После смерти работника его трудовая книжка, как важный документ, подлежит передаче близким родственникам. Для юридической защиты работодателя и фиксации факта выдачи indispensable (необходимо) составление письменной расписки. Этот документ подтверждает, что трудоустройство и все записи в книжке были надлежащим образом оформлены, и снимает с организации будущие претензии.

Когда нужна расписка?

Расписка требуется в двух основных ситуациях:

• Личная передача — когда родственник забирает трудовую книжку непосредственно в отделе кадров или у руководителя организации.
• Отправка по почте — если родственник не может явиться лично и письменно просит выслать документ. В этом случае расписка не составляется, но обязательно письменное заявление с указанием полного почтового адреса и согласием на отправку заказным письмом.

Кто имеет право получить трудовую книжку?

По закону трудовую книжку умершего работника имеют право получить близкие родственники (супруг, дети, родители) или иные лица, подтвердившие свои права (например, наследники по завещанию). Рекомендуется запрашивать документы, подтверждающие родство (свидетельство о рождении, браке) или статус наследника.

Образец (форма) расписки

Ниже представлен типовой образец расписки. Его можно адаптировать под конкретную ситуацию. Важно: расписка составляется в двух экземплярах — один остается у работодателя (в дело или в Книгу учета движения трудовых книжек — КУДТК), второй — у родственника.

Как правильно заполнить?

При заполнении расписки необходимо:

1. Указать полные и точные данные родственника (ФИО, паспортные данные, адрес).
2. Четко указать степень родства с умершим (например, «сын», «дочь», «супруга»).
3. Указать серию и номер трудовой книжки умершего.
4. Указать дату смерти работника.
5. Поставить дату составления и личную подпись получателя.

Что делать с распиской и записью в КУДТК?

После составления расписки:

• Один экземпляр расписки приобщают к делу работника или в Книгу учета движения трудовых книжек (КУДТК).
• В КУДТК в графе 12 (дата выдачи) указывают дату передачи документа родственнику. В графе 13 (подпись получившего) возникает спорный момент. Многие кадровики предлагают поставить там подпись родственника. Однако, по строгому смыслу, шапка графы 13 предназначена для подписи самого работника. Поэтому правильнее в графе 13 сделать отметку: «Выдана родственнику под расписку» и сослатся на номер дела или экземпляр расписки. Это защитит от претензий инспекции Гоструда.

Типичные ошибки и важные нюансы

• Отсутствие расписки — главная ошибка. Без этого документа работодатель не имеет доказательств, что книжка была передана, и может нести ответственность при последующих претензиях.
• Неточные данные, проверяйте паспортные данные родственника и данные трудовой книжки.
• Неясность в КУДТК — четко указывайте, что выдано родственнику, и храните расписку.
• Если родственников нет, в этом случае трудовая книжка хранится у работодателя. В КУДТК делается отметка: «Хранится у работодателя в связи с отсутствием наследников».

Составление расписки при выдаче трудовой книжки умершего работника — это не просто формальность, а ключевой элемент правовой защиты организации. Документ должен быть четким, содержать все реквизиты и храниться вместе с кадровым делом. При отправке по почте вместо расписки необходимо иметь письменное заявление родственника с полным адресом и согласием на отправку.

Примечание: Данный образец являеться рекомендательным. В сложных спорных ситуациях или при наличии наследственных споров рекомендуется проконсультироваться с юристом.