В 2026 году процесс трудоустройства претерпел окончательные изменения, связанные с полным переходом на цифровые форматы учета стажа. Если вы или ваш сотрудник устраиваетесь на работу впервые, важно понимать: эпоха бумажных трудовых книжек для новых работников осталась в прошлом. Ниже мы подробно разберем, нужно ли писать заявление, как происходит оформление и какие документы выдаются на руки.

Главное правило 2026 года: только электронный формат

Самое важное, что нужно помнить работодателю и соискателю: если трудовой договор заключается впервые (начиная с 1 января 2021 года и далее, включая весь 2026 год), бумажная трудовая книжка не заводится.

Согласно действующему законодательству, у таких работников нет права выбора между бумажным и электронным форматом. Трудовая книжка формируется исключительно в электронном виде (ЭТК). Информация о приеме на работу передается работодателем в Социальный фонд России (СФР) через отчет ЕФС-1.

Нужно ли писать заявление на бумажную трудовую книжку?

Ответ однозначный: нет, не нужно.

В 2026 году требование к работнику писать заявление «о заведении трудовой книжки впервые» или «о выборе формы ведения трудовой книжки» является избыточным и юридически не требуется для первичного трудоустройства. Поскольку альтернативы (бумажного варианта) для первого места работы не предусмотрено, работодатель:

• Не запрашивает заявление о выдаче бланка трудовой книжки.
• Не покупает бумажные бланки для таких сотрудников.
• Не ведет бумажный документ параллельно с электронным.

Как отмечают эксперты и нормативные акты (включая разъяснения КонсультантПлюс и Гарант), без заявления оформлять ничего не надо, так как электронная книжка создается автоматически при подаче сведений о приеме на работу.

Пошаговая инструкция для работодателя при первичном трудоустройстве

Несмотря на отсутствие необходимости в заявлении, процесс документального оформления должен быть выполнен строго по регламенту:

1. Прием документов. Запросите у сотрудника паспорт и СНИЛС. Бумажную трудовую книжку требовать не нужно (ее быть не может).
2. Подготовка отчета ЕФС-1. Сформируйте подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 (ранее форма СЗВ-ТД) о приеме сотрудника на работу. Это ключевой документ, который запускает создание электронной трудовой книжки в базе Соцфонда.
3. Передача данных в СФР. Отправьте отчет в Социальный фонд в установленные сроки (не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме).
4. Выдача справки СТД-Р. По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему справку СТД-Р, содержащую сведения из его электронной трудовой книжки. Также сотрудник может получить эту справку самостоятельно через Госуслуги или обратившись в МФЦ/Соцфонд (форма СТД-СФР).

Что делать, если работник просит бумажную книжку?

Часто новички, не знакомые с изменениями законодательства, приходят с вопросом: «Где мне взять бланк трудовой книжки?» или «Напишите мне заявление на выдачу трудовой».

В этом случае кадровая служба должна разъяснить сотруднику следующее:

«С 2021 года для лиц, поступающих на работу впервые, бумажные трудовые книжки не оформляются. Ваша трудовая деятельность ведется только в электронном виде. Данные о вашей работе уже будут внесены в реестр Социального фонда после подписания трудового договора. Вы сможете в любой момент получить выписку (справку СТД-Р) у нас или через портал Госуслуг».

Никаких заявлений от работника о «заведении» книжки в этом случае брать не требуется.

Исключения: когда бумажная книжка все-таки возможна?

Единственный случай, когда речь может идти о бумажном документе при «первичном» обращении, — это восстановление утраченной трудовой книжки для тех, кто уже имел опыт работы ранее, но потерял документ. Однако, если человек действительно нигде не работал и трудоустраивается в первый раз в жизни, бумажный вариант исключен полностью.

Также стоит отметить, что для иностранных граждан, впервые поступающих на работу в РФ, действуют аналогичные правила: бумажная трудовая книжка российского образца им не заводится, все сведения фиксируются в электронном реестре.

Образец ситуации (для понимания контекста)

Хотя заявление на заведение книжки не пишется, работник может написать заявление на выдачу сведений о трудовой деятельности. Вот как это может выглядеть:

Заявление о выдаче сведений о трудовой деятельности (СТД-Р)

Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову И.И.

от менеджера Петрова П.П.