С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Теперь стаж работы отражается в цифровом формате, а бумажная трудовая книжка становится лишь вспомогательным документом․ Вопрос, который часто возникает у работодателей и работников: нужно ли при приёме на работу запрашивать у сотрудника заявление о согласии или отказе от ведения ЭТК?

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, начисления, увольнения и т․д․ Она ведётся в системе Федеральной службы по труду и занятости (ФСТЗ) и доступна как работодателю, так и работнику через портал «Работник»․

Ключевые особенности ЭТК

• Ведётся параллельно с бумажной книжкой с 2020 года․
• Переход на ЭТК завершён 1 января 2026 года – теперь это обязательный формат․
• Работник может в любой момент отказаться от бумажного формата и перейти на электронный․
• Сведения о трудовой деятельности передаются работодателем в электронном виде в реальном времени․

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение ЭТК:

1. Федеральный закон «О трудовой книжке» (с изменениями, принятыми в 2020‑2025 г․)
2. Постановление Правительства РФ от 27 янв․ 2026 г․ «Об утверждении правил ведения электронных трудовых книжек»
3. Постановление Минтруда РФ от 21 нояб․ 2025 г․ «Об отказе от бумажной трудовой книжки»

Согласно последним поправкам, работодатель обязан:

• обеспечить доступ работника к его ЭТК;
• соблюдать требования конфиденциальности и защиты персональных данных;
• передавать сведения о трудовой деятельности в электронном виде без задержек․

Согласие и отказ – что это значит?

Согласие – это добровольное согласие работника на ведение и хранение его трудовой информации в электронном виде․ Отказ – это отказ от бумажной трудовой книжки в пользу полностью цифрового формата․ Оба действия регистрируются в системе ФСТЗ․

Кому необходимо подавать заявление?

• При приёме на работу нового сотрудника – в письменной форме (электронно или бумажно)․
• При переходе работника из бумажной в электронную форму – в любой момент после начала трудовой деятельности․
• При увольнении – подтверждение окончания работы в системе․

Нужно ли запрашивать заявление при приёме?

Да, это обязательный пункт․ Согласно постановлению Минтруда от 21 нояб․ 2025 г․, работодатель обязан:

1. передать работнику письменную информацию о необходимости выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой;
2. получить от работника письменное подтверждение согласия или отказа от бумажной трудовой книжки;
3. записать данные о согласии/отказе в системе ФСТЗ․

Таким образом, при приёме на работу необходимо предоставить работнику форму заявления, в которой он указывает:

• согласен ли он на ведение ЭТК;
• отказывается ли от бумажной трудовой книжки;
• если согласен, то подтверждает, что он понимает, что его данные будут храниться в цифровом виде․

Как выглядит типичное заявление?

Практические шаги для работодателя

1. Информирование: перед приёмом сотрудника разъяснить ему, что ЭТК обязательна, и предоставить письменную инструкцию․
2. Сбор документов: получить подписанное заявление о согласии/отказе․
3. Регистрация в системе ФСТЗ: ввести данные о согласии/отказе в электронную систему․
4. Обновление данных: регулярно передавать сведения о трудовой деятельности работодателем в реальном времени․
5. Контроль доступа: обеспечить, чтобы только уполномоченные лица могли редактировать данные в ЭТК․

Что делать, если работник отказывается от бумажной книжки?

Если работник отказывается от бумажной трудовой книжки, то:

• Его данные будут храниться исключительно в электронном виде․
• Работодатель обязан предоставить работнику доступ к его ЭТК через портал «Работник»․
• При необходимости, работник может запросить печатную копию ЭТК в любой момент․

Как работник может отозвать согласие?

Работник может в любой момент отозвать согласие на ведение ЭТК, но это возможно только в рамках законодательства․ Для этого необходимо:

1. Написать письменное заявление работодателю․
2. Указать, что он отказывается от бумажной трудовой книжки и просит перейти на полностью цифровой формат․
3. Получить подтверждение от работодателя о принятии решения․

Внедрение электронных трудовых книжек стало обязательным в России с 1 января 2026 года․ Работодатели обязаны:

• передавать сведения о трудовой деятельности в электронном виде;
• получать от работников письменные заявления о согласии или отказе от бумажной трудовой книжки;
• регулярно обновлять данные в системе ФСТЗ․

Для соблюдения законодательства и избежания штрафов работодателю необходимо:

• перед приёмом сотрудника разъяснить правила ведения ЭТК;
• получить подписанное заявление о согласии/отказе;
• записать данные в системе ФСТЗ и хранить копию․

Для работников важно знать, что они могут в любой момент отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на полностью цифровой формат, а также что их данные защищены в соответствии с требованиями закона о персональных данных․

Полезные ссылки

• Портал Федеральной службы по труду и занятости (ФСТЗ)
• Министерство труда РФ
• Гарант – база нормативных правовых актов

Таким образом, согласие или отказ от электронных трудовых книжек – это не просто формальность, а юридически обоснованная процедура, требующая соблюдения всех нормативных требований․ Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете избежать конфликтов с работниками и органов контроля․