Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на массовый переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), который начался с 2021 года, бумажные варианты все еще остаются в обороте и требуют правильного оформления. Одним из самых частых вопросов, с которым сталкиваются кадровики, является следующий: нужна ли печать на вкладыше в трудовую книжку?
Что такое вкладыш и когда он применяется?
Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк строгой отчетности, который выдается в том случае, если в самом бланке трудовой заканчиваются свободные графы (чаще всего это раздел «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»).
Важно помнить главное правило: вкладыш недействителен без самой трудовой книжки. Он не является самостоятельным документом и применяется только как ее продолжение.
Нужно ли ставить печать на ьном листе вкладыша?
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утвержденным Постановлением Правительства РФ), а также Инструкции по заполнению трудовых книжек, печать на вкладыше действительно нужна.
ьный лист вкладыша заполняется точно так же, как и ьный лист самой трудовой книжки. На нем необходимо поставить:
- Подпись работника;
- Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек (кадровика или работодателя);
- Печать работодателя (при ее наличии).
Важный нюанс: если у организации нет печати
С 2015 года общества с ограниченной ответственностью (ООО) имеют право работать без печати. Если у работодателя печать отсутствует, это не является нарушением. В таком случае на ьном листе вкладыша ставятся только подписи работника и ответственного лица. Заверять вкладыш печатью отдела кадров (если есть круглая печать организации) также допускается, но только если такая печать предусмотрена уставом.
Как правильно вшить и оформить вкладыш?
Просто вложить вкладыш между страницами трудовой книжки недостаточно. Его необходимо надежно прикрепить. Обычно вкладыш вшивают между последним листом трудовой книжки и ее обложкой.
Отметка о выдаче вкладыша
На внутренней стороне обложки трудовой книжки (или на первой странице, где есть свободное место) обязательно делается отметка о выдаче вкладыша. Формулировка может быть такой: «Выдан вкладыш к трудовой книжке серия АБ № 1234567».
Нужно ли заверять эту запись печатью? Да, запись о выдаче вкладыша на обложке трудовой книжки также заверяется подписью кадровика и печатью работодателя (при ее наличии).
Нужно ли ставить печать при заполнении разделов вкладыша?
Заполнение раздела «Сведения о работе» во вкладыше имеет свои строгие правила:
- Заверение записей при увольнении: Печать работодателя ставится только при увольнении работника. Она заверяет все записи, внесенные в трудовую книжку (и в сам блок, и во вкладыш) за время работы у данного работодателя. Ставить печать после каждой записи о приеме на работу или переводе категорически запрещено.
- Заверение текущих записей: Если работник просит заверить копию текущей записи во вкладыше (например, для получения кредита или визы), это делается печатью организации и подписью уполномоченного лица с пометкой «Работает по настоящее время».
Переход на электронные трудовые книжки
Не стоит забывать, что с 2021 года при приеме на работу впервые специалисты по кадрам должны заполнять только электронные сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1). Бумажные трудовые книжки и, соответственно, вкладыши к ним продолжают вестись только для тех сотрудников, которые до конца 2020 года подали заявление о сохранении бумажного формата. Однако правила заверения вкладышей для этой категории работников остались прежними.
Частые ошибки и их последствия
Неправильное оформление вкладыша может привести к тому, что Пенсионный фонд или Социальный фонд не зачтет период работы в стаж. Наиболее распространенные ошибки:
- Отсутствие печати на ьном листе вкладыша (если печать у организации есть) — документ считается незаверенным.
- Проставление печати на каждой записи о приеме или переводе, это нарушение Инструкции, которое может привести к порче бланка.
- Вкладыш не вшит в трудовую книжку — он может потеряться, и восстановить записи будет крайне сложно.
- Ошибки в данных работника на ьном листе вкладыша — если ФИО или дата рождения на вкладыше не совпадают с данными на ьном листе самой трудовой, вкладыш признается недействительным.