С 2023 года в России началась масштабная цифровизация трудовых отношений, и вопрос о необходимости росписи работника в трудовой книжке стал особенно актуальным. Многие работодатели и сотрудники задаются одним и тем же вопросом: обязательно ли ставить подпись работника при внесении записи в трудовую книжку — бумажную или электронную? Ответ на него зависит от формы трудовой книжки, типа записи и текущего законодательства.

Трудовая книжка: бумажная или электронная?

С 1 января 2023 года в России введены две формы ведения трудовой документации:

• Бумажная трудовая книжка — традиционный документ, утверждённый Постановлением Правительства РФ № 225 от .
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог, ведущийся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР).

С 2025 года все новые сотрудники, устраивающиеся на работу впервые, получают только электронную трудовую книжку. Работники, уже имеющие бумажную книжку, могут по своему желанию перейти на электронный формат, подав заявление работодателю.

Нужна ли роспись работника при внесении записи в бумажную трудовую книжку?

Да, роспись работника обязательна!

Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), при внесении любой записи в трудовую книжку (о приёме, переводе, увольнении, награждении и т.д.) работник должен поставить свою подпись под записью в знак ознакомления.

Это требование имеет важное юридическое значение:

• Подтверждает, что работник ознакомлен с содержанием записи.
• Защищает работодателя от претензий в будущем (например, если работник позже оспорит дату увольнения или должность).
• Является обязательным условием для признания записи законной и юридически значимой.

Важно: подпись ставится непосредственно под записью в трудовой книжке. Если работник отказывается ставить подпись — работодатель обязан составить акт об отказе, заверенный двумя свидетелями. Однако это не освобождает работодателя от обязанности внести запись, но может создать риски при проверке трудовой инспекцией.

Нужна ли роспись при ведении электронной трудовой книжки?

Нет, роспись в бумажном виде не требуется.

В случае с электронной трудовой книжкой (ЭТК) законодательство предусматривает иной порядок подтверждения ознакомления:

• Работодатель направляет работнику уведомление о внесении записи в ЭТК — через личный кабинет на сайте ПФР, по электронной почте или иным способом, согласованным с работником.
• Работник подтверждает ознакомление с записью в личном кабинете ПФР (например, кликом «Ознакомлен»).
• Также возможна передача уведомления в бумажной форме — тогда работник ставит подпись на бумажном уведомлении, а не в книжке.

Таким образом, в случае ЭТК подпись не ставится в самой книжке — она заменяется электронным подтверждением. Это соответствует требованиям Федерального закона № 439-ФЗ от и приказу Минтруда № 320н от .

Что будет, если не поставить подпись?

Отсутствие подписи работника в бумажной трудовой книжке, это нарушение трудового законодательства. Последствия могут быть следующими:

• При проверке трудовой инспекцией, штраф для работодателя (до 50 000 рублей по ст. 5.27 КоАП РФ).
• Работник может оспорить дату увольнения, должность или причину увольнения в суде — и суд может признать запись недействительной из-за отсутствия подтверждения ознакомления.
• При оформлении пенсии — ПФР может запросить дополнительные документы, если в трудовой книжке отсутствуют подписи, что задержит назначение выплат.

Практические рекомендации для работодателей

1. Всегда требуйте подписи под каждой записью в бумажной трудовой книжке — даже если работник увольняется или уходит в отпуск.
2. Для сотрудников с ЭТК, обязательно направляйте уведомления и фиксируйте факт ознакомления (электронно или в бумажном виде).
3. Храните все уведомления и акты об отказе от подписи не менее 5 лет.
4. При переходе на ЭТК — получите письменное заявление от работника и внесите его в личное дело.
5. Обучите кадровый персонал новым правилам — ошибки в трудовых книжках остаются одним из самых частых нарушений при проверках.

Несмотря на цифровизацию, роспись в бумажной трудовой книжке остаётся обязательной и неотъемлемой частью законного ведения кадровой документации. Она защищает как работника (подтверждая его ознакомление с важными изменениями), так и работодателя (предотвращая споры и штрафы).

В случае с электронной трудовой книжкой подпись заменяется электронным подтверждением — это не отменяет обязанность, а лишь меняет форму её выполнения.

Главный вывод: Никогда не пренебрегайте подписью работника в бумажной трудовой книжке. Это не «бумажка», а юридически значимый акт, подтверждающий законность трудовых отношений.

Помните: в 2026 году, когда цифровые технологии становятся нормой, правильное оформление документации, это не пережиток прошлого, а ключ к стабильности и юридической безопасности вашего бизнеса.