Этот вопрос волнует как работников, так и кадровиков и бухгалтеров. Ответ на него кардинально изменился в последние годы. Давайте разберемся в деталях, что говорит законодательство на сегодняшний день (май 2026 года).
Краткий ответ: НЕТ, расписываться не нужно
С 2026 года требование о том, чтобы работник расписывался в трудовой книжке (в личной карточке и в книге учета движения) при ее получении после увольнения, было официально отменено. Это одно из ключевых изменений, направленных на упрощение кадрового документооборота.
Что изменилось и почему?
Ранее, согласно устаревшим правилам, при выдаче трудовой книжки работнику необходимо было сделать запись в специальном журнале (книге учета движения) и получить его подпись. Эта процедура считалась дополнительным подтверждением факта получения документа.
Теперь этого требования больше нет. Работодатель обязан лишь:
- Внести в трудовую книжку (бумажную или электронную) корректную запись об увольнении.
- Заверить ее своей подписью и печатью (если печать используется).
- Выдать книжку работнику под расписку в ином документе (например, в заявлении о выдаче документов, в акте приема-передачи или в личной карточке Т-2, но не в самой книжке учета).
Важно: Подпись работника теперь ставится не в самой трудовой книжке или книге учета, а в документе, подтверждающем факт ее выдачи. Это защищает и работника (он не может быть обвинен в порче документа своей подписью на его страницах), и работодателя (есть четкий акт передачи).
Как правильно оформить запись об увольнении в 2026 году?
Процедура состоит из нескольких шагов:
- Основание: Издается приказ (распоряжение) об увольнении на основании заявления работника или иного законного основания (например, истечение срока договора).
- Запись в трудовой книжке: На основании приказа в трудовую книжку вносится запись. Она должна содержать:
- Дату увольнения.
- Номер и дату приказа об увольнении.
- Наименование документа, на основании которого внесена запись (обычно «приказ»).
- ФИО лица, внесшего запись (ответственного сотрудника отдела кадров).
- Подпись этого лица.
- Печать организации (если она используется).
- Выдача книжки: Трудовая книжка (или сведения из электронной) выдается работнику. Сам факт выдачи фиксируется отдельной распиской в другом документе (например, в заявлении работника о выдаче документов, где он ставит дату и подпись).
Пример записи об увольнении по собственному желанию (бумажная книжка):
УВОЛЬНЕН (собственное желание, ст. 80 ТК РФ) Приказ № 125-к от . Запись внесена . _________________ / Иванова А.П. / (подпись) М.П.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новая реальность
С 1 января 2020 года в России параллельно с бумажными ведется электронная трудовая книжка. С 2026 года этот институт работает отлаженно.
- Кто ведет? Все работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности своих сотрудников в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд России (ПФР).
- Выбор сотрудника: Работник вправе в любой момент письменно заявить о желании получать сведения в электронном виде (перейти на ЭТК) или, наоборот, оформить бумажную книжку (если у него ее нет).
- При увольнении: Если у сотрудника ЭТК, то запись об увольнении вносится в электронный документ в ПФР. Бумажный дубликат выдается только по письменному заявлению работника.
- Расписка? При работе с ЭТК факт ознакомления сотрудника со сведениями также фиксируется в ПФР, и отдельная расписка в бумажном виде не требуется.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
А если у меня старая, советская трудовая книжка?
Все записи в ней оформляются по общим правилам. Расписываться на ее страницах при увольнении не нужно. Выдачу такой книжки также фиксируйте отдельной распиской.
Где именно теперь ставить подпись работника?
В документе, который вы ему передаете вместе с трудовой книжкой. Это может быть:
- Его заявление о выдаче документов (с отметкой о выдаче и его подписью).
- Акт приема-передачи документов при увольнении.
- Личная карточка работника (форма Т-2), но только в графе, связанной с выдачей, а не в графе «Запись о трудовой книжке».
А что, если работник откажется подписывать акт выдачи?
Это его право. В этом случае вы составляете акт об отказе принять документы (или о невозможности выдачи) с участием двух свидетелей. Сам факт подготовки к выдаче и отказ фиксируются. Трудовая книжка (или сведения) все равно должны быть направлены ему по почте заказным письмом с уведомлением (если это предусмотрено локальными актами).
Нужно ли заверять запись в книжке печатью?
Да, если печать (штамп) организации используется в качестве средства идентификации. Если в организации печать не применяется (что возможно), то достаточно подписи ответственного лица. Уточните это в вашей внутренней кадровой политике.
Таким образом, на современном этапе (2026 год) сотрудник не ставит свою подпись на страницах трудовой книжки или в книге учета при ее получении после увольнения. Его подпись фиксирует факт получения документа в отдельном бумажном акте или подтверждается действиями в системе электронной трудовой книжки.
Главное для работодателя:
- Внести в книжку (бумажную или электронную) точную и законную запись об увольнении.
- Заверить ее своей подписью и печатью (при необходимости).
- Оформить отдельный документ (расписку, акт), подтверждающий факт выдачи книжки работнику.
Главное для работника:
- Проверить правильность записи об увольнении (дата, причина, номер приказа).
- Получить свою трудовую книжку (или заказать выписку из ЭТК) в день увольнения или в срок, установленный внутренними правилами.
- Поставить свою подпись в акте приема-передачи документов, подтверждая, что получил книжку.
Соблюдение этих простых правил избавит от проблем при трудоустройстве в будущем и защитит от претензий со стороны трудовой инспекции.
Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства РФ (ТК РФ, Федеральный закон № 439-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ…») и практики применения на май 2026 года. Для получения точной консультации по вашему случаю рекомендуется обратиться к юристу.