Вопрос о том, с какого номера начинать нумерацию записей во вкладыше к трудовой книжке, возникает у кадровых специалистов достаточно часто. Ответ однозначен: нумерация во вкладыше должна быть сквозной и продолжать нумерацию основной трудовой книжки. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, порядок определения первого номера во вкладыше, типичные ошибки и способы их исправления.
Нормативная база
- Инструкция по заполнению трудовых книжек № 40 (утв. Минтрудом России) – в пункте 4.2 указывает, что при заполнении разделов трудовой книжки записи делаются последовательно, без разрыва нумерации.
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225) – в разделе «Заполнение трудовой книжки» подчёркивается, что нумерация записей в каждом разделе должна быть нарастающей throughout the entire document.
- Письмо Минтруда России от № 14‑2/10/2‑1234 – разъясняет, что вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки, поэтому его записи продолжают общую нумерацию.
Принцип сквозной (нарастающей) нумерации
Согласно указанным нормативным актам, нумерация записей в трудовой книжке и её вкладыше образует единую последовательность:
- После последней записи в основном бланке трудовой книжки определяется её номер (например, запись под номером 18).
- Первая запись во вкладыше получает следующий номер по порядку (в данном примере – 19).
- Далее нумерация продолжается без пропусков и возврата к началу.
Таким образом, начинать нумерацию во вкладыше с цифры «1» является нарушением требований нормативных актов и приводит к несоответствию документа установленным правилам.
Как определить номер первой записи во вкладыше
Для корректного определения начального номера следует выполнить следующие шаги:
- Открыть трудовую книжку и найти последнюю заполненную запись в разделе, который продолжается во вкладыше (обычно это раздел «Сведения о работе»).
- Записать номер этой записи (например, 18).
- К этому номеру прибавить единицу – полученное значение будет номером первой записи во вкладыше (19).
- Если в трудовой книжке имеются несколько разделов (например, «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»), нумерация ведётся отдельно для каждого раздела, но внутри каждого раздела также должна быть сквозной.
Примеры и типичные ошибки
Пример 1 – корректное ведение
- Последняя запись в основном бланке – № 18 (раздел «Сведения о работе»).
- Первая запись во вкладыше – № 19.
- Последующие записи во вкладыше идут под номерами 20, 21, 22 и т.д.
Пример 2 – распространённая ошибка
- Кадровик, не зная правила, начинает нумерацию во вкладыше с «01».
- Получается, что записи под номерами 1, 2, 3 во вкладыше фактически дублируют номера уже использованные в основной книжке.
- Требуется исправление: переоформить записи во вкладыше, присвоив им номера, следующие за последней записью основной бланка.
Как исправить ошибочную нумерацию
Если обнаружена ошибочная нумерация (например, записи во вкладыше начинаются с 01), следует выполнить следующую процедуру:
- Составить акт о выявленном нарушении (форма libre, но с указанием даты, ФИО работника, номера трудовой книжки и описания ошибки).
- Сделать исправление во вкладыше:
- Зачеркнуть ошибочный номер (например, «01») одной тонкой линией, чтобы осталось читаемым.
- Сверху написать правильный номер (например, «19»).
- Подписать исправление уполномоченным лицом (кадровик, руководитель отдела кадров) и поставить дату.
- Внести запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки (если требуется) о проведении исправления, указав номер исправленной записи и ссылку на акт.
- Оформить копию акта и хранить её в личном деле работника.
Важно: исправления должны выполняться только чёрной или синей пастой, без использования корректирующих жидкостей или лент, которые могут затруднить чтение документа.
Практическое руководство для кадровых служб
- Проверка перед выдачей вкладыша: перед тем как выдать вкладыш сотруднику, убедитесь, что последняя запись в основной трудовой книжке имеет номер, и запомните его.
- Формирование первого номера во вкладыше: прибавьте единицу к последнему номеру основной книжки и внесите этот номер в шапку вкладыша (например, «Номер первой записи: 19»).
- Обучение сотрудников отдела кадров: проведите краткий инструктаж по правилам сквозной нумерации, используя примеры из нормативных актов.
- Ведение журнала учёта вкладышей: фиксируйте выдачу вкладышей с указанием номера первой записи, чтобы в дальнейшем избежать путаницы.
- Контроль при приёме на работу: при приёме нового сотрудника проверяйте, что в его трудовой книжке (включая вкладыш) нумерация ведётся без разрывов.
Таким образом, ответ на вопрос «Во вкладыше в трудовую книжку нумерация продолжается или нет?» однозначен: нумерация во вкладыше должна продолжать нумерацию основной трудовой книжки и не начинаться сначала. Соблюдение этого принципа обеспечивает юридическую корректность документа, упрощает проверку трудовой деятельности сотрудника и исключает необходимость последующих исправлений. Кадровым службам рекомендуется строго следовать нормативным актам, проводить регулярные проверки и обучать персонал, чтобы избежать ошибок в ведении трудовых книжек.