Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В ней фиксируются все события, связанные с трудовой деятельностью: приём на работу, перевод, увольнение, получение наград и т.д. В течение последних лет в законодательстве и практике возникли изменения, касающиеся обязательности печати при записи о приёме. Ниже разберём, что именно требуется, как правильно оформлять записи и какие исключения существуют.

Что такое печать в трудовой книжке?

Печать – это официальная печать организации (или печать кадровой службы), которая ставится на первой (ьной) странице трудовой книжки и подтверждает подлинность документа. В ней указывается:

• Наименование организации
• Должность лица, ставившего печать
• Дата печати

Печать также может ставиться на страницах, где вносится запись о приёме, переводе, увольнении, но в большинстве случаев она ставится только в ьной странице.

Законодательные изменения: печать при приёме – обязательна или нет?

Согласно Инструкции Минтруда РФ № 58 (пункт 2.14), при приёме работника в новую организацию печать ставится только в ьной странице, а на странице с записью о приёме печать не требуется. Однако в некоторых случаях печать может быть необходима:

1. Если в компании принято ставить печать на каждой странице с записью.
2. Если работник пришёл с трудовой книжкой, оформленной в другой стране, и требуется подтверждение её подлинности.
3. Если в трудовом договоре указано, что запись должна быть заверена печатью.

Таким образом, обязательность печати при приёме не установлена федеральным законодательством, но может быть предусмотрена внутренними правилами организации.

Как правильно оформить запись о приёме в трудовой книжке?

Ниже приведён пошаговый алгоритм заполнения записи о приёме, включая сведения, которые необходимо указать в графе 4 (дата и номер документа, на основании которого вносится запись).

Требуемые данные

• Дата приёма (день, месяц, год)
• Наименование организации
• Должность, на которую приняты
• Дата и номер трудового договора (или другого документа, подтверждающего приём)
• Подпись руководителя (или лица, уполномоченного на приём)
• Печать организации (если требуется)

Пример заполнения

Предположим, сотрудник принял работу 17 января 2025 года по трудовому договору № 154. В графу 4 записываем:

Трудовой договор от № 154

Запись о приёме на работу в трудовую книжку оформляется следующим образом:

Дата приёма: 
Наименование организации: ООО «Ромашка»
Должность: Инженер
Дата и номер договора: Трудовой договор от № 154
Подпись руководителя: ___________________
Печать организации: (если требуется)

Пояснения к заполнению

• Если в компании не оформляют приказы о приёме, то в графу 4 указывается дата и номер трудового договора.
• При наличии печати её ставят в ьной странице, а не на странице с записью о приёме.
• Если работник пришёл с трудовой книжкой, оформленной в другой стране, печать может быть поставлена для подтверждения подлинности.

Когда печать не ставится?

Согласно Инструкции 58, печать не ставится при следующих обстоятельствах:

• При приёме работника в новую организацию, если в организации не принято ставить печать на каждой странице.
• Если работник пришёл с трудовой книжкой, оформленной в другой стране, и печать ставится только в ьной странице.
• Если в трудовом договоре не указано обязательство ставить печать.

Таким образом, печать при приёме может не ставиться, если это не предусмотрено внутренними правилами организации.

Электронные трудовые книжки и печать

В 2025–2026 годах в России активно внедряются электронные трудовые книжки (ЭТК). В них печать заменяется цифровой подписью и электронным сертификатом. При приёме работника в ЭТК запись о приёме заверяется цифровой подписью руководителя и автоматически сохраняется в системе.

Если работник пришёл с бумажной трудовой книжкой, но в компании используется ЭТК, то:

• Печать ставится только в ьной странице бумажной книги.
• Запись о приёме в ЭТК заверяется цифровой подписью.
• При необходимости можно скопировать запись из ЭТК в бумажную книгу.

Что делать, если работник принес трудовую книжку без печати?

Если работник пришёл с трудовой книжкой, в которой отсутствует печать, но запись о приёме оформлена правильно, то:

1. Проверьте, есть ли в компании внутренний регламент, требующий печати на ьной странице. Если да, то поставьте печать.
2. Если регламент не требует печати, то документ считается действительным.
3. Если запись о приёме в трудовой книжке отсутствует, добавьте её в соответствии с инструкцией выше.

Практические советы

• Всегда проверяйте актуальность внутреннего регламента организации относительно печати в трудовой книжке.
• При заполнении записи о приёме обязательно указывайте дату и номер документа, на основании которого вносится запись.
• Если в компании используется электронная система, убедитесь, что запись о приёме автоматически сохраняется в ЭТК.
• Не забывайте ставить печать в ьной странице, если это требуется.
• При работе с иностранными трудовыми книжками уточняйте, требуется ли дополнительная печать для подтверждения подлинности.

Печать в трудовой книжке при приёме – это не обязательный элемент, но его наличие может подтверждать подлинность документа и соответствие внутренним правилам организации. Важно знать, когда печать ставится, а когда нет, и как правильно оформлять записи о приёме, чтобы избежать ошибок и последующих проблем с проверками.

В случае сомнений всегда обращайтесь к Инструкции Минтруда № 58 и внутренним документам вашей организации, а также к специалистам по кадрам.