В 2026 году система учета трудового стажа в России претерпела окончательные изменения. С 1 января 2026 года завершился переходный период, и электронные трудовые книжки (ЭТК) стали основным, а для многих категорий работников, единственным форматом фиксации стажа. Однако вопрос «как приобрести трудовую книжку организации» остается актуальным, так как бумажный документооборот полностью не упразднен, а правила его ведения строго регламентированы.

В этой статье мы подробно разберем, нужно ли организации покупать бланки в 2026 году, как правильно оформить их учет и что делать, если сотруднику требуется бумажный носитель.

Нужно ли организации покупать бланки трудовых книжек в 2026 году?

Ответ на этот вопрос зависит от статуса ваших сотрудников и момента их первого трудоустройства:

• Для работников, впервые принятых на работу с 1 января 2021 года: Трудовые книжки на бумажном бланке не заводятся и не ведутся. Вся информация фиксируется исключительно в электронном виде. Покупать бланки для них не нужно.
• Для работников, сохранивших бумажную трудовую: Если сотрудник до конца 2020 года имел бумажную трудовую и подал заявление работодателю о сохранении этой формы (или просто не подавал заявления о переходе на ЭТК, имея на тот момент стаж), то организация обязана продолжать вести его бумажную книжку параллельно с электронной.
• При утере или порче: Если у сотрудника, имеющего право на бумажную книжку, она утеряна или испорчена, он пишет заявление о выдаче новой. В этом случае организация должна приобрести новый бланк.

Важно: Согласно действующему законодательству, работодатель не имеет права поручать работнику самостоятельную покупку бланка трудовой книжки. Организация обязана сама закупать бланки у официальных поставщиков (обычно через типографии или специализированные магазины канцелярских товаров для бухучета) и учитывать их как бланки строгой отчетности.

Порядок приобретения и учета бланков

Процесс обеспечения организации бланками трудовых книжек выглядит следующим образом:

1. Закупка: Бухгалтерия или отдел кадров заказывает бланки у поставщика. Расходы на покупку берет на себя организация.
2. Оприходование: Полученные бланки приходуются в бухгалтерском учете.
3. Регистрация: Серии и номера каждого приобретенного бланка вписываются в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей. Эта книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и печатью организации (при наличии).
4. Выдача: При заполнении нового бланка делается запись о расходовании бланка из запасов организации в приходно-расходной книге.

Электронная трудовая книжка: нужно ли что-то покупать?

Нет. Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это не физический объект, который можно приобрести. Это запись в базе данных Социального фонда России (СФР).

Для ведения ЭТК организации не нужно покупать специальные бланки, но необходимо:

• Иметь программное обеспечение или доступ к личному кабинету страхователя на портале СФР для передачи сведений (формы СЗВ-ТД, ЕФС-1).
• Обеспечить квалифицированную электронную подпись (КЭП) для уполномоченного лица.

Все работающие граждане РФ, включая тех, кто трудоустроился в 2021–2026 годах, автоматически имеют ЭТК. Работодатель лишь вносит в нее изменения при приеме, переводе или увольнении.

Как выдать трудовую книжку работнику на руки?

Хотя «приобретать» трудовую книжку в классическом смысле (покупать пустой бланк) нужно редко, часто возникает необходимость выдать уже заполненную книжку работнику. Это возможно в двух основных случаях:

При увольнении

В день увольнения работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку. Сотрудник должен расписаться в Книге учета движения трудовых книжек в подтверждение получения. Если работник отсутствует, книжку можно отправить почтой, но только с его письменного согласия. Расходы на пересылку оплачивает организация.

По письменному заявлению в период работы

Работник может временно забрать трудовую книжку для органов социального страхования (например, для оформления пенсии). Для этого он должен написать заявление в свободной форме на имя руководителя организации.

Что должно быть в заявлении:

• ФИО и должность работника.
• Просьба выдать трудовую книжку.
• Цель получения (например, «для предоставления в орган обязательного социального страхования»).

Работодатель обязан выдать книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. При возврате книжки работник также должен расписаться в журнале учета.

Частые ошибки работодателей

Чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции, помните о следующих запретах:

• Не заставляйте сотрудника покупать бланк. Это прямое нарушение. Бланк — собственность организации до момента заполнения и выдачи.
• Не заполняйте бланки, принесенные работником. Если сотрудник принес свой бланк (например, купленный в другом месте), использовать его нельзя, если он не был оприходован вашей организацией.
• Не игнорируйте выбор формата. Если у сотрудника есть бумажная трудовая и он не писал заявления о переходе на ЭТК (в установленные ранее сроки), вы обязаны вести и бумажную, и электронную версии.

В 2026 году «покупка трудовой книжки организации» — это, прежде всего, вопрос правильного документооборота для тех сотрудников, у которых сохранились бумажные документы. Основным форматом остается цифровой. Работодателю важно своевременно закупать бланки у официальных поставщиков, вести строгий учет в Книге движения и помнить, что расходы на обеспечение бланками несет исключительно организация, а не работник.

Для получения сведений о стаже сотрудникам в 2026 году проще всего воспользоваться порталом Госуслуги, где выписка из ЭТК формируется мгновенно, либо обратиться в МФЦ, СФР или к работодателю за бумажной справкой.