Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность сотрудника и его стаж. При каждом приеме‚ переводе‚ увольнении и других изменениях в трудовом статусе работника в книжке вносится запись. Вопрос о том‚ нужна ли подпись работника при записи об увольнении‚ часто вызывает недоразумения. Ниже разберёмся‚ как правильно оформить запись об увольнении‚ какие подписи требуются‚ и какие нюансы важно учесть в 2025‑2026 годах.

Что такое запись об увольнении в трудовой книжке?

Запись об увольнении фиксирует дату и причину прекращения трудового договора. Она обязательна для всех работодателей‚ независимо от формы ведения трудовой книжки (бумажной или электронной).

• Дата увольнения
• Причина (по собственному желанию‚ по инициативе работодателя‚ по соглашению сторон и т.д.)
• Номер и дата приказа об увольнении
• Подпись работодателя (или лица‚ ответственного за кадровый учет)
• Печать организации (если применимо)

Кто вносит запись и кто её заверяет?

Ведение трудовой книжки возлагается на:

1. Кадровика или специалиста по кадрам‚
2. Руководителя предприятия (особенно в микропредприятиях)‚
3. В случае электронной трудовой книжки – в системе электронного кадрового учета.

Запись заверяется подписью работодателя или лица‚ ответственного за трудовые книжки‚ и печатью организации. Подпись работника в этой записи не требуется.

Почему подпись работника не нужна?

Согласно приказу Минтруда № 320н и практическим рекомендациям «КонсультантПлюс»‚ подпись работника нужна только в тех случаях‚ когда он подтверждает получение трудовой книжки. При записи об увольнении работник не подписывает её‚ так как это действие выполняет работодатель.

Как правильно внести запись об увольнении?

Ниже приведён образец записи для бумажной трудовой книжки (2026 г.) и основные шаги‚ которые необходимо выполнить.

Образец записи (бумажная)

№ 1 – дата увольнения (день‚ месяц‚ год)
№ 2 – причина увольнения (по собственному желанию‚ по инициативе работодателя и т.д.)
№ 3 – номер и дата приказа об увольнении
№ 4 – подпись работодателя (или лица‚ ответственного за кадровый учет) и расшифровка подписи
№ 5 – печать организации (если есть)

Шаги оформления

1. Подготовьте приказ об увольнении (с указанием причины и даты). Приказ должен быть подписан руководителем и печатей организации.
2. Внесите запись в трудовую книжку‚ соблюдая порядок полей.
3. Подпишите запись работодателем (или ответственным кадровиком) и приложите печать.
4. Сохраните копию приказа и записи в кадровом деле.
5. Передайте трудовую книжку работнику в последний день работы.

Что делать‚ если работник отказывается подписывать приказ?

Если работник отказывается подписывать приказ об увольнении‚ в приказе необходимо сделать отметку «отказался подписать» и указать причину отказа. Это позволяет избежать спорных ситуаций в дальнейшем.

Электронная трудовая книжка

С 2021 года в большинстве организаций ведётся электронная трудовая книжка. В этом случае:

• Запись об увольнении создаётся в системе и автоматически подписывается цифровой подписью работодателя.
• Работник получает электронный документ (СТД‑Р) с печатью и подписью руководителя.
• Подпись работника не требуется‚ но он должен подтвердить получение документа своей подписью (обычно в форме «подтверждаю получение»).

Подпись работника при выдаче трудовой книжки

После внесения записи об увольнении работник получает трудовую книжку. Важно‚ чтобы он подписал документ о получении:

• Форма: «Подтверждаю‚ что получил(а) трудовую книжку»;
• Подпись работника и дата.
• Подпись работодателя (или ответственного лица) и печать.

Эта подпись подтверждает‚ что работник ознакомился с содержанием книжки и получил её в руки.

Ответственность за ошибки в записи об увольнении

Нарушения в оформлении трудовой книжки могут повлечь за собой:

• Гражданско‑правовую ответственность работодателя за недостоверный стаж.
• Возможные штрафы и санкции со стороны трудовых инспекций.
• Потерю доверия со стороны сотрудников и трудовых органов.

Поэтому важно соблюдать все требования законодательства и использовать актуальные образцы (2025‑2026) из «КонсультантПлюс» и других правовых баз.

Часто задаваемые вопросы

• Нужна ли подпись работника в записи об увольнении? Нет‚ подпись требуется только у работодателя.
• Можно ли не ставить печать? Печать обязательна‚ если в компании её используют.
• Как оформить запись‚ если работник не подписал приказ? Сделайте отметку в приказе и сохраните копию.
• Что делать‚ если работник не получил трудовую книжку? Введите запись в «Книгу учета движения трудовых книжек» и подпишите работника‚ подтверждающего получение.

Запись об увольнении в трудовой книжке – это ключевой документ‚ подтверждающий законность прекращения трудового договора. Правильное оформление включает:

• Подготовку приказа и его подписание‚
• Внесение записи в книжку с подписью работодателя и печатью‚
• Подтверждение получения книжки работником‚
• Соблюдение всех требований Минтруда и актуальных образцов 2025‑2026 годов.

Следуя этим рекомендациям‚ вы избежите ошибок‚ которые могут привести к юридическим проблемам и недовольству сотрудников.