С 1 января 2023 года в России вводятся новые бланки трудовой книжки и вкладыши к ним. Однако это не означает‚ что старые бланки автоматически утратили законную силу. В этой статье мы разберём‚ как работают старые и новые формы‚ какие нюансы стоит учитывать при переходе‚ и какие правила применяются к документам‚ оставшимся в организации.
Исторический контекст
Трудовая книжка – один из самых важных документов в трудовых отношениях. С 1970 года она использовалась в виде бумажного носителя‚ а с 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК); Тем не менее бумажные версии продолжают применяться‚ поскольку не все работодатели и работники готовы к полной цифровизации.
Законодательная база
- Постановление Правительства РФ от 27 декабря 2022 г. № 1620 «Об утверждении правил оформления трудовой книжки нового образца».
- Постановление Правительства РФ от 27 декабря 2022 г. № 1621 «Об утверждении правил оформления вкладыша к трудовой книжке нового образца».
- Постановление Правительства РФ от 27 декабря 2022 г. № 1622 «Об утверждении правил использования трудовой книжки нового образца».
- Постановление Правительства РФ от 27 декабря 2022 г. № 1623 «Об утверждении правил хранения и учета трудовых книжек нового образца».
Эти постановления вступили в силу 1 января 2023 года. Они не отменяют действительность старых бланков‚ а лишь вводят новый формат‚ который может быть использован в дополнение к существующему.
Ключевые моменты
- Старые бланки остаются действительными и могут использоваться до тех пор‚ пока работник не получит новый образец.
- Работодатель может выбрать использовать старый или новый бланк‚ но при этом должен соблюдать требования к оформлению и хранению.
- Если работник получает новый образец‚ старый бланк не должен быть уничтожен‚ а может быть использован как дополнительный документ.
- При переходе на новый формат работник имеет право на полный переход без потери данных‚ за исключением случаев‚ когда старый бланк не соответствует требованиям нового образца.
Отличия старого и нового бланков
| Параметр | Старый бланк | Новый бланк |
|---|---|---|
| Размер | 210 × 297 мм (A4) | 210 × 297 мм (A4) |
| Формат страницы | Традиционный‚ без полей для электронных данных | Традиционный‚ но с полями для вкладыша и QR‑кода |
| Вкладка | Отсутствует | Вкладыш с данными о работнике и работодателе |
| QR‑код | Не предусмотрен | Встроен для быстрого доступа к данным в системе ЭТК |
| Требования к печати | Классический шрифт‚ без специальных полей | Требуется печать в соответствии с ГОСТом‚ включая QR‑код |
Как использовать старые бланки в организации
- Проверка актуальности – убедитесь‚ что старый бланк соответствует требованиям Федерального закона «О труде» и не содержит ошибок.
- Переход на новый образец – если работник получает новый бланк‚ старый может быть использован как дополнительный документ‚ но не должен заменять новый.
- Хранение – старые бланки должны храниться в соответствии с требованиями к трудовым документам: в закрытых ящиках‚ защищенных от влаги и прямого света.
- Обучение персонала – сотрудники‚ отвечающие за ведение трудовых книжек‚ должны знать отличия и правила оформления.
- Документальное подтверждение перехода – при переходе на новый бланк необходимо оформить акт о передаче и принять новый документ.
Практические советы
- Если в организации осталось много старых бланков‚ можно использовать их в качестве вспомогательных записей‚ пока не будет полностью внедрен новый формат.
- При работе с электронными трудовыми книжками (ЭТК) убедитесь‚ что QR‑код на новом бланке корректно сканируется.
- В случае‚ если работник не получил новый бланк‚ но его старый уже не соответствует требованиям‚ работодателю следует выдать новый и оформить соответствующий акт.
- Не забывайте о сроках хранения – трудовые книжки должны храниться не менее 10 лет после увольнения работника.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать старый бланк‚ если в компании уже есть новый?
- Да‚ старый бланк может использоваться как дополнительный документ‚ но он не заменяет новый. Работодатель должен следить за тем‚ чтобы на новом бланке были отражены все данные.
- Что делать‚ если старый бланк повреждён?
- В таком случае работодатель обязан выдать новый бланк и оформить акт о передаче. Повреждённый бланк должен быть уничтожен в соответствии с правилами.
- Можно ли хранить старый бланк в электронном виде?
- Трудовые книжки в бумажном виде нельзя хранить в электронном виде. Однако можно сканировать страницы для внутреннего учета‚ но оригинал должен оставаться в бумажном виде.
- Какой срок действия старого бланка?
- Срок действия старого бланка не ограничен‚ но он считается действительным до тех пор‚ пока работник не получит новый образец.
Если у вас возникли дополнительные вопросы‚ обратитесь к Министерству труда РФ или к специалисту по трудовому праву.