Обновлено: 21 мая 2026 года
Важно! С 1 сентября 2021 года вступили в силу новые правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда России № 320н от .
Эти правила полностью заменяют предыдущую инструкцию и действуют по состоянию на 2026 год.
Что изменилось в правилах заполнения трудовых книжек?
Согласно новым нормам, утвержденным Приказом Минтруда № 320н, были внесены существенные изменения в порядок ведения и заполнения трудовых книжек. Основные нововведения включают:
- Изменение формы трудовой книжки — новая форма имеет большее количество разворотов в разделе «Сведения о работе» (14 разворотов вместо прежних);
- Отмена обязательности бумажных трудовых книжек для новых сотрудников — с 2020 года для впервые трудоустраивающихся граждан трудовые книжки в бумажном виде не заводятся;
- Расширение возможностей электронного формата — с 2021 года трудовые книжки могут вестись как в бумажном, так и в электронном виде;
- Новые требования к печати — на лицевой стороне новой формы печать работодателя проставляется только при ее наличии (ранее была обязательной);
- Уточнение порядка внесения исправлений — изменения и дополнения в трудовые книжки должны оформляться в строгом соответствии с установленными правилами.
Когда применяются новые правила?
Новые правила ведения и заполнения трудовых книжек начали действовать:
- С 1 сентября 2021 года — вступили в силу Приказ Минтруда № 320н и новые правила;
- С 1 января 2023 года — введены в действие трудовые книжки нового образца (только при утере или порче старой книжки);
- Для вновь трудоустраивающихся, с 2020 года трудовые книжки в бумажном виде не заводятся (Федеральный закон № 439-ФЗ от ).
Как правильно заполнить трудовую книжку по новым правилам?
Заполнение титульного листа
Титульный лист должен содержать следующие сведения о работнике:
- Фамилия, имя, отчество (полностью);
- Дата рождения;
- Образование;
- Профессия или специальность (на основании документов об образовании или квалификации);
- Дата заполнения.
Примечание: Если трудовая книжка выдается в виде дубликата или вкладыша, титульный лист заполняется заново.
Заполнение раздела «Сведения о работе»
Этот раздел является основным и должен содержать:
- Порядковый номер записи;
- Дата приема на работу;
- Наименование должности (профессии), структурного подразделения;
- Основание для приема на работу (приказ, распоряжение);
- Сведения о переводах, увольнениях, изменениях условий труда;
- Основания для таких изменений (приказы, соглашения).
Важно! В графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 — дата события.
В графе 3 подробно описывается событие (например, «Принят на должность менеджера отдела продаж»).
В графе 4 указывается документ-основание (например, «Приказ № 15 от «).
Заполнение раздела «Сведения о награждении»
В этот раздел вносятся:
- Наименование награды;
- Документ, на основании которого она присвоена;
- Дата присвоения;
- Наименование органа, присвоившего награду.
Особенности заполнения электронных трудовых книжек
Электронная трудовая книжка должна содержать:
- Все сведения о трудовой деятельности работника;
- Информацию о переводах, награждениях, изменениях условий труда;
- Ссылки на электронные документы-основания (приказы, соглашения);
- Возможность внесения исправлений с сохранением истории изменений.
Электронные трудовые книжки ведутся в государственной информационной системе (ГИС) и доступны работодателю и работнику.
Что делать со старыми бланками трудовых книжек?
Старые бланки трудовых книжек продолжают действовать до их полного использования. Однако:
- При утере или порче старой книжки заводится новая форма;
- В новой форме указываются все предыдущие записи, заверенные подписью и печатью;
- Старые записи не переносятся механически — они подтверждаются документально.
Важно! Если в старой трудовой книжке есть ошибки, они исправляются в соответствии с новыми правилами.
Не допускается зачеркивание, подчистка или использование корректора!
Типичные ошибки при заполнении трудовых книжек и как их избежать
Наиболее распространенные ошибки:
- Отсутствие дат — все записи должны содержать точные даты;
- Неполные формулировки — например, «Принят на работу» вместо «Принят на должность менеджера отдела продаж»;
- Отсутствие оснований — в графе 4 должна быть ссылка на приказ или другой документ;
- Исправления без соблюдения правил — нельзя зачеркивать записи, необходимо оформлять дубликат или вносить изменения в установленном порядке;
- Неправильное указание профессии, профессия должна соответствовать документам об образовании.
Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек
Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек может повлечь:
- Административную ответственность для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Материальную ответственность работодателя за неправильное оформление записей;
- Проблемы при назначении пенсий и пособий из-за неверно оформленных записей;
- Трудности при трудоустройстве — неправильно оформленная трудовая книжка может стать причиной отказа в приеме на работу.
Образцы правильного заполнения трудовых книжек
Примеры корректных записей:
Пример 1. Прием на работу
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 1 | Принят на должность менеджера отдела продаж | Приказ № 15 от |
Пример 2. Перевод на другую должность
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 2 | Переведен на должность начальника отдела продаж | Приказ № 20 от |
Пример 3. Увольнение
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 3 | Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ | Приказ № 25 от |
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли менять старые трудовые книжки на новые формы?
Ответ: Нет, менять старые трудовые книжки на новые формы не нужно.
Новые формы применяются только при утере, порче старой книжки или при первом трудоустройстве.
Как исправить ошибку в трудовой книжке?
Ответ: Ошибки исправляются путем:
- Оформления дубликата трудовой книжки;
- Внесения правильной записи с указанием основания (например, «Исправленному верить. Основание: дубликат трудовой книжки № ХХ от ХХ.ХХ;ХХХХ»);
- Заверения исправления подписью и печатью работодателя.
Не допускается зачеркивание, подчистка или использование корректора!
Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде?
Ответ: Да, с 2021 года трудовые книжки могут вестись как в бумажном, так и в электронном виде.
Электронная трудовая книжка ведется в государственной информационной системе и доступна работодателю и работнику.
Что делать, если работник отказывается от бумажной трудовой книжки?
Ответ: Если работник впервые трудоустраивается, его трудовая книжка в бумажном виде не заводится.
Все сведения о трудовой деятельности фиксируются в электронной трудовой книжке.
Новые правила ведения и заполнения трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда № 320н, направлены на повышение точности и прозрачности учета трудовой деятельности;
Соблюдение этих правил поможет избежать ошибок, которые могут привести к серьезным последствиям для работодателя и работника.
Помните:
- Все записи должны быть точными и заверенными;
- Исправления оформляются в установленном порядке;
- Электронные трудовые книжки равноценны бумажным;
- Старые бланки трудовых книжек продолжают действовать до их полного использования.
Важно! Если у вас возникли сомнения в правильности заполнения трудовой книжки, обратитесь к специалисту или используйте образцы из официальных источников.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете правильно заполнить трудовую книжку и избежать ошибок, которые могут повлиять на права работника и репутацию работодателя.