Вопрос о том, обязан ли работодатель хранить копии трудовых книжек уволенных сотрудников, часто возникает в практике кадровых служб․ Ответ зависит от сочетания требований Трудового кодекса РФ, Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек, а также судебной практики․ В статье рассмотрим:

• Что говорит законодательство;
• Какая ответственность возлагается на работодателя;
• Как правильно организовать учёт и хранение трудовых книжек и их копий;
• Плюсы и минусы создания копий;
• Практические рекомендации для компаний разных размеров․

Законодательная база

1․1 Трудовой кодекс РФ

Согласно статье 62 ТК РФ (в ред․ от № 439‑ФЗ) работодатель обязан:

1. Вести трудовые книжки работников;
2. Обеспечивать их выдачу и возврат;
3. Хранить бланки и вкладыши, необходимые для заполнения новых книжек․

Текст статьи не содержит прямой нормы о хранении копий трудовых книжек уволенных сотрудников․

1․2 Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек

Пункт 41 и 44 Положения (утверждённого приказом Минтруда РФ) обязывают работодателя:

• Иметь в наличии достаточное количество чистых бланков и вкладышей;
• Организовать работу по учёту, хранению и выдаче трудовых книжек и их вкладышей․

В документе не предусмотрена обязанность изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников․

1․3 Судебная практика

Решения судов (например, рассматриваемые в «Бухонлайн» и «КонсультантПлюс») подтверждают, что:

• Несоответствия в трудовой книжке не могут стать основанием для отмены правильного судебного решения, если они не влияют на страховой стаж;
• Ответственность за организацию работы с трудовыми книжками полностью лежит на работодателе, но закон не требует создания копий уволенных сотрудников․

Ответственность работодателя

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учёту и выдаче трудовых книжек и вкладышей возлагается на работодателя (см․ КонсультантПлюс)․ Нарушения могут привести к:

• Штрафам за отсутствие необходимого количества бланков;
• Административной ответственности за утрату или порчу оригинальных трудовых книжек;
• Судебным искам со стороны работников, если их трудовая книжка будет недоступна для подтверждения стажа․

Нужно ли хранить копии трудовых книжек?

3․1 Что говорит закон?

Законодательством не установлена обязанность создавать и хранить копии трудовых книжек уволенных работников․ Поэтому формального требования к этому нет․

3․2 Почему организации всё же делают копии?

Несмотря на отсутствие обязательства, многие работодатели сохраняют копии по следующим причинам:

1. Защита от потери оригинала․ Если оригинальная книжка будет утеряна, копия может ускорить процесс восстановления данных в Пенсионном фонде․
2. Упрощение аудита․ При проверках контролирующих органов копии позволяют быстро предоставить сведения о стаже без необходимости вызывать сотрудников․
3. Сокращение конфликтов․ При возникновении споров о датах начала/окончания работы копия служит доказательством․
4. Электронные системы․ При переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) копии в виде сканов часто становятся «первичным» документом․

3․3 Возможные риски

• Нарушение требований о защите персональных данных (ФЗ‑152)․ Копии должны храниться в соответствии с правилами конфиденциальности․
• Увеличение объёма документооборота и необходимость дополнительного контроля за их сохранностью․
• Риск использования копий в качестве подделки, если не соблюдены меры защиты․

Как правильно организовать хранение копий трудовых книжек

4․1 Назначение ответственного лица

В соответствии с Положением, работодатель своим приказом должен назначить сотрудника, отвечающего за учёт и хранение трудовых книжек․ На больших предприятиях эту функцию обычно берут на себя кадровики подразделений; на малых – руководитель․

4․2 Технические решения

1. Физическое хранение․ Копии (сканированные или фотокопии) помещаются в закрытый шкаф, доступ к которому имеет только уполномоченный персонал․
2. Электронное хранение․ Используйте специализированные HR‑системы (1С:Зарплата и Управление персоналом, SAP HR, сервисы «Электронная трудовая книжка»)․ При этом:
   • Шифруйте файлы;
   • Ограничьте доступ по ролям;
   • Регулярно делайте резервные копии․
3. Сроки хранения․ По закону документы о трудовой деятельности хранятся минимум 5 лет после увольнения, однако рекомендуется сохранять копии до окончания пенсионного возраста (30 лет), чтобы избежать проблем со страховым стажем․

4․3 Оформление процесса

Для упрощения контроля рекомендуется разработать внутренний регламент, включающий:

• Порядок сканирования и маркировки копий (номер сотрудника, дата увольнения, ФИО)․
• Сроки и условия доступа к копиям․
• Процедуру уничтожения копий после истечения срока хранения (уничтожение в соответствии с ФЗ‑152)․

Плюсы и минусы создания копий трудовых книжек

Практические рекомендации

1. Оцените необходимость․ Если у вас небольшая компания с небольшим оборотом персонала, хранение копий может быть избыточным․
2. Внедрите электронный архив․ Современные HR‑системы позволяют хранить сканы в защищённом облаке, что экономит место и упрощает поиск․
3. Обеспечьте безопасность данных․ Применяйте шифрование, двухфакторную аутентификацию и регулярные аудиты доступа․
4. Сформируйте регламент․ Оформите приказ о назначении ответственного, опишите процесс сканирования, маркировки и хранения․
5. Контролируйте сроки․ Установите автоматические напоминания о необходимости уничтожения копий после 5‑10 лет (в зависимости от внутренней политики)․
6. Обучайте персонал․ Проводите инструктажи по работе с персональными данными и правилам обращения с документами․

Законодательство РФ не требует от работодателя обязательного создания и хранения копий трудовых книжек уволенных сотрудников․ Однако в практике многие организации делают это для снижения рисков потери данных, упрощения аудита и ускорения решения споров о трудовом стаже․

Если вы решаете, хранить копии или нет, ориентируйтесь на:

• Размер и структуру вашей компании;
• Объём кадрового оборота;
• Наличие электронных систем управления персоналом;
• Требования к защите персональных данных․

При правильной организации процесса (назначение ответственного, использование защищённого электронного архива, соблюдение регламента) копии трудовых книжек могут стать надёжным инструментом, повышающим эффективность кадровой службы и защищающим интересы как работодателя, так и работников․

Дата актуализации информации: , 09:49:38 (по данным открытых источников и судебной практики)․