С 1 января 2023 года в России вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек, предусмотренные Постановлением Правительства РФ от № 1250 и Приказом Минтруда России от № 320н. Эти изменения коснулись не только порядка ведения, но и самого внешнего вида документа. В этой статье мы подробно разберём, как выглядит новая трудовая книжка, чем она отличается от старой, какие элементы содержит и как правильно её заполнять в 2026 году.

Внешний вид новой трудовой книжки: ключевые отличия

Новая трудовая книжка — это не просто обновлённый бланк, а полноценный переработанный документ, соответствующий современным стандартам безопасности и удобства использования. Вот основные визуальные и структурные изменения:

• Цвет обложки — теперь это тёмно-синий (не бордовый, как раньше), что позволяет легко отличить новый бланк от устаревшего.
• Размер — книжка стала немного меньше: 14,8 × 21 см (формат A5), что удобнее для хранения и переноски.
• Материал обложки — прочный картон с ламинированием, устойчивый к влаге и механическим повреждениям.
• Водяные знаки и защитные элементы — на каждой странице присутствуют микротекст, голографические элементы, водяные знаки и ультрафиолетовые метки, предотвращающие подделку.
• Номер бланка — уникальный 12-значный номер, нанесённый как в текстовом виде, так и в штрих-коде (на ьном листе и на обороте).
• Логотип и надписи — на обложке крупно указано: «ТРУДОВАЯ КНИЖКА», ниже — «Российская Федерация», а внизу — логотип Гознака или другого уполномоченного производителя.

Структура новой трудовой книжки: что внутри?

Новая трудовая книжка состоит из нескольких обязательных элементов:

ьный лист

На ьном листе размещаются следующие данные:

• Наименование документа — «Трудовая книжка»
• Фамилия, имя, отчество работника (заполняется работодателем при приёме на работу)
• Дата рождения работника
• Образование (по данным паспорта или диплома)
• Специальность (если есть)
• Подпись работника (обязательно!)
• Дата заполнения
• Печать организации (если заполняется работодателем)

Важно! Если места на ьном листе не хватает для полного заполнения, информация переносится на ьный лист первого вкладыша.

Основные страницы (с 2 по 18)

Эти страницы предназначены для записи о:

• Приёме на работу (с указанием даты, должности, основания, приказа)
• Переводе на другую работу
• Увольнении (с указанием основания и номера приказа)
• Наградах, поощрениях (по желанию работодателя)
• Иных существенных изменениях (например, изменение фамилии, повышение квалификации)

Записи ведутся чёрными, синими или фиолетовыми чернилами — только разборчиво и без помарок. Исправления допускаются только по строгой процедуре: зачёркивается неверная запись, рядом пишется «исправлено», указывается дата и подпись ответственного лица с печатью.

Вкладыши

Новая трудовая книжка может комплектоваться вкладышами — отдельными бланками, пришитыми к основной книжке. Они используются, если:

• На основных страницах закончилось место для записей
• Трудовая книжка утеряна, и выдаётся дубликат
• Работник уже имеет заполненную книжку, но получает новую в связи с переходом на электронный формат

Вкладыш имеет ту же структуру, что и основная книжка, но на обложке указано: «Вкладыш к трудовой книжке» и номер основного документа.

Оборотная сторона

На обороте последней страницы размещается:

• Штрих-код с уникальным номером бланка
• Номер серии и номер бланка (дублируется)
• Название предприятия-изготовителя (Гознак или иное уполномоченное юридическое лицо)
• Дата изготовления

Кто может изготавливать новые трудовые книжки?

Раньше только Гознак имел монополию на выпуск трудовых книжек. С 2024 года любое юридическое лицо, соответствующее требованиям Минтруда РФ (наличие лицензии, сертификация безопасности, контроль качества), может изготавливать бланки нового образца. Это способствует снижению стоимости и увеличению доступности документа.

Бумажная трудовая книжка в 2026 году: актуально ли её использовать?

Несмотря на активное развитие электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажные экземпляры до сих пор остаются в обороте. Это связано с:

• Наличием работников, которые не подали заявление на переход на ЭТК
• Организациями, не подлежащими обязательному переходу (например, ИП без сотрудников)
• Необходимостью ведения дубликатов при утере старой книжки

Важно! С 2026 года работодатели обязаны вести оба формата: если работник не отказался от бумажной книжки, она продолжает использоваться. При этом все новые записи (приём, увольнение, перевод) вносятся одновременно и в бумажную, и в электронную форму.

Как оформить новую трудовую книжку взамен утерянной?

Если трудовая книжка утеряна, работодатель обязан выдать дубликат на основе архивных данных. Новый дубликат оформляется на бланке нового образца и содержит:

• Надпись: «Дубликат трудовой книжки»
• Указание на то, что книжка выдана взамен утерянной
• Все записи, подтверждённые документами (приказы, справки, архивы)
• Печать организации и подпись ответственного лица

Работник должен подать заявление об утрате, после чего работодатель в течение 15 дней выдаёт дубликат.

Образцы заполнения и где их найти

Для удобства работодателей и кадровых служб Минтруд и КонсультантПлюс публикуют официальные образцы заполнения:

• КонсультантПлюс, шаблоны для приёма, увольнения, изменения ФИО
• Гознак — образцы бланков и инструкции по безопасности
• Роструд — методические рекомендации по ведению

Скачать образцы можно бесплатно — они оформлены в формате PDF и Word, с комментариями экспертов.

Что дальше? Электронные трудовые книжки и будущее

С 2024 года переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал обязательным для всех работодателей, за исключением ИП без сотрудников. Это означает:

• Все записи о трудовой деятельности автоматически передаются в Пенсионный фонд РФ
• Работник может получить доступ к своей трудовой истории через портал Госуслуги
• Бумажная книжка остаётся как архивный документ, но новые записи в неё вносятся только по желанию работника

Таким образом, новая трудовая книжка — это не просто обновлённый бланк, а переходный элемент между бумажной и цифровой эпохой кадрового учёта. В 2026 году она остаётся актуальной, но её роль постепенно сокращается в пользу электронных записей.

1. Новая трудовая книжка — это защищённый, компактный, синий бланк с уникальным номером и защитными элементами.
2. Она содержит ьный лист, основные страницы и может комплектоваться вкладышами.
3. Изготовлять её могут не только Гознак, но и другие уполномоченные организации.
4. В 2026 году бумажные книжки ещё используются, но только в паре с электронными.
5. При утрате выдаётся дубликат на новом бланке, старые формы больше не действительны.

Если вы работаете в кадровой службе, обязательно обновите бланки, обучите сотрудников новым правилам и переходите на электронный документооборот. Это не просто требование закона — это шаг к более прозрачной, безопасной и удобной системе учёта трудового стажа.