Вопрос о необходимости предъявления трудовой книжки при приёме на работу остаётся актуальным, особенно когда речь идёт о работающих пенсионерах. Ниже рассмотрены нормативные положения, особенности оформления в 2026 году и практические рекомендации как для соискателей‑пенсионеров, так и для работодателей.
Законодательная база
Основные источники, регулирующие вопрос:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑66) – устанавливает obligation работника предъявить трудовую книжку при заключении трудового договора;
- Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – определяет порядок учёта страхового стажа и взаимодействие с Пенсионным фондом;
- Постановление Правительства РФ от № 1845 – вводит электронную трудовую книжку (ЭТК) как равнозначный бумажному документу;
- Приказ Минтруда России № 534н от – регламентирует форму СТД‑Р и СТД‑ПФР, выдаваемые при увольнении и при переходе на ЭТК.
Важно: с г. трудовые книжки могут вестись исключительно в электронном виде, однако бумажный вариант сохраняет legal force, если он уже существует у работника.
Обычные требования к трудовой книжке при приёме на работу
Согласно ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора работник обязан предоставить:
- Паспорт гражданина РФ;
- Трудовую книжку (бумажную или электронную) либо справку о её отсутствии;
- Страховое свидетельство ОПС (СНИЛС).
Если трудовая книжка отсутствует, работодатель обязан завести её впервые (ст. 66 ТК РФ) и внести сведения о предыдущих местах работы, основываясь на предоставленных документах (справки, выписки из ПФР и т.д.).
Особенности для пенсионеров
Можно ли работать без трудовой книжки?
Да. Законодательство допускает трудоустройство пенсионера без предъявления трудовой книжки в следующих случаях:
- Если гражданин уже получает страховую пенсию по старости и продолжает работать по трудовому договору;
- При наличии у работника электронной трудовой книжки, доступной через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в ПФР;
- Если работник предоставил справку СТД‑Р (при увольнении с предыдущего места) или справку СТД‑ПФР (выданную Пенсионным фондом) – эти документы подтверждают страховой стаж и могут заменить трудовую книжку при оформлении.
В таких ситуациях работодатель обязан:
- Сделать копию предоставленных справок и приобщить их к личному делу сотрудника;
- Внести сведения о предыдущем стаже в электронную трудовую книжку (если она ведётся) или завести новую бумажную книжку, если работник настаивает на её ведении.
Когда трудовая книжка всё же требуется?
Трудовая книжка (бумажная или электронная) необходима, если:
- Пенсионер впервые устраивается на работу после выхода на пенсию и не имеет никаких подтверждающих документов о стаже;
- Работодатель ведёт исключительно бумажный документооборот и внутренние регламенты требуют наличия физической трудовой книжки;
- Требуется подтверждение стажа для начисления определённых выплат (например, северных надбавок, доплат за выслугу лет) – в этом случае ПФР может запросить оригинал трудовой книжки.
- Запросить у сотрудника справку СТД‑Р (если он уволен с последнего места работы) или справку СТД‑ПФР (выдаётся в Пенсионном фонде по заявлению).
- Проверить наличие электронной трудовой книжки через личный кабинет на портале «Госуслуги» или запросить выписку у ПФР.
- Если документов нет – оформить новую трудовую книжку (бумажную) и внести сведения о стаже, основываясь на:
- Трудовых договорах, приказах о приёме и увольнении (если они сохранились);
- Справках из предыдущих организаций;
- Выписках из ПФР о периодах страховых взносов.
- Внести запись о приёме на текущее место работы в трудовую книжку (бумажную или электронную) и выдать сотруднику копию (при бумажном варианте) или уведомление о внесении записи (при электронном).
- Обеспечить конфиденциальность личных данных и соблюсти требования Федерального закона № 152‑ФЗ «О персональных данных».
- Административные штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц, от 100 000 до 200 000 руб для организаций);
- Сложности при проверках Пенсионного фонда и ФСС – возможен отчёт о недостоверных данных о стаже;
- Риски трудовых споров при увольнении сотрудника (отсутствие подтверждения стажа может повлиять на расчёт выходного пособия и компенсаций).
- Заблаговременно получите справку СТД‑Р или СТД‑ПФР с последнего места работы;
- Если пользуетесь электронной трудовой книжкой, распечатайте выписку или подготовьте доступ к личному кабинету для демонстрации работодателю;
- При отсутствии любого документа обратитесь в ПФР за справкой о периодах страховых взносов – она может послужить основанием для ведения новой трудовой книжки.
- Включите в чек‑лист приёма на работу пункт «Проверка наличия трудовой книжки (бумажной/электронной) или справок СТД‑Р/СТД‑ПФР»;
- Обучите кадровых сотрудников работе с личным кабинетом ПФР и порталом «Госуслуги» для получения выписок из ЭТК;
- Ведите единый журнал учёта трудовых книжек (или их электронных аналогов) для быстрого доступа при проверках;
- При оформлении новой трудовой книжки фиксируйте все источники, на которых основаны записи (договоры, приказы, справки).
Бумажная vs электронная трудовая книжка в 2026 году
| Критерий | Бумажная ТК | Электронная ТК |
|---|---|---|
| Юридическая сила | Полноценный документ при наличии записи о работе | Признана равнозначной бумажной с |
| Ведение | Работодатель вносит записи при приёме, переводе, увольнении | Записи вносятся автоматически через СЗВ‑ТД, доступны в личном кабинете |
| Хранение | У работника (оригинал) + копия у работодателя | Хранится в информационной системе ПФР; доступ 24/7 |
| Предъявление при приёме | Оригинал или заверенная копия | Выписка из ЭТК (PDF) или доступ через Госуслуги |
| Риск утери/повреждения | Высокий (можно потерять, испортить) | Минимальный (данные защищены резервным копированием) |
На практике большинство работодателей в 2026 году предпочитают принимать электронную трудовую книжку, поскольку это упрощает проверку стажа и исключает необходимость хранения бумажных экземпляров.
Что делать, если у пенсионера нет трудовой книжки?
Риски для работодателя при отсутствии трудовой книжки
Несоблюдение требований по оформлению трудовой книжки может повлечь:
Поэтому рекомендуется всегда запрашивать и проверять документы, подтверждающие трудовую деятельность, даже если сотрудник является пенсионером.
Практические рекомендации
Для соискателей‑пенсионеров:
Для работодателей: