С 2020 года в России действует закон, позволяющий гражданам перейти с бумажной трудовой книжки на электронную (ЭТК). Вопрос о том, нужна ли при этом запись в бумажной трудовой, остаётся актуальным как для работодателей, так и для сотрудников. Ниже разберём законодательную основу, практические нюансы и пошаговую инструкцию по оформлению.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК – это электронный реестр сведений о трудовой деятельности работника, который хранится в системе «Госуслуги» и доступен работодателю и работнику через личный кабинет. В ЭТК фиксируются все записи, которые ранее вносились в бумажную трудовую: приём на работу, увольнение, изменения в должности, начисление стажа и т.д.
Преимущества ЭТК
- Удобство доступа: информация доступна 24 ч/дн.
- Сокращение бумажных формальностей.
- Более быстрый обмен сведениями с государственными органами.
- Надёжность хранения: защита от потери, повреждения.
Законодательная база
Ключевые нормативные акты, регулирующие переход на ЭТК:
- Федеральный закон «О трудовой книжке» от 30 июня 2011 г. (изменённый 2020 г.)
- Постановление Правительства РФ от 12 февраля 2020 г. № 14‑2/В‑150 «Об утверждении порядка перехода на электронную трудовую книжку»
- Постановление Минтруда РФ от 12 февраля 2020 г. № 14‑2/В‑150 «Об утверждении порядка перехода на электронную трудовую книжку»
- Постановление Минтруда РФ от 12 февраля 2020 г. № 14‑2/В‑150 «Об утверждении порядка перехода на электронную трудовую книжку» (с 1 января 2021 г. обязательный переход для новых сотрудников)
Согласно статье 15.1 Трудового кодекса РФ, если работник отказался от бумажной трудовой, работодатель обязан вести сведения в электронном виде. При этом в бумажной трудовой вносится запись о переходе на ЭТК, если она сохраняется.
Когда запись в бумажной трудовой обязательна?
С 1 января 2026 г. завершился переходный период. Теперь:
- Для сотрудников, которые уже имели бумажную трудовую, но отказались от неё, запись о переходе в бумажной трудовой обязательна при увольнении.
- Для новых сотрудников, принятых после 1 января 2021 г., бумажная трудовая не создаётся – сразу открывается ЭТК.
- Если работник не подал заявление о переходе и бумажная трудовая сохранилась, работодатель обязан внести запись о переходе в бумажной трудовой при любом изменении статуса (увольнение, перевод).
Ключевой момент
Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, то в бумажной трудовой при увольнении запись о переходе не требуется – достаточно закрывающей записи в ЭТК. Однако в большинстве практик работодатели всё равно делают запись, чтобы избежать сомнений.
Практическая инструкция по оформлению записи
Подготовка к переходу
- Сотрудник подаёт письменное заявление о переходе на ЭТК (в произвольной форме).
- Работодатель проверяет наличие бумажной трудовой и, если она есть, готовит её к выдаче.
- В системе 1С (или другой кадровой системе) создаётся запись о переходе: дата, причина, подпись руководителя.
Внесение записи в бумажную трудовую
Внутри бумажной трудовой вносится следующая запись (пример):
Содержание: Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Сведения о трудовой деятельности переходят в электронный реестр.
Подпись руководителя: ____________________
Запись должна быть сделана в том же блоке, где фиксировались предыдущие сведения о приёме на работу.
Выдача бумажной трудовой
После внесения записи работнику выдается бумажная трудовая с отметкой «Переход на ЭТК». В случае, если работник отказался от бумажной, она может быть возвращена в архив.
Закрывающая запись в ЭТК
При увольнении в ЭТК вносится закрывающая запись:
Дата увольнения:
Сведения о стаже и причина увольнения.
Эта запись считается окончательной и подтверждает завершение трудовой деятельности.
Что делать, если работник не подал заявление?
Если сотрудник не оформил переход, но бумажная трудовая сохранена, работодатель обязан:
- Внести запись о переходе в бумажной трудовой при любом изменении статуса.
- Постоянно вести сведения в обеих формах до тех пор, пока работник не оформит переход.
В случае увольнения без оформления перехода, в бумажной трудовой будет запись о переходе, а в ЭТК – отсутствие сведений.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли перейти на ЭТК без бумажной трудовой? – Да, если работник впервые трудоустраивается после 1 января 2021 г. и не имеет бумажной трудовой.
- Нужно ли вносить запись о переходе, если работник уже имеет ЭТК? – В бумажной трудовой запись не требуется, но в ЭТК должна быть закрывающая запись при увольнении.
- Что если работник не согласен с записью о переходе? – Работник может обратиться в Трудовую инспекцию для проверки правильности оформления.
- Можно ли хранить только бумажную трудовую? – Нет, после 1 января 2026 г. бумажная трудовая не должна храниться как основной документ.
Переход на электронную трудовую книжку – это не просто изменение формата, а юридически обязывающий процесс; Важно:
- Проверять наличие бумажной трудовой и своевременно оформлять переход.
- Вносить запись о переходе в бумажной трудовой, если она сохраняется, и выдавать её сотруднику.
- В ЭТК фиксировать все изменения, включая закрывающую запись при увольнении.
- Соблюдать сроки: запись в бумажной трудовой должна быть внесена в течение 3 рабочих дней после подачи заявления.
Следуя этим рекомендациям, вы избежите конфликтов с сотрудниками и соблюдаете требования законодательства.