита) от них по-прежнему могут требовать указать серию и номер трудовой книжки․
Важно знать: у ЭТК нет ни серии‚ ни номера!
Объясняется это тем‚ что по сути электронная трудовая книжка — это условное название сведений о трудовой деятельности‚ которые накапливаются в базе фонда и которые может получить только сам работник‚ сделав официальный запрос․
Нумерация в форме СТД-Р
На практике выработался следующий подход: нумерация кадровых мероприятий в выписке СТД-Р указывается в рамках этой формы безотносительно к нумерации записей в бумажной трудовой книжке․
То есть‚ строка с записью о приеме на работу в СТД-Р будет с номером 1‚ следующая с номером 2 и т․д․․ Это внутренняя нумерация документа для удобства чтения выписки․
Номер в трудовой книжке выполняет две ключевые функции․ С одной стороны‚ серия и номер самого бланка защищают документ от подделок и позволяют работодателю вести строгий учет․ С другой стороны‚ порядковые номера записей обеспечивают хронологическую целостность и читаемость профессиональной истории работника․ Соблюдение правил нумерации (сквозная‚ без нулей) и понимание специфики ЭТК помогут избежать кадровых ошибок и проблем при оформлении документов․