Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовой стаж работника. С 1 сентября 2023 г. в России вступили в силу новые правила ведения и хранения трудовых книжек. В этой статье мы разберём‚ что изменилось‚ как правильно вести картотеку‚ какие документы нужны работодателю и какие обязанности возлагаются на работника.
Что такое картотека трудовых книжек?
Картотека – это систематизированный архив‚ в котором хранятся оригиналы трудовых книжек‚ бланки‚ вкладыши и сопутствующие документы. Она обеспечивает:
- Надёжность хранения
- Контроль за целостностью и достоверностью данных
- Удобство доступа при проверках и аудиторских инспекциях
- Соблюдение требований законодательства о хранении трудовой документации
Формат новых трудовых книжек
Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н утверждает новую форму трудовой книжки и порядок её ведения. Основные изменения:
- Новый дизайн: более компактный формат‚ улучшенные шрифты и логотипы.
- Обязательное наличие вкладышей для каждой смены работы.
- Включение электронных подписей в некоторых случаях (для работодателей‚ использующих электронный документооборот).
- Уточнённые правила оформления записей о приёме‚ увольнении‚ переводе и т.д.
Новые трудовые книжки заменяют старый образец‚ в т.ч. «трудовые книжки колхозника» в республике Крым и других регионах.
Кто отвечает за картотеку?
- Работодатель – главный ответственный за правильное ведение картотеки: хранение‚ обновление‚ предоставление копий.
- Сотрудник – обязан предоставить оригинал трудовой книжки при приёме на работу и своевременно обновлять сведения.
- Контролирующие органы (например‚ инспекция труда) – могут проверять картотеку в ходе аудита.
Обязанности работодателя
- Вести картотеку трудовых книжек на бумажном носителе (стандартный регистр).
- Проверять‚ что бланки и вкладыши печатаются только компанией Гознак (производитель официальных форм).
- Соблюдать порядок хранения: защищённый от огня‚ влаги‚ доступа посторонних.
- Обновлять данные в трудовой книжке в течение 10 рабочих дней с момента изменения статуса сотрудника.
- Предоставлять копии трудовой книжки по запросу сотрудника в течение 3 рабочих дней.
Обязанности сотрудника
- При приёме на работу предоставить оригинал трудовой книжки и подписать заявление о предоставлении сведений.
- Сохранять оригинал в надёжном месте и сообщать работодателю о любых потерях или повреждениях.
- При увольнении убедиться‚ что все записи о стаже и начислениях внесены корректно.
Как правильно вести картотеку?
Ниже приведён пошаговый алгоритм ведения картотеки в соответствии с последними нормативами.
- Создание регистров – отдельный лист для каждой трудовой книжки‚ содержащий:
- ФИО сотрудника
- Дата рождения
- Номер и дата выдачи трудовой книжки
- Период работы в компании
- Контактные данные
- Систематизация записей – каждая запись о приёме‚ переводе‚ увольнении фиксируется в регистре с указанием даты и подписи ответственного лица.
- Контроль за копиями – каждая копия трудовой книжки хранится в отдельном ящике с датой и номером копии.
- Периодический аудит – раз в год проводится внутренний аудит картотеки‚ проверяется соответствие данных и наличие всех необходимых документов.
- Обновление данных – при изменении статуса сотрудника (например‚ перевод в другую должность) в течение 10 дней обновляется запись в трудовой книжке и картотеке.
Что делать при изменении законодательства?
С 1 сентября 2023 г. изменились правила ведения трудовых книжек. До 30 июня 2020 г. работодатели обязаны уведомить каждого работника об изменениях. Важно:
- Проверить‚ что бланки и вкладыши соответствуют новому образцу.
- Обновить картотеку‚ указав дату перехода на новый формат.
- Уведомить сотрудников о правовых изменениях через внутренний портал или письма.
Как получить бланки и вкладыши нового образца?
Бланки и вкладыши бумажных трудовых книжек‚ которые ещё ведут работодатели‚ можно получить только у компании Гознак. Проект постановления о выпуске новых форм уже утверждён‚ а проект приказа об утверждении формы и порядка ведения трудовых книжек проходит общественное слушание.
Для получения бланков необходимо:
- Подать заявку в Гознак с указанием количества и типа документов.
- Уплатить соответствующую пошлину.
- Получить бланки в течение 5–10 рабочих дней.
Как действовать при проверке?
При проверке картотеки инспекцией труда:
- Предоставьте копии всех трудовых книжек и сопутствующих документов.
- Обеспечьте доступ к оригиналам‚ если это требуется.
- Покажите‚ что соблюдаете сроки обновления и храните документы в соответствии с требованиями.
Ведение картотеки трудовых книжек – это не просто формальность‚ а важный элемент управления персоналом. Соблюдение новых правил поможет избежать штрафов‚ повысит доверие сотрудников и упростит работу с контролирующими органами.
- Проверьте‚ что у вас есть бланки нового образца.
- Обновите картотеку в соответствии с новым форматом.
- Обучите персонал правилам ведения и хранения трудовых книжек.
- Проводите регулярные аудиты.
Следуя этим рекомендациям‚ вы обеспечите надёжность и законность работы с трудовой документацией.