Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. С 1 января 2023 года вступили в силу новые требования к её оформлению, ведению и хранению, утверждённые Приказом Минтруда России от  № 320н и Постановлением Правительства РФ от  № 1250. Ниже представлен подробный регламент, который поможет работодателям и кадровым специалистам правильно заполнять бумажные трудовые книжки и избегать типичных ошибок.

Нормативная база

• Приказ Минтруда России № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрирован в Минюсте  № 63748).
• Постановление Правительства РФ № 1250 от «О введении в действие новых форм трудовых книжек».
• ФЗ‑4 «О трудовой книжке» (с учётом поправок, действующих на 05.2026).
• Методические рекомендации Контур.Экстерн, КонсультантПлюс, Такском и др.

Кто обязан вести трудовые книжки?

Согласно пункту 39 Порядка 320н, любой работодатель, принимающий на работу физическое лицо, обязан:

• завести трудовую книжку в бумажном или электронном виде;
• обеспечить её правильное заполнение и хранение;
• нести ответственность за достоверность внесённых сведений.

Ответственность за оформление и заполнение лежит на работодателе (как указано в материалах Яндекс Кью и Контур);

Изменения в бланке трудовой книжки с

Новый бланк утверждён Приказом Минтруда № 320н. Основные изменения:

1. Обновлённый перечень обязательных полей в разделе «Сведения о работнике»:
• Фамилия;_______________
• Имя;_______________
• Отчество (при наличии);_______________
• Дата рождения (число, месяц, год);_______________
• Образование;_______________
• Профессия, специальность;_______________
• Дата заполнения;_______________
• Дата заполнения (число, месяц, год);_______________
• Подпись владельца книжки;_______________
• Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек;_______________
• М. П. (при наличии);_______________
2. Добавлен отдельный блок для отметки о выдаче дубликата и внесения изменений.
3. Уточнён порядок проставления печати организации (М. П.) – ставится только при наличии у работодателя права использовать печать.
4. Изменён формат даты: теперь обязательно указывать день, месяц и год прописью или цифрами (например, 05 мая 2026 г.).

Порядок заполнения при различных кадровых событиях

Приём на работу

• В разделе «Сведения о работнике» заполняются личные данные (ФИО, дата рождения, образование, профессия).
• В трудовой части делается запись о приёме:
• № п/п (порядковый номер записи);
• Дата приёма (число, месяц, год);
• Наименование организации, её структурное подразделение;
• Должность, профессия, специальность;
• Вид трудового договора (срочный/бессрочный);
• Подпись работника и ответственного лица (кадровика, бухгалтера);
• М. П. организации (при наличии).

Перевод на другую должность (внутри организации)

• Запись делается в трудовой части:
• № п/п;
• Дата перевода;
• Наименование организации (не меняется);
• Прежняя должность → новая должность;
• Основание перевода (приказ № …, дата);
• Подписи сторон и М. П.

Увольнение

• Запись об увольнении включает:
• № п/п;
• Дата увольнения;
• Наименование организации;
• Должность, которую занимал работник;
• Основание увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.п.);
• Номер и дата приказа об увольнении;
• Подпись работника и ответственного лица;
• М. П.

Внесение изменений и исправление ошибок

Согласно пункту 5 Приказа № 320н:

• Ошибки исправляются путём зачёркивания неправильной записи одной тонкой линией, сверху пишется правильная информация, рядом ставится исправляющая подпись лица, внесшего исправление, и дата исправления.
• Все исправления должны быть заверены М. П. организации (если она используется).
• Запрещено использовать корректирующие жидкости, скотч или стирать запись.

Хранение и учёт трудовых книжек

• Трудовые книжки хранятся в отдельном шкафу или сейфе, обеспечивающем защиту от повреждения, утраты и несанкционированного доступа.
• Ведётся журнал учёта бланков трудовых книжек и вкладышей (пункт 39 Порядка 320н). В журнале фиксируются:
• Номер бланка;
• Дата получения;
• ФИO работника, которому выдан бланк;
• Дата выдачи;
• Подпись получателя.
• Срок хранения трудовых книжек – 50 лет после последней записи (в соответствии с трудовым законодательством).
• При переходе на электронные трудовые книжки бумажные экземпляры, выданные до , продолжают действовать и обмену на новые не подлежат (пункт 3 Постановления № 1250).

Ответственность за нарушение регламента

Нарушение порядка заполнения, хранения или учёта трудовых книжек может повлечь:

• административные штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение правил ведения трудовых книжек);
• дисциплинарную ответственность должностных лиц;
• возможные трудовые споры с работниками из‑за недостоверных сведений в книжке.

Практические рекомендации для кадровой службы

1. Ежегодно проводить инструктаж сотрудников, ответственных за ведение трудовых книжек, с акцентом на изменения 2023 года.
2. Использовать образцы заполнения, размещённые в системе «КонсультантПлюс» и «Контур.Экстерн», для сверки записей.
3. Вести электронный журнал учёта бланков (можно в Excel или специализированной кадровой системе) для быстрого поиска и контроля.
4. При приёме на работу сразу проверять наличие всех обязательных полей в бланке; отсутствие любого из них считается нарушением.
5. Хранить шаблоны приказов о приёме, переводе и увольнении в едином шаблонном хранилище, чтобы обеспечить единообразие формулировок.
6. Регулярно (не реже одного раза в квартал) проводить внутренний аудит заполненных трудовых книжек на предмет корректности и наличия исправлений.

Регламент заполнения трудовых книжек, введённый с 1 января 2023 года, направлен на повышение прозрачности и достоверности трудовых записей. Соблюдение установленных норм не только защищает работодателя от административных рисков, но и обеспечивает работникам надёжное подтверждение их трудового стажа. Рекомендуется постоянно отслеживать обновления нормативных актов и своевременно адаптировать внутренние процедуры под новые требования.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (КонсультантПлюс, Контур.Экстерн, Такском, Яндекс Кью) и актуальна на .