С 1 января 2023 года в России действует новый образец трудовой книжки, утверждённый приказом Минтруда РФ № 320н от . С тех пор в случае заполнения одного из разделов («Сведения о работе» или «Сведения о награждении») работодатели могут не только использовать традиционный вкладыш, но и полностью заменить старую книжку новой. В 2026 году эта практика стала обычным делом, а правила её применения уточнены в ряде нормативных актов.

Почему появился новый образец трудовой книжки?

• Увеличение объёма информации. В новой книжке 14 разворотов для раздела «Сведения о работе» и 7 разворотов для раздела «Сведения о награждении».
• Упрощение документооборота. Вместо множества отдельных вкладышей теперь достаточно одного цельного документа.
• Повышение надёжности. Книжка нового образца изготавливается на более прочной бумаге и имеет защитные элементы (водяные знаки, микропечать).

Что такое «вкладыш» и как он выглядит?

Вкладыш – отдельный бланк, который вшивается в трудовую книжку, когда один из её разделов полностью заполнен. По новому стандарту (приложение 1 к приказу Минтруда 320н) у вкладыша:

• 36 внутренних страниц;
• 12 разворотов «Сведения о работе»;
• 5 разворотов «Сведения о награждении».

Вкладыш может использоваться как в старой, так и в новой трудовой книжке.

Когда вместо вкладыша следует выдавать новую трудовую книжку?

1. Полное заполнение любого раздела (все 14 разворотов «Сведения о работе» или все 7 разворотов «Сведения о награждении») и необходимость дальнейшего внесения записей.
2. Потеря или повреждение старой книжки. По приказу Минфина РФ от  № 117н в таком случае работнику выдают новую книжку нового образца.
3. Перевод на новую форму по инициативе работодателя. Некоторые организации переводят всех сотрудников на новый образец в рамках цифровизации кадрового делопроизводства.
4. Смена формы учета. Если в организации планируется переход к электронному учёту, но часть сотрудников всё ещё нуждается в бумажных записях, часто проще выдать новую книжку, чем вести несколько вкладышей.

Как оформить новую трудовую книжку?

Процедура полностью аналогична выдаче обычной книжки, но с учётом новых требований:

• Заказ бланков. Работодатель покупает новые бланки только у официальных поставщиков (Госиздат, Гознак) – это обязательное требование КонсультантПлюс.
• Подписание. Книжка подписывается руководителем организации и печатается печатью.
• Заполнение первой страницы. Указываются ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта, дата выдачи книги.
• Перенос данных из старой книжки. При замене старой книги на новую в неё копируются все записи из заполненных разделов (при этом оригиналы остаются в архиве отдела кадров).
• Регистрация в кадровом учёте. В системе кадрового учёта (1С:Зарплата и Управление персоналом, SAP HR и др.) вносится информация о новой книжке: номер, дата выдачи, причина замены.

Как правильно заполнять новые страницы «Сведения о работе»

Заполнение производится в строгом соответствии с пунктом 2.1 приказа Минтруда 320н. Пример записи:

Дата начала работы: 
Дата окончания работы: 
Наименование организации: ООО «Пример»
ОКПО: 12345678
Должность (полное наименование): Инженер‑технолог
Сокращённое наименование должности: Инж‑тех
Ставка (в % от полной ставки): 100%
Основание для приёма на работу: Трудовой договор № 45 от 
Подпись работодателя: __________________
ФИО (полностью) и должность лица, заполняющего запись: Иванов И.И., начальник отдела кадров

Ответственность работодателя

Согласно ст. 64 Трудового кодекса РФ и приказу Минтруда 320н, работодатель обязан:

• Обеспечить наличие достаточного количества новых бланков и вкладышей.
• Своевременно вносить изменения в трудовую книжку (не позднее 5 рабочих дней после события).
• Хранить оригиналы записей (в т.ч. из старой книжки) в архиве не менее 5 лет.
• Не использовать поддельные или несертифицированные бланки – за это предусмотрена административная ответственность.

Практические рекомендации для отдела кадров

1. Планируйте запас. На каждый 100 сотрудников храните минимум 10 новых книжек и 20 вкладышей.
2. Ведите реестр. В электронном виде фиксируйте номер книжки, дату выдачи, причину замены (вкладыш, потеря, повреждение).
3. Обучайте персонал. Проводите инструктажи по правильному заполнению записей – ошибки вносятся в трудовую книжку только в исключительных случаях.
4. Контролируйте сроки. Приём на работу, увольнение, перевод, награждение – все события фиксируются без задержек.
5. Проверяйте качество бланков. При получении новых книжек проверяйте наличие защитных элементов (водяные знаки, микропечать).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать старый вкладыш в новой трудовой книжке?

Да. По пункту 3.3 приказа Минтруда 320н вкладыш нового образца может быть вшит в любую трудовую книжку, независимо от её старого или нового формата.

Сколько стоит новый бланк трудовой книжки?

Стоимость официального бланка фиксируется государством и обычно составляет от 150 до 250 рублей за штуку (цена может варьироваться в зависимости от региона и объёма заказа).

Что делать, если в книжке уже есть несколько вкладышей?

Если общий объём страниц не превышает 36 внутренних (12 разворотов «Сведения о работе» + 5 разворотов «Сведения о награждении»), новые записи вносятся в последний вкладыш. При превышении объёма – выдается новая трудовая книжка.

Можно ли заменить старую книжку на новую без заполнения всех страниц?

Да. По желанию работника или работодателя можно выдать новую книжку, даже если в старой ещё есть свободные страницы. При этом в новую книжку копируются все существующие записи.

Как оформить замену книжки при увольнении?

При увольнении работнику выдают новую книжку (если старая повреждена) и вносят запись об увольнении в раздел «Сведения о работе». При этом оригинальная книжка передаётся в архив отдела кадров.

С 2023 года в России действует новый образец трудовой книжки, который постепенно заменяет традиционный вкладыш. В 2026 году большинство организаций уже перешли на эту форму, так как она обеспечивает более надёжный учёт трудового стажа, упрощает работу кадровых служб и соответствует современным требованиям к защите документов.

Ключевые моменты:

• Новая книжка имеет 14 разворотов «Сведения о работе» и 7 разворотов «Сведения о награждении».
• Вкладыш остаётся актуальным, но используется только при необходимости дополнения уже заполненной книжки.
• Работодатель обязан обеспечить наличие официальных бланков и вести их учёт.
• При замене книжки все записи переносятся в новый документ, а старый архивируется.

Соблюдая указанные правила, вы гарантируете законность оформления трудовых отношений и избежите возможных штрафов за нарушение требований Трудового кодекса.