Основными документами, регулирующими порядок оформления записи в трудовую книжку при смерти работника, являются:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 83, п. 6 ч. 1) — указывает «смерть работника» как основание прекращения трудового договора.
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Постановлением Правительства РФ от № 2592) — детализирует правила внесения записей.
• Правила ведения сведений о трудовой деятельности (СТД-СЗВ-ТД).

Ключевой принцип: Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) должна быть заполнена объективно и точно, но без указания причины смерти работника.

—

Пошаговый алгоритм действий работодателя

Шаг 1: Издание приказа о прекращении трудового договора

• Основание: Факт смерти работника (свидетельство о смерти).
• Срок: Приказ издается не позднее 5 рабочих дней с даты, когда работодатель узнал о смерти (или с даты вступления в силу решения суда об объявлении умершим/безвестно отсутствующим).
• Форма: Обычная форма приказа (П-4 или иная, принятая в организации). В тексте необходимо сослаться на п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.
• Пример формулировки: «Трудовой договор с [ФИО работника] прекратить на основании пункта 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации (смерть работника) с [дата, обычно дата смерти или дата приказа]».

Шаг 2: Внесение записи в трудовую книжку

• Срок: Запись вносится не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа (порядок аналогичен увольнению по иным основаниям).
• Формулировка записи: Обязательно указывается дата прекращения договора (обычно дата смерти) и основание (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Причина смерти (болезнь, несчастный случай и т.д.) НЕ УКАЗЫВАЕТСЯ.
• Образцы записей:

Для бумажной трудовой книжки:
> [Дата]
> Трудовой договор прекращен по основанию, предусмотренному пунктом 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации (смерть работника).
>
> ____________________ / [Подпись ответственного лица] /
> (Расшифровка подписи)
Для электронной трудовой книжки (ЭТК):
В разделе «Трудовая деятельность» вносится запись с указанием:

• Даты прекращения.
• Номера и даты приказа.
• Основания: «п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ».
• Подписи и печати не требуется (данные вносятся в электронный реестр).

• Заверение: Если запись вносится в бумажную книжку, она заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (при наличии); Для ЭТК заверение не требуется.

Шаг 3: Заполнение книги учета движения трудовых книжек (если ведется)

• Если родственники не обращаются за трудовой книжкой, графы 12 («Выдана») и 13 («Кому выдана») остаются пустыми.
• Если родственники обращаются, в графу 12 ставится дата выдачи, а в графу 13 — ФИО и данные паспорта лица, получившего книжку (обычно близкий родственник), с пометкой «по свидетельству о смерти № … от …».

Шаг 4: Передача трудовой книжки законным представителям

• Кому выдается: Члену семьи умершего работника (супруг, дети, родители) или иному наследнику, предъявившему свидетельство о смерти.
• Как: Только под расписку в журнале учета или по письменному заявлению родственника с указанием способа получения (лично или почтой).
• Важно: Если в организации ведется электронная трудовая книжка, то бумажный документ (если он был) выдается наследникам. Если трудовая книжка была только электронной, наследники получают выписку из СТД-СЗВ-ТД на бумажном носителе по их заявлению.

Шаг 5: Сдача сведений в СФР

• Срок: Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие (смерть).
• Что передавать: Сведения о трудовой деятельности (СТД-СЗВ-ТД) по форме СЗВ-ТД, включая запись о прекращении договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.
• Куда: В территориальный орган Пенсионного фонда России (СФР) по месту регистрации работодателя.

—

Особые случаи и частые вопросы

Смерть работодателя (физического лица)

• Проблема: ТК РФ не определяет, кто именно (например, наследник работодателя) должен издать приказ и внести запись.
• Решение: Рекомендуется, чтобы наследник(и) работодателя, вступившие в управление имуществом, или управляющий, назначенный наследниками, выполнили эти действия. Если это невозможно, запись может быть внесена по заявлению наследников работника или по решению суда.

Работник умер во время отпуска (ежегодного, учебного и т.д.)

• Порядок тот же: Приказ и запись оформляются по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Отпуск считается завершенным с даты смерти. Дополнительных приказов об отмене отпуска не требуется.

Работник отказывался от ведения трудовой книжки

• Если работник в письменной форме отказался от бумажной книжки (ст. 67.1 ТК РФ), то запись в бумажную книжку не вносится. Информация о прекращении договора вносится только в раздел «Сведения о трудовой деятельности» (СТД-СЗВ-ТД) и передается в СФР.

Типичные ошибки

Указание причины смерти («умер от инфаркта», «погиб в ДТП»). Запрещено.
Неправильная ссылка на статью ТК РФ (например, на ст. 81 или 78). Обязательно п. 6 ч. 1 ст. 83.
Нарушение сроков (пропуск 5-дневного срока на приказ и запись).
Отсутствие заверения записи в бумажной книжке подписью и печатью.
Выдача трудовой книжки без расписки или без проверки полномочий лица (только по свидетельству о смерти).

—

Оформление записи о прекращении трудового договора в связи со смертью работника, процедура, требующая внимательности и следования букве закона. Ключевые моменты, которые необходимо помнить:

Основание: Только п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.
Сроки: Приказ и запись — не позднее 5 рабочих дней.
Содержание записи: Дата прекращения + ссылка на п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Никаких деталей о смерти.
Выдача: Только предъявившему свидетельство о смерти, под расписку.
Отчетность: Сведения в СФР в установленный срок.
Соблюдение этого алгоритма защитит работодателя от претензий со стороны наследников работника и контролирующих органов (ГИТ, ПФР). При возникновении сложных ситуаций (споры о наследниках, отсутствие приказа) рекомендуется консультация с юристом.