С 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 2026 году этот процесс полностью укоренился в кадровом документообороте, однако у многих работников и работодателей до сих пор возникают вопросы. Один из самых частых: обязательно ли продолжать вести бумажную трудовую книжку, если работник уже выбрал электронный формат? Давайте разберем этот вопрос подробно, опираясь на действующее законодательство.
Что такое электронная трудовая книжка?
Прежде всего, стоит прояснить терминологию. Как ни странно, в законодательстве нет понятия «электронная трудовая книжка». Официально это называется «сведения о трудовой деятельности работника». Тем не менее, в обиходе прочно закрепился термин ЭТК.
ЭТК представляет собой цифровой аналог привычной бумажной книжки. Это документ о профессиональном стаже человека, который хранится в электронной базе Социального фонда России (СФР). В нем фиксируются все ключевые кадровые мероприятия:
- Информация о работнике
- Даты приема и увольнения
- Место работы и структурное подразделение
- Должность, профессия, специальность, квалификация
- Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение)
- Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа)
- Причины прекращения трудового договора
Таким образом, электронная версия сохраняет практически все сведения, которые традиционно вносились в бумажный бланк.
Переход на ЭТК: как это работает?
До 31 декабря 2020 года уже трудоустроенные работники должны были сделать выбор: оставить традиционную бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат. Это исключительно право и волеизъявление работника, а не его обязанность.
Если работник выбирает электронную версию, процедура выглядит так:
- Работник подает работодателю соответствующее заявление.
- Работодатель вносит в бумажную трудовую книжку отметку о том, что работник подал заявление о переходе на электронный формат.
- Бумажная трудовая книжка возвращается работнику на руки.
Главный вопрос: нужно ли вести бумажную после перехода?
Ответ однозначный: НЕТ. Если работник перешел на электронную трудовую книжку, работодатель прекращает вести его бумажную трудовую книжку.
С момента внесения записи о выборе ЭТК и выдачи бумажного бланка на руки, у работника остается только цифровая версия его стажа. Бумажная книжка с этого момента становится исключительно архивным документом для самого работника. Она больше не является документом, подтверждающим текущий стаж, и работодатель не имеет права продолжать делать в ней новые записи о приемах, переводах или увольнениях.
Что делать с бумажной трудовой, которая осталась на руках?
После того как вы получили бумажную трудовую книжку на руки с отметкой о переходе на ЭТК, она не теряет своей ценности окончательно:
- Подтверждение прошлого стажа: В электронной базе хранятся данные только с 2020 года. Весь ваш стаж, наработанный до этого момента, подтверждается записями в бумажной трудовой книжке.
- Хранение: Бумажный документ рекомендуется бережно хранить дома как памятку о прошлых местах работы и страховой документ старого образца.
А что если работник устраивается на работу впервые?
Здесь действуют другие правила. Согласно Федеральному закону от № 439-ФЗ, если человек устраивается на работу впервые и никогда раньше не вел трудовую книжку, бумажный документ ему вообще не оформляют.
Для таких новых работников существует только один вариант ведения сведений о трудовой деятельности — электронный. Работодатель сразу начинает подавать данные в Социальный фонд России. Заводить и покупать бумажный бланк в этом случае не нужно.
Можно ли вернуться к бумажной трудовой?
Часто возникает вопрос: а если человек передумал, можно ли снова начать вести бумажную трудовую? По текущему законодательству, если вы однажды выбрали ЭТК и получили бумажную книжку на руки, вернуться к совместному ведению (когда работодатель одновременно ведет и бумажную, и электронную) нельзя.
Однако, если вы уволились и на новом месте работы хотите снова использовать бумажную книжку, вы можете предоставить её новому работодателю. Но стоит помнить, что записи в ней будут считаться действительными только до момента вашего перехода на ЭТК. Весь последующий стаж всё равно будет формироваться в электронном виде, так как обязанность работодателя сдавать цифровые отчеты в СФР распространяется на всех работников без исключения.
Переход на электронную трудовую книжку — это удобный и современный шаг, который избавляет работодателя от лишней бюрократии, а работника, от риска потери стажа из-за утери или порчи бумажного документа.
- Если вы выбрали ЭТК, работодатель больше не ведет вашу бумажную трудовую.
- Бумажная книжка выдается вам на руки и служит подтверждением стажа, накопленного до 2020 года.
- Для тех, кто устраивается на работу впервые, бумажная трудовая книжка не оформляется вовсе.
Самое главное — помнить, что выбор формата всегда остается за работником, а электронная база данных сегодня является основным и самым надежным источником информации о вашей трудовой деятельности.