В 2026 году в России действует новая редакция формы трудовой книжки, а также требования к её оформлению, ведению и хранению. Правильное использование действительных бланков – обязательный условие для юридически корректного оформления трудовых отношений. В этой статье подробно разберём, какие формы являются действительными, как их правильно заполнять и где их можно получить.
Какие бланки считаются действительными?
Согласно Постановлению Правительства РФ № 535 от (с изменениями 2023‑2026 гг.) действующими являются:
- Трудовая книжка нового образца, утверждённая Федеральной службой по труду и занятости (Роструд).
- Вкладыши к трудовым книжкам, которые вводятся, когда в основной книге закончились графы.
- Образцы заполнения книги учёта движения трудовых книжек и приходно‑расходной книги по бланкам.
Все остальные формы (старый образец, «старый» шаблон 2000‑х годов) не считаются действительными после года, если они не заменены на новый образец.
Новый бланк трудовой книжки (2023‑2026)
С 2023 года в стране выпускаются новые бланки, печатаемые Гознаком. Они отличаются:
- Упрощённым ьным листом.
- Дополнительными полями для указания сведений о работодателе и месте работы.
- Обновлёнными разделами для записи о профессиональном росте и квалификации.
Образцы заполнения нового бланка доступны в SPOK.BY и на портале КонсультантПлюс.
Где скачать официальные бланки и образцы
Ниже перечислены основные источники, где можно бесплатно получить актуальные формы:
- КонсультантПлюс – официальные образцы заполнения (2026‑год).
- SPOK.BY – подробные инструкции и образцы заполнения книги учёта движения.
- Моё дело – пустые формы в Word и PDF, готовые к скачиванию.
- nalog-nalog.ru – официальный журнал учёта трудовых книжек.
Для удобства пользователей часто предоставляются готовые шаблоны в форматах Word и PDF. Пример:
[Ссылка] https://mybiz.ru/blank/trudovaya-kitabka/2026.docx
Как правильно оформить книгу учёта движения трудовых книжек
Книга учёта движения – обязательный документ для всех работодателей, который фиксирует:
- Номера и даты выдачи бланков.
- Серийные номера вкладышей;
- Сведения о уничтожении испорченных экземпляров.
Образец заполнения книги учёта движения (редакция 1 от ) можно скачать здесь. В нём указаны все необходимые поля и примеры записи.
Пример заполнения первой страницы
ьный лист:
- Наименование организации.
- ИНН/КПП.
- Адрес юридического адреса.
- «Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей».
- Номер книги и дата начала ведения.
Страница 1 – Сведения о работодателе (пример):
Наименование организации: ООО «Пример» ИНН: 1234567890 КПП: 123456789 Юридический адрес: ул. Примерная, д. 1, г. Москва, 123456 Электронная почта: info@example.ru
Как оформить вкладыш в трудовые книжки
Вкладыш используется, когда в основной книге закончились графы. Он имеет такие особенности:
- Вкладыш оформляется только в случае, если в книге нет свободных полей.
- Сам по себе вкладыш без основной трудовой книжки не действителен.
- В него вносятся те же сведения, что и в основной книге (приём, увольнение, перевод и т.д.).
Образец заполнения вкладыша (2026‑год) доступен здесь. В нём указаны поля:
- Номер вкладыша.
- Дата выдачи.
- Сведения о работодателе.
- Запись о приёме/увольнении.
Как вести журнал учёта трудовых книжек
Журнал учёта – отдельный документ, в котором фиксируются все операции с бланками. Форма журнала утверждена постановлением Минтруда России от № 69.
Скачать актуальный бланк журнала можно здесь. В нём предусмотрены строки:
- Номер записи.
- Дата выдачи/получения.
- Серийный номер бланка.
- Сведения о вкладыше.
- Примечания (например, «испорчен», «утерян»).
Частые ошибки и как их избежать
Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, обратите внимание на следующие детали:
- Не используйте старый образец (до 2004 г.) – он считается недействительным.
- Заполняйте все графы полностью, иначе запись может быть признана недействительной.
- Сохраняйте копии всех выданных бланков и вкладышей в архиве организации.
- Регулярно обновляйте форму журнала – смена редакции (например, с 2025 на 2026 год) требует перехода на новый шаблон.
- При уничтожении испорченных бланков оформляйте акт, который фиксирует дату, причину и номер уничтожения.
Полезные ссылки и ресурсы
Для быстрого доступа к актуальной документации рекомендуем добавить в закладки следующие ресурсы:
- КонсультантПлюс – официальные образцы и инструкции.
- SPOK.BY – подробные гайды по заполнению.
- Моё дело – бесплатные шаблоны в Word и PDF.
- Налоговый портал – журнал учёта и формы.
Регулярное обновление знаний о требованиях к действительным бланкам трудовых книжек поможет избежать штрафов и упростить работу с персоналом.
Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год.