Трудовая книжка, главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Часто для получения кредита, оформления визы или социальных выплат требуются её копии. Однако с 2024-2026 годов требования к заверению документов существенно изменились. В этой статье мы подробно разберем новые правила заверения трудовых книжек, актуальные требования ГОСТов и нововведения законодательства, чтобы защитить вашу компанию от штрафов, а сотрудников — от отказа в инстанциях.

Нормативная база: чем руководствоваться?

При заверении копий трудовых книжек работодатели обязаны опираться на следующие нормативные акты:

• Приказ Минтруда РФ от № 320н, именно он сейчас регулирует правила ведения и заполнения трудовых книжек, придя на смену устаревшей Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от № 69.
• Постановление Правительства РФ от № 225 — регулирует общие правила ведения и хранения трудовых книжек (хотя в будущем ожидается издание нового приказа Минтруда, который полностью заменит данный документ, на сегодняшний день он сохраняет свою силу).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 — Национальный стандарт, устанавливающий требования к оформлению документов. Именно он диктует, как должна выглядеть заверительная надпись.

Главные изменения и новые требования

Одним из самых значимых изменений стало ужесточение требований к заверению копий, предназначенных для предоставления в сторонние организации (банки, фонды, консульства и т.д.).

Обязательное указание места хранения оригинала

Согласно актуальным требованиям ГОСТ, если копия документа выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии в обязательном порядке дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена эта копия. Если копия нужна для внутреннего использования (например, для отдела кадров самой компании), указывать место хранения подлинника не обязательно.

Возврат к обязательной печати

С 1 августа 2024 года вступило в силу важное правило: копии, оформляемые для внешнего пользования, должны быть заверены именно печатью организации. Это нововведение закрыло лазейку, которой пользовались некоторые компании, работающие без печати. Теперь для внешних инстанций наличие оттиска печати на копии трудовой книжки строго обязательно.

Соответствие оригиналу на дату заверения

Важно помнить юридический нюанс: заверенная работодателем копия трудовой книжки соответствует оригиналу этого документа именно на дату её заверения. Если после снятия копии в оригинал были внесены новые записи (например, о переводе или повышении), ранее выданная копия автоматически становится неактуальной.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С развитием электронного кадрового документооборота работники все чаще получают выписки из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р) через портал Госуслуг. Такие документы заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и имеют полную юридическую силу. Однако многие банки и госорганы по-прежнему требуют именно бумажную копию, заверенную работодателем «живой» подписью и печатью.

Как правильно заверить копию: пошаговая инструкция

Чтобы документ имел юридическую силу и был принят любой инстанцией, необходимо строго соблюдать алгоритм заверения:

1. Сделайте качественные копии всех заполненных страниц трудовой книжки (разворотов). Копировать пустые страницы не нужно.
2. Пронумеруйте листы (если копия состоит из нескольких страниц) и прошейте их. На месте прошивки наклейте бумажную наклейку с подписью заверителя.
3. Поставьте заверительную надпись на каждом листе (или на последнем листе прошитого документа).
4. Поставьте печать организации (обязательно для внешнего предоставления).

Образец заверительной надписи в 2026 году

Исходя из действующих правил, заверительная надпись должна содержать слово «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой, дату заверения, а также отметку о месте хранения подлинника.

Пример правильной записи для внешней организации:

Верно
Инспектор отдела кадров Подпись А.А. Иванова
Дата
Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле № 29 за 2024 год.

После этой записи обязательно ставится оттиск печати ООО «Перспектива».

Ответственность и частые ошибки

Нарушение правил заверения может привести к тому, что банк откажет в кредите, а соцорганы, в выплате пособий. Для работодателя это чревато жалобами со стороны сотрудников и возможными штрафными санкциями со стороны трудовой инспекции, если нарушение носит систематический характер.

Чего делать нельзя:

• Заверять копию без указания даты.
• Забывать добавить фразу о месте хранения оригинала (если документ предназначен для внешней организации).
• Выдавать копию для внешнего пользования без печати организации.
• Заверять документ лицом, не имеющим на это полномочий (право заверения должно быть закреплено в должностной инструкции или доверенности).

Правила заверения трудовых книжек претерпели значительные изменения, став более строгими в части предоставления документов в сторонние организации. Ключевые требования 2026 года — это обязательное наличие печати и указание места хранения оригинала. Кадровым специалистам следует внимательно следить за обновлениями ГОСТов и приказов Минтруда, чтобы гарантировать безупречное оформление документов и соблюдение трудового законодательства РФ.