Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовые отношения между работником и работодателем. С 1 января 2023 г. в России действует новая форма трудовой книжки, а также обновлённые правила её ведения, хранения и изготовления бланков. В статье рассматриваются ключевые нормативные акты, основные изменения, порядок работы с документом и практические рекомендации для работодателей.
Правовое основание
1.1 Постановление Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090
Постановление устанавливает форму трудовой книжки и вкладыш к ней, а также правила ведения и хранения трудовой книжки. В редакции от 16 июля 2025 г. в документе внесены уточнения, касающиеся новой формы, применяемой с 1 января 2023 г.
1.2 Постановление Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320Н
Постановление Минтруда приняло новую форму трудовой книжки, включающую «вкладку» для электронных записей и упрощённые требования к оформлению. В нём также прописаны условия, при которых запись в трудовой книжке может быть заверена не только печатью, но и подписью работодателя.
Новая форма трудовой книжки
2.1 Дата вступления в силу
Новая форма трудовой книжки официально вступила в силу с 1 января 2023 г. Все работодатели обязаны использовать её для всех новых трудовых договоров.
2.2 Основные отличия от старой формы
- Вкладка для электронных записей (период работы, дата начала и окончания, сведения о квалификации).
- Упрощённые требования к заполнению полей (удалены устаревшие сведения).
- Возможность заверения записей подписью работодателя, а не только печатью.
- Увеличено количество страниц для более подробного учёта трудового стажа.
2.3 Вкладка и электронная трудовая книжка
Новая форма предусматривает отдельную вкладку, где работодатели могут фиксировать электронные записи. Это облегчает переход к полностью электронному учёту трудовых отношений, но бумажная форма остаётся обязательной до полного перехода.
Правила ведения и хранения трудовых книжек
3.1 Срок хранения
Трудовая книжка должна храниться в течение 10 лет после прекращения трудовых отношений. В течение этого периода работодатель обязан предоставить работнику копию всех записей.
3.2 Условия хранения
- Хранить в защищённом от огня, влаги и прямых солнечных лучей месте.
- Не допускается доступ к документу неуполномоченным лицам.
- Для крупных организаций рекомендуется хранить в специализированном архиве с контролем доступа.
3.3 Оформление записей
- Запись о приёме на работу: дата, должность, оклад.
- Запись о переводе, повышении квалификации, изменении условий труда.
- Запись об увольнении: дата, причина, итоговый оклад.
3;4 Заверение записей
Согласно Постановлению Минтруда № 320Н, запись может быть заверена:
- Печатью работодателя.
- Подписью уполномоченного лица, если в компании действует электронная система учёта.
Изготовление бланков трудовых книжек
4.1 Порядок изготовления
- Подготовка макета: страницы, поля, подписи, печати.
- Печать на специальном бумаге с защитой от подделки.
- Внедрение «вкладки» для электронных записей.
- Проверка соответствия требованиям ГОСТ и Постановления Правительства РФ.
4.2 Обеспечение работодателей
Работодатели обязаны:
- Приобретать бланки только у официальных поставщиков.
- Проверять наличие сертификации и соответствия ГОСТ 52289‑2019.
- Хранить оригиналы бланков в безопасном месте и не передавать их третьим лицам.
Практические рекомендации
5.1 Как хранить трудовую книжку
- Использовать сейф или закрытую ячейку с ограниченным доступом.
- Вести журнал доступа: кто, когда, зачем открывал документ.
- Регулярно проверять состояние бумаги и печатей.
5.2 Как проверять подлинность
- Проверить наличие официальной печати и подписи.
- Сравнить формат страниц с образцом, предоставленным Минтрудом.
- Использовать электронную систему проверки, если она доступна.
5.3 Как обеспечить соблюдение правил
- Проводить регулярные внутренние аудиты.
- Обучать персонал по вопросам ведения трудовой книжки.
- Вести журнал ошибок и корректировок.
Новая форма трудовой книжки и обновлённые правила ведения и хранения документов значительно упрощают процесс учёта трудовых отношений, повышают прозрачность и защищают права работников. Работодатели должны своевременно перейти на новую форму, соблюдать сроки хранения и обеспечивать надёжное хранение документов. Соблюдение всех требований Постановлений Правительства РФ и Минтруда гарантирует законность трудовых отношений и защиту интересов обеих сторон.