С введением новых нормативных актов и постепенным переходом к электронному документообороту понятие «новая трудовая книжка» приобрело несколько смыслов․ Ниже рассмотрены основные аспекты: правовая база, особенности бланков нового образца, порядок выдачи дубликата при утере, а также перспективы электронной трудовой книжки (ЭТК)․
Нормативная база
- Статья 65 ТК РФ (с поправками от октября 2021 г․) прямо обязывает работодателя завести новую трудовую книжку, если у сотрудника её нет (в т․ч․ при утере)․
- Постановление Правительства РФ от № 1250 и Приказ Минтруда России от № 320н утвердили форму бланка трудовой книжки нового образца․
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ ввёл электронную трудовую книжку (ЭТК) и определил порядок её ведения․
Трудовая книжка нового образца (бумажная)
Когда введена?
С 1 января 2023 года в России начали использовать бланки трудовой книжки нового образца․ Форма бланка утверждена Приказом Минтруда России № 320н․
Что изменилось?
- Обновлённый дизайн и расположение полей (более чёткая структура разделов «Сведения о работе», «Сведения о наградах», «Сведения об образовании»)․
- Введён специальный watermark и микротекст для защиты от подделки․
- Бланк теперь может изготавливать не только Гознак, но и любое предприятие, соответствующее требованиям Минтруда (см; информация от )․
Где получить?
Бланк можно приобрести в канцелярских магазинах (например, ОфисКласс) или заказать через поставщиков, имеющих сертификат соответствия․ Также возможно оформление через портал Госуслуги – после подачи заявления выдаётся электронный образец, который затем распечатывается на утверждённом бланке․
Дубликат или полноценный документ?
Если работник заявляет о потере трудовой книжки, кадровому специалисту следует:
- Получить письменное заявление об утере (образец можно найти в системе «КонсультантПлюс» – «Заявление об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной»)․
- Завести новую трудовую книжку на бланке нового образца (с )․
- Перенести все сведения о предыдущей работе из имеющихся документов (трудовые договоры, приказы, справки о стаже) в новую книжку, сделав соответствующие записи и подписи․
- Поставить отметку «Дубликат» в соответствующем поле (по рекомендациям Минтруда, хотя формально дубликат считается полноценным документом)․
Таким образом, новая книжка является полноценным трудовым документом, а не просто копией․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
История внедрения
ЭТК появилась в России около пяти лет назад (с 2021 г․)․ С 1 января 2023 года начался обязательный переход на электронный формат для новых трудовых отношений, а с 1 января 2026 года завершается переходный период – после этой даты заводить новые бумажные трудовые книжки нельзя (см․ информация Банки․ру от )․
Одновременное ведение
Закон допускает одновременное ведение бумажной и электронной форм, если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки․ В этом случае кадровая служба делает записи в оба носителя․
Как оформить ЭТК?
- Работодатель регистрируеться в системе Социального фонда России (СФР) и получает доступ к личному кабинету работника․
- При приёме на работу вносится запись о приёме, переводе, увольнении непосредственно в ЭТК․
- Сотрудник может выписать справку из ЭТК через портал Госуслуг или личный кабинет СФР․
Практический алгоритм оформления новой трудовой книжки (бумажной) при утере
- Получить от сотрудника заявление об утере трудовой книжки (в свободной форме, но с указанием ФИО, даты рождения, номера СНИЛС и просьбы выдать дубликат)․
- Проверить наличие у сотрудника трудового договора, приказов о приёме/переводе/увольнении, справок о стаже․
- Заполнить новый бланк трудовой книжки нового образца:
- Титульный лист – ФИО, дата рождения, место жительства, образование, профессия․
- Раздел «Сведения о работе» – последовательно вносить записи о каждом месте работы (дата приёма, должность, основание – приказ/договор, дата увольнения, основание – приказ)․
- Раздел «Сведения о наградах» и «Сведения об образовании» – при наличии документов․
- Поставить подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации․
- Сделать отметку «Дубликат» в поле «Примечания» (по желанию, не обязательно)․
- Выдать книжку сотруднику под расписку․
- Архивировать копию заявления и всех использованных источников данных в личном деле сотрудника․
- С года в России действует трудовая книжка нового образца – обновлённый бланк с повышенной степенью защиты;
- При утере трудовой книжки работодатель обязан завести новую книжку (не просто копию), используя бланк нового образца․
- С года запрещено заводить новые бумажные трудовые книжки; после этой даты оформление ведётся исключительно в электронном виде (ЭТК), хотя сохраняется возможность ведения бумажного варианта по согласию сотрудника․
- Оформление новой трудовой книжки требует тщательной проверки исходных документов и аккуратного заполнения всех разделов, чтобы избежать споров в будущем․
Соблюдение указанных норм и рекомендаций позволит кадровой службе избежать штрафов и обеспечить правовую защиту как работника, так и работодателя в вопросах учёта трудового стажа․