С 1 января 2023 года в Российской Федерации вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек. Это значимое изменение в кадровом делопроизводстве, направленное на модернизацию учета трудовой деятельности граждан и постепенный переход к цифровой экономике. В этой статье подробно разберём, с какого года введена новая трудовая книжка, какие изменения произошли, как они влияют на работников и работодателей, а также что ждёт нас в будущем — вплоть до 2026 года.

С какого года ввели новую трудовую книжку?

Новая форма трудовой книжки была введена с 1 января 2023 года.

Это решение было официально закреплено в Постановлении Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250 и Приказе Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320-н. Эти нормативные акты утвердили новые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним, а также порядок их выдачи, заполнения и хранения.

С этой даты все работодатели обязаны использовать только новые бланки при оформлении трудовых книжек впервые. При этом старые книжки, выданные до 2023 года, остаются действительными и не подлежат обязательной замене.

Что изменилось в новой трудовой книжке?

Новая трудовая книжка — это не просто обновлённый бланк. Это комплексное изменение формата, включающее как внешние, так и внутренние корректировки:

• Новый дизайн и материалы — книжка теперь выполнена из более прочной бумаги, с улучшенной защитой от подделок (водяные знаки, микротекст, защитная нить).
• Изменённый формат страниц — увеличено количество страниц для записи сведений о трудовой деятельности (с 20 до 40 страниц).
• Упрощённая структура — убраны избыточные графы, добавлены поля для более точного указания данных: код ОКПО, наименование организации по ОКУД, реквизиты приказа о приёме/увольнении.
• Новый вкладыш — вкладыш теперь имеет отдельный бланк с собственной нумерацией и также защищён от подделок. Он используется, если в основной книжке закончились свободные страницы.
• Единый стандарт заполнения — все записи должны вестись строго по утверждённой форме, с использованием печати и подписи ответственного лица.

Что делать с трудовыми книжками старого образца?

Важно понимать: старые трудовые книжки, выданные до 1 января 2023 года, остаются действительными! Ни работники, ни работодатели не обязаны их заменять на новые. Они продолжают использоваться для учёта трудового стажа, начисления пенсий и других целей.

Новая форма применяется только в следующих случаях:

1. При первичном оформлении трудовой книжки сотруднику, который начинает работу с 1 января 2023 года и позже.
2. При утрате, порче или уничтожении трудовой книжки — тогда выдаётся новая книжка по форме 2023 года.
3. При исчерпании всех страниц в старой книжке, выдаётся вкладыш нового образца.

Электронная трудовая книжка: как она связана с бумажной?

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности в электронном виде через систему Пенсионного фонда РФ (ПФР).

С 2023 года новый бумажный формат стал дополнением к электронной системе, а не её заменой. Работник может выбрать:

• Только электронную трудовую книжку — тогда бумажная не оформляется вообще.
• Бумажную трудовую книжку — тогда работодатель ведёт и бумажную, и электронную версии.

С 1 января 2026 года вступает в силу ещё одно важное изменение: новые бумажные трудовые книжки для сотрудников, впервые устраивающихся на работу, оформлять запрещено. Это означает, что все новые работники, начиная с 2026 года, будут иметь только электронные трудовые книжки.

Важно! С 2026 года:

• Работодатели не имеют права оформлять бумажные трудовые книжки новым сотрудникам.
• Если сотрудник не подал заявление о желании сохранить бумажную книжку, ему автоматически оформляется ЭТК.
• Бумажные книжки, оформленные до 2026 года, продолжают действовать до их полного заполнения или утраты.

Как работнику получить новую трудовую книжку?

Если вы устраиваетесь на работу впервые после 1 января 2023 года, ваш работодатель обязан:

1. Оформить вам трудовую книжку нового образца в течение 5 рабочих дней с момента приёма на работу.
2. Заполнить все необходимые поля: ФИО, дата рождения, реквизиты приказа о приёме, подпись и печать.
3. Выдать вам книжку под роспись.

Если вы уже имеете трудовую книжку старого образца, ничего менять не нужно. Просто продолжайте её использовать. При увольнении работодатель обязан внести все сведения и передать книжку вам.

Как проверить электронную трудовую книжку?

Для доступа к электронной трудовой книжке необходимо:

• Зарегистрироваться на портале Госуслуги.
• Перейти в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка».
• Проверить все записи о трудовой деятельности, включая даты приёма, увольнения, должности и организации.

Электронная трудовая книжка имеет юридическую силу, равную бумажной. Её можно использовать при оформлении пенсии, получения пособий, трудоустройстве и других целях.

Что делать, если потерял трудовую книжку?

Если вы потеряли трудовую книжку (старую или новую), необходимо:

1. Написать заявление работодателю о потере.
2. Работодатель обязан выдать вам новую трудовую книжку в течение 15 дней.
3. В новой книжке будут внесены все сведения, подтверждённые документами (приказы, справки, архивные выписки).
4. Если вы работаете с 2023 года, вам выдадут книжку нового образца.
5. Если вы работали до 2023 года и потеряли старую книжку — новая будет оформлена по форме 2023 года, но с указанием всех предыдущих мест работы.

Однако переход не является резким. Старые книжки остаются в силе, а новые, лишь дополнение. К 2026 году система полностью перейдёт на электронный формат, и бумажные трудовые книжки станут историей для новых поколений работников.

Ключевые даты:

• 1 января 2020 года — начало ведения электронных трудовых книжек.
• 1 января 2023 года — введение новых бумажных бланков трудовых книжек и вкладышей.
• 1 января 2026 года — запрет на оформление новых бумажных трудовых книжек для новых работников.

Помните: ваша трудовая книжка — это документ, подтверждающий ваш профессиональный путь. Независимо от формата — бумажного или электронного — она остаётся важнейшим инструментом для защиты ваших трудовых прав.

Следите за обновлениями на сайте Пенсионного фонда РФ и портале Госуслуг — там всегда актуальная и официальная информация.