Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина․ Вопрос о её нумерации возникает у работников отдела кадров, бухгалтеров и самих сотрудников, поскольку правильное заполнение граф влияет на юридическую силу записей и возможность последующего использования книжки в качестве доказательства стажа․

Что подразумевается под нумерацией трудовой книжки?

Под нумерацией понимают два связанных, но distinctных процесса:

• Нумерация записей внутри самой трудовой книжки – порядковый номер каждой строки в разделе «Сведения о работе» (и аналогичных разделах)․
• Серия и номер бланка трудовой книжки – идентификационные обозначения самого документа, присваиваемые при его изготовлении и указываемые на ьном листе․

Оба вида нумерации регламентируются нормативными актами Министерства труда и социальной защиты РФ (Приказ № 697н от , Письмо Роструда от и др․)․

Нумерация записей в трудовой книжке

Где указывается номер записи?

В разделе «Сведения о работе» (и аналогичных разделах «Сведения о награждениях», «Сведения о обучении») каждая строка заполняется по следующим графам:

1. Графа 1 – порядковый номер вносимой записи․
2. Графа 2 – дата внесения записи (день, месяц, год)․
3. Графа 3 – наименование организации, её структурное подразделение․
4. Графа 4 – должность, вид работы, профессия․
5. Графа 5 – основание для внесения записи (приказ, договор и т․д․)․

Таким образом, каждая запись обязательно получает порядковый номер, который ставится в графе 1․

С какого числа начинается нумерация?

Согласно разъяснениям Роструда (Письмо от ) и практике кадровых служб:

• Первая запись получает номер 1․
• Последующие записи нумеруются последовательно: 2, 3, 4 …
• Использование ведущего нуля (01, 002 и т․д․) не допускается․ Такая практика считается ошибкой и может привести к признанию записи недействительной․

Пример правильного заполнения первых трёх строк:

1 | | ООО «Ромашка» | Менеджер по продажам | Приказ № 45 от 
2 | | ООО «Ромашка» | Старший менеджер | Приказ № 112 от 
3 | | ООО «Ромашка» | Руководитель отдела | Приказ № 203 от 

Что делать, если нужно исправить ошибку в номере записи?

Если по ошибке в графе 1 поставлен неверный номер (например, пропущен или повторён), исправление производится согласно общему порядку исправления ошибок в трудовой книжке:

1. Неправильная запись зачёркивается одной тонкой линией так, чтобы осталось читаемым․
2. Сверху пишется исправленное значение․
3. Под исправлением ставится подпись лица, внесшего исправление, и дата исправления․
4. В графе 2 (дата внесения записи) указывается дата исправления․

Важно: после исправления нумерация записей должна оставаться непрерывной․ Если из‑за ошибки был пропущен номер, последующие записи не перенумеровываются – оставляют свои исходные номера, а в пояснительной записке (если требуется) указывают причину пропуска․

Серия и номер бланка трудовой книжки

Помимо внутренней нумерации записей, сам бланк трудовой книжки имеет свою идентификацию:

• Серия – буквенно‑цифровое обозначение, указывающее на год и место изготовления бланка․
• Номер – порядковый номер бланка внутри данной серии․

Эти данные размещаются на ьном листе трудовой книжки в строке «Серия/номер» (или «Издан вкладыш: серия/номер» для вкладыша)․

Пример соответствия серии году выпуска (по данным справочника 2025 г․)

• Серия АА – 2020 год выпуска․
• Серия АБ – 2021 год выпуска․
• Серия АВ – 2022 год выпуска․
• Серия АГ – 2023 год выпуска․
• Серия АД – 2024 год выпуска․
• Серия АЕ – 2025 год выпуска․

При получении новой трудовой книжки сотрудник отдела кадров проверяет, что серия соответствует году выдачи, а номер не повторяется внутри организации (ведётся книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей)․

Нумерация вкладыша к трудовой книжке

Вкладыш – дополнительный лист, используемый когда место в основной трудовой книжке заканчивается․ Его оформление также требует нумерации:

• На ьном листе вкладыша указывается запись «Издан вкладыш: серия/номер»․
• Внутри вкладыша ведётся собственная нумерация записей, начинающаяся с 1 и продолжающаяся последовательно без ведущих нулей․
• При переходе от основной книжки к вкладышу нумерация записей не обнуляется – продолжается от последнего номера основной книжки․ Например, если последняя запись в основной книжке имеет номер 57, первая запись в вкладыше получает номер 58․

Это обеспечивает сквозную нумерацию всей трудовой деятельности работника, независимо от количества использованных листов․

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Проверять нумерацию при приёме на работу․ Убедиться, что в графе 1 первой записи стоит единица․
2. Вести журнал учёта номеров бланков․ Это исключит дублирование серий/номеров при выдаче новых книжек․
3. Не использовать ведущие нули․ Если в программе кадрового учёта установлен формат «01», необходимо изменить его на простое целое число․
4. При исправлении ошибок сохранять сквозную нумерацию․ Не перенумеровывать последующие записи после исправления․
5. Обучать сотрудников отдела кадров․ Проводить инструктаж по правильному заполнению графе 1 и оформлению вкладышей․

Трудовая книжка действительно пронумерована на двух уровнях:

• Внутри документа каждая запись получает порядковый номер, начиная с единицы и без ведущих нулей․
• Сам бланк трудовой книжки имеет серию и номер, которые указываются на ьном листе и используются для учёта движения документов в организации․

Соблюдение этих правил обеспечивает юридическую чистоту трудовой книжки, упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом и другими государственными органами, а также защищает права работника на подтверждение своего трудового стажа․

Если у вас остались вопросы по заполнению трудовой книжки или её нумерации, рекомендуется обратиться к актуальным нормативным актам Министерства труда и социальной защиты РФ либо к специалистам отдела кадров вашей организации․